大学学生会工作制度 第9页
１、为了规范本会工作的申报和审批、理顺思路、积累经验以及完善文档资料管理，制定本制度。
２、各部门在申请活动之前，应当制定严密的计划。各部门自己要组织什么工作或活动，必须主动提交请示，先交给主管副主席批示，主管副主席交给主席批示。主席递交给团委或学工部老师批示，批示通过方可开展工作。审批工作应遵循公正、公平、及时、高效的原则。
３、涉及校外单位及校外赞助的大型活动，负责部门必须至少于活动开展前一个月申请登记，将活动的详细情况提交主管副主席，主管副主席初审同意的，提交主席团讨论。
４、项目执行单位必须严格按照项目审批的范围和权限开展工作。活动计划的更改须经主管副主席批准，若涉及经费问题的更改，主管副主席应向主席团汇报。项目执行过程中，项目负责人必须及时将情况向常务副主席团会议汇报。
５、遇紧急情况，项目负责人有权根据实际情况处理活动过程中的突发问题，但事后应将详细情况向常务副主席团汇报。
６、项目结束后五天之内，相关单位须及时做好活动的总结，及时提交总结。
７、项目结束后一周内，相关单位须将登记表移交学生会秘书处，由学生会秘书处签发档案入库收据。凭该收据报销活动经费。
(注：各部长都要熟知各种公文写作及格式要求。详细要求参见《附录一：学生会内部公文格式》)
第优部分 财务制度
本届学生会实行资金统一监管调拨的基本财务制度。学生会全部资金（包括学院学生活动经费、 学生会会费、活动赞助资金等）纳入学院的学生活动账目，由学院统一管理。
秘书处设立学生会总账户。所有账目、现金及报销凭证由秘书处总务组保存。秘书处另设各部门明细账目，随时记录各部门收支状况等详情。
每部门在本学期开学前，都需要上报自己部门本学期的经费预算，由秘书处统一划拨经费。各部门的经费预算必须通过书面形式即经费申请表上交秘书处。
附：经费申请表（格式）
学生会经费申请表
申请方
申请部门
申请人及联系方式
（务必写明经费用途）
申请单位签字
年 月 日
申请金额
实付金额
备注
主席团意见：
指导老师意见：
办公室档案备份第 页
注意事项：
1申请经费需填写此表格，此表格一式两份，分别由监察部和秘书处保留。
2申请人在周一到周五提出申请和咨询，其他时间不予接受任何申请或咨询。
2对申请的审批以递交表格时申请金额为上报财务部的金额，遵循先申请先审批原则。
3请各申请方严格执行申请经费流程。如实付金额不及申请金额，申请方根据实际情况合理使用经费；如实付金额超过申请金额，暂由秘书处保管，等申请方再需要时直接向秘书处提款，但必须写单据留作证明。
4秘书处必须严格询问申请方申请经费的真实性，并存档。
5使用者在使用过程中有责任合理使用经费，不乱花钱，禁用私人名义挪用申请经费。
6**大学东方学院学生会对此表具有最终的解释权。
经费申请表
年 月 日
申请人（签名）：
主席团意见：
指导老师意见：
各部门一律凭有效报销凭证（发票）统一报账。发票应写清明细，报账时发票背面注明用途和经手人。如有特殊情况只能用收据报账时，需报请主席团批准。日常工作中不报销车费、工作餐费，如有特殊情况需报销者应报请主席批准。
报销的基本要求是要做到专款专用、申请有理、使用有据，杜绝弄虚作假、铺张浪费现象，严格申请报销手续及发票审查程序，使每一笔经费都有账可查，有理可依。
学生会报销程序：先由各部门向秘书处上交有效发票，再由秘书处整理收集后向学工部老师审批，再由学生会秘书处发放资金。
各部门承办活动有赞助金收入，应先将收取的现金或收款凭证（汇款单或支票等有效凭证）交与秘书处总务组，再由副秘书长交与团委主管老师，开出发票给与付款单位。
学生会各部门在筹备活动过程中所需资金也应该先向秘书处提交申请书，由副秘书长向主管老师提出请款，取得主管老师签发的取款凭证后，再到相应单位支取所需款项。
各部门取得资金收入结算后，必须三天内向主席团汇报并将现金上交秘书处入账。活动收入必须全数上交，不得作任何形式的扣除。
举办大型活动应先作预算并报请主席团及上级领导批准。举办活动如需提前垫付大额现金（300元以上），应写书面报告提交主席和秘书处，审批通过后方可从秘书处支取现金。活动结束后应立即上交金额发票。
副秘书长应定期小结财务收支情况，交主席团例会审议。秘书处定期制作财务清单，向学生会内外公布，以加强各方面的监督．
备注：
拿发票时，要在客户名称一栏填写：**大学东方学院。（注：不能写“中大南方”）
文具用品方面的材料原则上到指定商店购买。
于学校超市购买糖果、小礼物等用品作为奖品或纪念品须附购物小票清单。
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