大学学生会工作制度 第5页
1）．首先确认来借人员身份真实可靠，值班部长确认所借物品状态良好，可以外借。
2）．值班部长暂扣来人有效证件，按照登记表详细记录，并妥善保存，打好借条，将物品借出（贵重物品须经主席团同意）。
3）．由值班人员记录在值班日志上，并上报秘书处。 否则，外借物品如有遗失，追究当事部长责任，并双倍赔偿。
值班期间如有外来人员归还物品，应按照以下步骤进行：
? 值班部长检查所归还物品无误后，将物品放归原位。
? 按登记核销，归还来人证件。 否则，出现任何问题由本日值班部长负责。
办公用房使用单位及干部在使用后应做好清洁、断电源，关窗户、锁门等善后工作。工作人员必须遵守办公用房所在地的相关规定，按时离开。如有特殊工作任务确需要延时的须报主管常委批准，并知会该办公用房管理部门，向办公用房所在地管理员作好情况说明和解释。
8. 文档保密制度
秘书处负责保管学生会档案。但秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。会议记录要集中管理，未经主席团批准不得外借。
五、学生会网络交流平台
为了提高工作交流的效率与准确度，我们将提高对电脑网络尤其是Q群和学生会网站的使用率。
具体使用在以下几个方面：
学生会网站主要用于向外活动宣传，工作汇报以及收集全院师生对学院建设及学生会建设的建议；
Q群主要用于日常工作的交流，包括：
1.平常工作的布置、通知
2.学生会内部意见征集
3.各种情况及时汇报、公布（如在办公室值班时收到的通知、值班时解决的问题等等）
4.团学日常联络
优、工作年鉴/学生会工作的规范化
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