４、 能处理变更。一般来说，日程一旦安排，就不能轻易变更或取消，去非得取消，应当有“缓冲”的余地。
〈二〉 公司活动的安排
对一个公司来说，日常要开展各种各样的活动，如宴请活动、参加游览活动、节庆活动、悼念活动等，所以秘书人员应掌握安排各种活动的方法和技巧。
安排公司活动具体方法和要领如下：
１、制定计划。公司活动的安排计划包括以下几个方面的内容。如：活动时间、活动地点、参加活动的人数、准备邀请信（函）、安排席位、落实服务工作、活动前（中、后）的安排等。
2、做好协调。有些重要活动，需要事前把有关单位请来，开好协调会。对各单位的工作人员，明确提出到达岗位时间。
3、查看活动场地。凡是重要的活动，必须查看现场。即到活动场地转一转。对行车道路是否通畅、是否会停电等，都要考虑周全，做好充分准备，确保万无一失。
安排公司的活动，是一项比较繁杂的工作，只讲原则没有一点灵活不行，只灵活无原则更不行，在具体工作中还需细致、周密地做好各方面的协调，才能把工作做好。
四、 邮件收发
对于一个正常运作的公司来说，可能每天都会收到或寄出一大堆邮件，这些邮件是获取信息的重要渠道，同时也是一项非常繁杂和细致的工作。所以，在日常工作中，邮件的处理可能会让秘书人员感到头疼。但是，只要掌握了相关的方法和技巧，秘书人员在处理邮件的时候就游刃有余了。
〈一〉 邮件的收进
邮件的收进管理是一项非常繁杂和细致的工作。很多秘书人员都会为这些邮件的正确处理而头疼。如何将这些事情做得干净利落而又不出差错呢？除细心与熟练外，还必须熟练掌握哪些程序和方法呢？以下做简单介绍。
１、熟悉邮件的种类。秘书人员在进行初步分拣之前，如果熟悉邮件的大致分类，那么，初步分拣工作就会变得更加容易些。对一般的公司来说，日常工作中收到的邮件主要有以下几种：
（１）电报、特殊性专递、航空信等急件；
（２）业务往来信函；
（３）写明上司亲启的信函；
（４）汇票、汇款单；
（５）报纸、杂志；
（６）同事的私人信件
２、邮件的登记。在邮件的处理过程中，邮件登记也是十分重要的环节。在进行邮件登记工作的时候，最简单有效的方法是建立一个邮件登记表。
３邮件的分办。邮件进行登记后，需要进行下一步的处理，那就是邮件分办。邮件的分办也就是将分拣登记的邮件分别送到上司或同事的手上，以供其查阅。
〈二〉 邮件的寄发
公司在收进邮件的同时，也要寄出大量信函或包裹。作为秘书人员，应该了解邮件的寄发方式，掌握寄发邮件的基本技能。这样，在实际工作中才能熟练地准备待发邮件并且能准确的发出邮件。
１、信封、封皮的查对。在寄发邮件之前，务必对信封、封皮进行查对。例如：格式是否正确；姓名、地址、邮编是否正确；标记是否标注；
２、封装包裹的技巧。秘书人员在邮寄包裹时，应按照所寄物品的性质、大小、轻重以及运输情况，选择适当包装材料妥善包装。例如，对柔软、干燥、耐用的物品可以有布、箱等包装；对贵重物品，如手表、珠宝等要装入坚固耐压的纸质或金属箱匣内，箱内的空隙要用柔软物料妥善填塞，箱外用纸或布包装；
3、认识禁、限寄物品。例如有爆炸性的、易燃性的、放射性等各种危险物品；反动刊物、书籍、宣传品和淫秽物品；国家法律、法规规定禁止流通或寄递的物品。
五、值班工作管理
在我国，现代企业一般没有值班室，值班工作一般归办公室或秘书部门管理，值班工作管理在整个办公室事物管理中最为重要的一个环节，因此作重点论述。秘书人员在管理和安排值班工作的过程中，不但要处理在期间里的各种事物，更要对这一期间各部门机构的安全负责。
〈一〉值班工作的任务。值班管理是秘书部门的工作之一，各单位和部门值班的任务都非常庞杂，且各有不同的特点，但一般来说，值班工作的任务是相通的。
1、办理上司交办的事情。上司有很多临时性紧迫性工作，多数交由值班室，因此，值班室工作很大一部分是承办上司交办的事项；
2、上传下达，沟通内外。不论来自何单位、部门的人员，值班人员都要认真接待，或请有关领导接洽，或介绍给有关部门。对上级的指示、通知和下级的请示、汇报，都要认真登记，及时汇报和处理；
3、处理来函、来电。日常的函电来往毕业论文http://www.youerw.com是由业务部门办理的，但在下班后或节假日，由于有些业务部门无人值班，应当由值班室担负起函电接收的工作。但对这样的函电，值班人员一般只传达不做答复或不表态，以免造成领导工作被动。
4、负责接待工作。接待任务包括：
（1）上级单位工作人员来了解或指导工作，值班人员应根据相应规定并结合来访者的意愿做出适当的安排；
（2）外地单位来参观，值班人员要热情接待，谦虚诚恳地向客人介绍简要情况。
5、掌握上司的外出活动。上司出差在外，秘书要及时与上司联系，要详细记录领导外出情况，以便遇到急事能随时找到领导，保证工作的正常开展。
6、协调处理安全保卫工作。即协助有关人员的安全保卫工作，防止丢失、被盗、破坏等问题的发生。
总之，秘书人员在值班时要能做到坚守值班岗位，认真处理事务，做好值班记录，热情接待客人和加强安全保卫等工作。其中值班记录尤为重要。因为做好值班记录工作是做好值班管理的一个必要环节。这不单单是一个程序上的工作，还是值班工作做得好与坏的凭据。
〈二〉除上述内容外，值班工作中遇到突发事件或紧急情况如何处理呢？作为秘书人员，应注意以下几点：
1、尽快做出合理的反应。凡是报到值班室的突发事件、重大事故，以及有损公司安全的事件，大多对本公司、本部门影响较大或直接关系到员工和公司的利益。作为值班室的基础装备，如联络电话、对讲机等要做到常备不懈；
2、准确了解具体情况。要对突发事件的紧急情况要了解地十分清楚。要想达到办事准确的效果，必须通过各种渠道把情况尽可能了解清楚。收听情况时要努力听清记准，绝不能满足于“大概”、“差不多”；
3、加强预测，积极主动。我们知道，有些突发事件、紧急情况是不可预知的，而有些则是可以通过日常工作了解情况、掌握信息、综合分析，对事物的变化发展进行预测，以便做到防患于未然。
总结：
结合全文，我们知道，作为一个秘书人员，他（她）的工作是比较繁杂比较琐碎的。做好办公室事务，不但要有扎实的理论知识，还要有亲临实践的能力，并且有克服困难的信心和迎难而上的意志。
秘书的办公室事务管理远远不止这些，大到办公室的所有事务，小到每个细节，秘书人员都要全心全意地投入到其中去，提高上司和员工对其办事的满意度。
对于我们即将走向社会、即将奔向工作岗位的文秘专业的学生来说，，相对于办公室事务管理，我们在学校的实践相对而言是比较有限的。所以，办公室环境，我们还不甚熟悉。如何让我们尽快适应。在一定程度上还是一种考验。
熟谙办公室事务管理，只按上文所写的那样生搬硬套是不行的。这就要求我们在以后的实际操作中多思多总结，理论多联系实际。让我们在工作中发挥更好的水平，在以后的工作中更胜一筹！
参考文献：
《职业秘书办公室事务管理技巧》 徐寒主编 广州出版社
《秘书礼仪》 周鹏主编 合肥工业大学出版社