外贸基本流程,外贸跟单基本流程
询价---报价---确认BOOKING(订舱)---向船公司定舱---船公司放S/O(下货纸)---拿S/O提柜---做柜---还柜---报关---放行---提供补料---对单确认---开DEBIT NOTE（发票帐单）---付款---放单
1．确认BOOKING：传的BOOKING要根据客人的要求进行填写，如：客人要求在目的港需要申请免堆期，就需要及时在BOOKING上体现，特别是做信用证的客户最好能把信用证传给货代一份。再写上公司名称/目的港/几个柜/什么柜型/品名/要配哪水船/谈好的价格，最后为了保护双方的利益最好盖上公章。
2．向船公司定舱：货代接到BOOKING后根据和客户谈好的情况向船公司订舱。
3．货代公司放S/O：船公司确认有舱并放S/O （SHIPPING ORDER）给货代。货代再传给工厂，S/O是提柜，装船的凭证。
4．拿S/O提柜：拿到S/O后根据S/O上面写的指示打单，并去指定地点提柜。打单后才会产生柜号和封条号。当然MSC这个船公司是不需要打单就可以S/O上面的显示直接去指定地点提柜就行。此间会产生打单费（一般为30），有时会出现提柜的时候会有个吊柜费，出重柜的时候也可能会有一个选重费（根据船公司的）。
5．做柜：拖车拉了吉柜（空柜）去工厂装柜也叫做柜。
6．还柜：装完柜子，打上封条，拉回码头堆场，也可以叫还场。（空柜还场也叫返空柜的话要交纳返空费，船公司不同费用不同）
7．报关：拖车一过闸，海关的系统上有显示过闸，就可以开始报关了。快的话半天就可以报出来，慢的话要等上一天。如果运气不好碰到查柜，货没问题查的快点，海关瞄一眼就走的话，出个查柜费了事，盐田一般是550（码头不同费用也不同）如果还柜还的晚，海关又把货全掏出来一个个查，那么完了，等着上下水船吧。所以尽量早还柜。截关当日报关被查柜的概率最大。当然查不查你的柜子还是和你的品名，海关大爷的心情有关系。
8．放行：没问题了，放行了，就等着安排装船了。可以送口气了。
9．提供补料：因为第一次的BOOKING上面的内容只是大概，所以要确认最后提单上的详细内容，就要提供补料。
10．对单：三方对单。货代和客人对，船公司和货代对。对好无误，确认OK
11．开DEBIT NOTE：船公司向货代开，货代向客开。确认无误，就按指定帐户付款（汇率问题一定和你的客人谈好，不要小看了那几分的汇率差，也许只有那几块钱的差别也会让你的客人搞的很不开心，影响下次合作） 付完款了，到帐后，就可以给你的客人放提单了（如果电放就电放）如果是到付，月结的情况另说了。
1.收到客户PO
根据客户要求可以一起出货可以并柜（一般是相同的目的港口，相同的出货日期可以并柜）
2.按PO数量排柜
按可以拼柜的货算出总材积再分别看能装多少个柜，什么柜型？
一般货柜有20’GP--（L）591*（W）234*（H）238CM=32.91CBM
40’GP--（L）1204*（W）234*（H）238CM=67.05 CBM
40’HQ--（L）1204*（W）234*（H）268CM=75.50 CBM
45HQ--（L）1360*（W）234*（H）268CM=85.28 CBM
以上为理论尺寸,即完全没有空隙的地方,实际因为箱子的大小不同,不可能装柜率达到100%
一般货柜实际尺寸为
20’GP-----28CBM
40’GP-----56~59CBM
40’HQ-----65~67CBM
45’HQ-----75~77CBM
(PO----Purchase Order 采购订单,
长X宽X高（米）=CBM
长X宽X高 (inch英寸)/1728=CBM
长X宽X高（米）/35.315=CUBE FEET’(才)
1inch=2.54CM
3.BOOKING(订舱)
BOOKING 一般做FOB的客户都会指定它的货代来帮他出货，不同的客户向不同的货代订舱，现在网络通讯发达，一些比较大的货代要求客户在网上系统中订舱。比如马士基（MEARSK）要求在MPS上订舱，NKY要求在它的NYK E-BOOKING 上进行订舱。其他的小公司一般要求填写他们公司的BOOKING FORM。然后E-MAIL或传真给它就行。BOOKING需填写的内容有： SHIPPER（出货人），CONSIGNEE（收货人）NOTIFY（通知人）；PORT OF LOADING（装运港）PLACE OF RECEIP（收货地）；PORT OF DISCHARGE（目的港），MARKS & NUMBERS 唛头；NO OF PKGS（件数）DESCRIPTION OF GOODS （产品描述） KG （总重） CBM （总材积）若付款条件是L/C是话，以上内容必须跟L/C 一致，（最好大小写，标点符号也一致）还要在FREIGHT PERPAID （预付）或 FREIGHT COLLECT （到付）后面打个V，DOCUMENT REQUIRED 后面选择是文件要出B/L，还是FCR形式的提单。（B/L 表示BILL OF LOAD， FCR 表示 FORWARDER CARGO RECEIPT，二者都叫提单，这要看L/C 上要求要的是BL 还是FCR）填完BOOKING后发给FORWARDER（货代），一般一个星期内会跟你确认，注意，一般BOOKING要在货期前2~3个星期向FORWARDER BOOKING， 如果太晚向他BOOKING，会拿不到船位，因为在旺季的时候经常爆舱，要提前预订。（客户指定的FORWARDER 一般都很拽，你要对他客气一点才会及时给你S/O,而自已选择的FORWARDER 你就可以对他们拽一点，他会毕恭毕敬滴。常常被人凶的人这时可以报仇啦！！！！
4.确认BOOKING拿到S/O.
收到FORWARDER 的S/O，要检查的是，S/O# （SHIPPING ORDER NO 或BOOKING NO）柜型与货柜数量是不是与你所订的一致。CY CLOSING （DATE）（结关日）；VESSEL /VOYAGE （船名/航次）SI CUT OFF DATE （截补料时间）美洲线补料在开船前3~4天。欧亚线在开船后也可。
5.在结关前安排拖柜，补料。
把S/O给到拖车行到堆场去提柜。装货即可出货。
补料———即把货柜资料传给FORWARDER，FORWARDER再传给船公司。
补料内容一般包括，货柜号码，封条号码，所装货物的品名，数量，才积。重量
（马士基的补料FORM 为 CONTAINER LOAD PLAN，内容要填出货港，目的港，船名/航次，船公司名称，货柜号码，封条号码，所装货物的品名，数量，才积。重量
6.报关
7.货已上船，对提单
8.做出货文件。
做出货文件，一般有COMMERCIAL INVOICE，PACKING LIST； C/O （美国）；FORM A （欧亚，加拿大）还有一点其他的文件，各个客人各不相同。 以上文件，内容必须与L/C， 还有提单一致，这就是单证中的单证一致，单单一致。
做船务须具备的一些常识
1．
了解一些船公司名称，标志
2．
掌握一此常用的贸易缩略语
3．
掌握一此常用的贸易用语，用于与FORWARDER 写E-MAIL,因为他们系统都是英文的，一般写中文不能显示。
4．
熟悉L/C 内容。
5． 各国主要港口。
China
Chiwan / Hong Kong / Ningbo / Qingdao / Shanghai / Xiamen / Xingang / Yantian
Japan
Osaka / Tokyo
Korea
Busan / Gwangyang
Taiwan
Kaohsiung
Australia
Melbourne / Sydney
India
Mundra / Nhava Sheva
Indonesia
Jakarta
Malaysia
Port Kelang
Pakistan
Karachi
Philippines
Manila
Singapore
Singapore
Sri Lanka
Colombo
Thailand
Laem Chabang
Egypt
Port Said / Alexandria
Saudi Arabia
Jeddah
U.A.E.
Khor Fakkan
Brazil
Itajai / Santos
Canada
Vancouver
United States
Boston / Charleston / Long Beach / New York / Norfolk / Oakland / Portland / Savannah / Seattle / Wilmington / Port Everglades(Miami)
Uruguay
Montevideo
Belgium
Antwerp
France
Le Havre / Fos
Germany
Bremerhaven / Hamburg
Italy
Genoa / Gioia Tauro / La Spezia / Naple
Netherlands
Rotterdam
Spain
Valencia / Barcelona
United Kingdom
Felixstowe / Thamesport
1.船务涉及多少方面的单证？分别是什麽？
2.booking（订舱）应该注意什麽问题？B/L和FCR形式的提单booking又怎样做的？
3.做S/O应该注意什麽问题？如过已经做好的S/O出现问题，而又交给了船公司或货代，该怎麽办？
4.我向船公司发shipping order后，跟单员接下来需要准备哪些资料或者是注意什么呢？另外还有个问题：补料是什么意思？下星期一补料，星期四截关，发货人应最迟什么时候将货拖到场站？
关于出口集装箱订舱业务应注意事项的几点说明
今天所讲的主要是有关货代订舱的注意事项，所谓的货代，现在的解释不一，主要的含义是指接受进出口货物收货人，发货人的委托，以委托人的名义或者以自己的名义，为委托人办理国际货物运输及相关业务并收取服务报酬的行业。今天就从货代订舱的业务流程来具体说明一下一些我们在实际工作中应该注意的问题。接受委托—货物动态跟踪—提单签发
一． 接受委托
委托：发货人根据贸易合同或信用证条款的规定，在货物托运之前一定的时间内，填制订舱单向船公司或者代理，或经营运输的其他人申请订舱。对于我们来说，就是接受客户的委托申请，实际上着就是一份运输合同，所以我们首先要考虑起其航线，船舶，运输要求，运输时间等方面是否能满足客户的要求。如不能满足一定要及时通知。所以我们应该着重要注意的是客户的委托申请。也就是客户订舱时的订舱单。通常我们要接受盖有客户公章的书面委托。 我们要仔细审核订舱单上的所有内容，包括发货人，收货人，通知人，目的港，货描，件重尺，以及一些运输要求。通常在实际工作中，很多业务人员只注重一些运输要求，箱型，箱量，目的港。对发收货人不注意审核，现在随着贸易的发展的日益成熟，很多的港口不接受收货人为“TO ORDER”，所以我们的业务人员要随时了解各个船公司不断变化的要求。委托时间-目的港与目的地-运输条款-运费支付方式-货物基本情况（特殊货物的基本要求）
1． 时间。委托是否注明货物出运时间；在要求的出运时间是否有合适的船期。为货主选择最佳的承运人运输货物，因此货运代理要了解多家承运人的价格、船期、服务等情况，为委托人选择最为满意的出运时间。
2． 目的港与目的地。如美国港口要交纳D.D.C.,即地面交货费, 而且，美东与美西的D.D.C.价格也不一样。还应注意的是，哪些港口是转船港，在这个中转港，又有哪些船公司的船在这个港口做中转；哪些港口是基本港或是非基本港，不同的船公司对基本港和非基本港的确定也是不同的等问题。
3． 运输条款1． 门到门交接（DOOR TO DOOR） 门到门交接指一个发货人运至一个收货人的整箱货交接方式，是由承运人负责将货物从发货人的工厂、仓库运至收货人的工厂、仓库。 2． 门到场交接（DOOR TO CY） 这是一种在发货人的工厂或仓库运至装卸港集装箱码头堆场交货的交接方式 3． 门到站交（DOOR TO CFS） 这是一种从发货人的工厂仓库至目的地集装箱货运站的交接方式，即通常是整箱接受，折箱交付 4． 场到门交接（CY TO DOOR） 这是一种承运人在起运地装船港的集装箱码头堆场接受货物并将其运至收货人工厂仓库交货的交接方式 5． 场到场交接（CY TO CY） 这是一种从装船港的集装箱码头堆场至目的港集装箱码头堆场的交接方式，通常是整箱货 6． 场到站交接（CY TO CFS） 这是一种从装船港的集装箱码头堆场至目的地集装箱货运站的交接方式 7． 站到门交接（CFS TO DOOR） 这是一种从起运地集装箱货运站至目的地收货人的工厂仓库的交接方式 8． 站到场交接（CFS TO CY） 这是一种从起运地的集装箱货运站至目的地集装箱码头堆场的交接方式 9． 站到站交接（CFS TO CFS） 这是一种从起运地的集装箱货运站至目的地集装箱货运站的交接方式，通常是拼箱货交接，拼箱货接收 ?
4． 运费支付：作为货代，最为重要的一项工作就是运费的收取。准确无误的收费将会避免不必要的商务纠纷，赔偿。所以我们在接受订舱时对于运费的支付一定要和客户确认准确：付费地，支付方以及支付方式，运费构成以及金额。由于运价水平的变动受许多因素的影响，这些因素主要包括运输成本，航运市场结构，承运的货物，航线以及港口状况等。但所谓的班轮运价在时间上相对稳定，针对有些特殊情况采用加收“附加费”的办法。
5． 货物基本情况--要根据委托列明的货物情况进行定舱。a：重量尺码。20英尺集装箱通常限重21.5吨，容积为25立方米，40英尺集装箱一般限重26吨。并且在许多港口对货物的重量有特别要求；以及出运到非基本港口，内陆点的货物，对重量的限制也比较严格。限重是因为港口设备、运输机力的局限，装卸港所在国家交通管理部门的要求，所以在订舱配载时对这些要有所考虑。同时对货物也要有基本商品知识，属于哪一类的？一般采用何种箱型。譬如到东南亚的新鲜苹果一般用+13C的冷藏箱。但有些果农不知道，作为货代应该提出自己的建议。
6． 特殊货物的装卸要求： Nqo
①冷藏货装卸 冷藏货集装箱可分冷却货物和冷冻货物两种,冷却货物指一般选定不冻结的温度，或者是使货物表面有轻微结冻的以上的温度，其温度范围在+11℃~ -1℃。冷却货物目的是为了文持货物的呼吸和防止 e箱内出汗， 冷冻货物是指将货物冻起来的以上的温度，范围通常在-1℃ ~~ -20℃不等。冷藏货在装箱前应对集装箱和货物都应进行检查:a.冷冻装置的启动、运转、停止 b． 通风孔处于何种状态 c． 泄水管是否堵塞 d． 集装箱本身的气密性 e． 冷藏货是否达到规定的温度 f． 装箱时应注意货物不要堵塞冷气通道 g． 装载期间冷冻装置应停止运转② 危险品的装载 a不符合"危规"要求的货物，或已破损、渗漏的不得装入箱内 b不应将危险货与与不相容的货物装入同一箱内 c所有货物包装都经过外部破损检查，保证其包装完好 d装有危险货物的集装箱应有规格不小于250mm×250mm的国际海上危险货物运输规则类别标志
二、 货物动态跟踪
背箱入货-通关-截港-更改：1.作为货代，我们在给客户订舱之后，特别要关注箱子的动态，是入货还是备箱，入货应注意的问题：货物情况是人工装卸还是要动用机械，哪些厂家来入，费用如何结算？提箱应该关注：提箱人与堆场在双方交接空箱或重箱时验明箱体记录情况，用以分清双方责任。空箱交接标准：箱体完好，水密，不漏光，清洁，干燥，无味，箱号一及装卸规范清晰，特种集装箱的机械，电器标准正常。重箱交接标准：箱体完好，箱号清晰，签封完整无损，特种集装箱机械，电器装置运转正常，并符合出口文件记载要求。2。通关：我们要随时关注这票货的报关情况，如遇到退关，要弄清情况，分清责任外，当务之急是迅速作好善后处理。3。对于船舶动态要随时和船代调度以及堆场保持联系。4。对于所有的更改要及时通知各相关单位，同时索要书面的更改保函。
三、 提单签发
提单的作用种类，倒签、预借等。
提单是承运人在接管货物或把货物装船之后等发给托运人，证明双方已建立运输合同，并保证在目的港按照提单所载明的条件支付货物的一种书面凭证 l 提单的作用 提单是国际贸易运输中最重要的装运单据之一，具有以下三种作用： 1．提单是承运人收到其承运的货物后签发给托运人的一张货物收据。2。提单是提货凭证。3。 提单是承运人与托运人之间所订货物运输合同的证明。 提单的种类 按提单签发人的不同可分为 a． 海洋提单，俗称大提单《Ocean Bill of Lading》 b． 由承运的船运公司签发 c． 货运代理人提单，俗称小提单《House Bill of Lading》 由承运的货运代理人签发 !预借提单：由于托运人 未能在装运期内交货，或由于船公司未能在装运期内到港装船等情况下均会出现预借提单签发的情况 。倒签提单：由于托运人未能在装运期内交货，但仍要求 签发装运期内日期的提单，这种倒签发日期的提单被称为倒签提单。由于倒签提单的日期与货物实际装船日期不符，因此这是一种既违约又违法的提单。所以作为货代应严格按照货物装船的实际情况，并根据船公司的要求为客户签发提单，对于客户的一些不符合实际的要求，一定要耐心为客户讲明利害关系，取得客户的理解，切勿为了一时的利益，作些违约又违法的事情。总之，作为我们外运的员工一定在遵纪守法的前提下作好我们的工作。自我国加入WTO之后，服务贸易必将开放，国际货运代理业也将面临来自国外的货代企业的竞争，我们要想在业务竞争中处于有利地位，我们必须在各个方面进一步成长 如我们的信息网络，服务功能，业务素质等从而全面提高我们的核心竞争力。这是我们迎接挑战，参与市场竞争的明智选择。
你的公司接单后要找厂家来生产,同时需要个自己人去监督厂家和催促厂家快速高质量的完成定单,然后再负责跟随货物到你公司能控制的地方,工作内容主要是：与客户谈合同、下单后跟单、生产结束后除码单、发货、结算，若需要客户确认则必须让客户确认，若有质量问题则协调技术部门解决后给客户答复，与客户往来必须书面（传真等）留档
所谓跟单员，是指在国际贸易过程中，根据已签署的商务合约中有关出口商品的相关要求，代表公司选择生产加工企业，指导、监督其完成生产进度以确保合同如期完成的人员。据悉，我省目前有外贸进出口权的企业达8万多家，一般进出口额在1500万美元以上的企业至少需要十四五名跟单员，中小进出口企业一般也需要两三名跟单员，相关从业人员达20多万人。目前跟单员的供需比达1∶3以上，其薪金起点在2000元以上。而跟单员的入行门槛并不高，中专或同等以上学历的各类人员都可以从事这一行业。
跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一
外贸跟单文员的工作比较复杂,需要细致加上熟练的专业知识,挑战性比较高,但是这也是目前比较热门的工作
1．客户询盘：一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。
3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。
4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：
（1）：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
（2）：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
（3）：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。
7． 验货：
（1）：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
（2）：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
（3）：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10． 租船订仓： rrqb.com
（1）．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
（2）．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
（3）．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
（4）．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
11． 安排拖柜：
（1）．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
（2）．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
（3）．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
13． 获得运输文件：
（1）． 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
（2）． 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
（3）． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 rrqb.com
14． 准备其他文件
（1）．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
（2）．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
（3）．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
（4）．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 rrqb.com
（5）．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。
15．交单：
（1）．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
（2）．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
（3）．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
17．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。