等等,总之,老板叫我去做什么我就去做,工作很被动,但是,后来打杂打得多了,工作起来也比较的顺手了,因为从打杂中我了解了公司的各种情况,包括公司的人员、公司的业务、老板的管理原则。看来,打杂对于秘书工作来说并不是一件简单的事情,而是一个学习的过程。
2.日常接待可以较好地锻炼秘书的职业素质
我是公司办公室的秘书,负责公司的日常接待,在实习期间,我发现每天进行日常接待不但丰富了我的工作内容,并且锻炼了我的秘书职业素质。
(1)日常接待可以提升秘书的形象素质
每天我都要接待一些公司的客户,有的是新客户,有的是老客户。要完成日常接待,首先就要给客户一个好的印象,包括办公室印象和良好的秘书工作形象。所以,我每天都会把办公室打扫得干干净将,并装饰得明亮、整洁。此外,在自身形象素质方面,我每天都会化个淡妆,服装尽量穿的大方得体,给客户一个亲切的感觉。在看到有客户来访时,马上做出“3S”的动作表情,即stand up(站起来)、see(注视对方)、smile(微笑),并说:您好,请问我能帮你什么。然后请客户坐下后,就开始泡茶。我们有一套专门的茶具,所以,我还学习了茶道。这样在客户面前为客户优雅地泡上一壶普洱香茶来款待客户,给客户一种被重视的感觉,这样对工作也有了很大的作用。同时,作为秘书的我在实习期间,提高了自身的形象素质。
(2)日常接待可以锻炼秘书高效的工作能力素质
每天的日常接待还包括帮客户处理一些事情,例如有的老客户是在我们公司买了车,现在是来办理汽车转让手续,我就会安排公司负责办理汽车过户及提取档案的有关人员去给客户进行汽车过户及提取档案等工作。有的新客户是要咨询我们公司某一辆汽车的价格、车况等,我都要一一作答,并在适当的时候,用推销的语言把我们的汽车销售出去。然后就是对于成交的客户,我要营造出轻松的签约气氛,然后拟定汽车销售合同或汽车转让合同。每天,在这样一个接待过程中,锻炼了我的工作能力,使我工作起来更加熟练而高效。
(3)日常接待可以锻炼秘书善于人际沟通的素质
日常接待中,我所面对的是客户,每天都要与不同的客户进行沟通,在这个过程中,日常接待使我更善于人际沟通。例如,许多客户都是来买车的老板,我可以与他们进行交谈,从而认识他们,并分析客户群的显著特点,以及客户的共同点。他们来自全国各地,我在日常接待当中适时地与他们进行沟通与交流,这样不但增长了我的见识,增加了我的知识面,更有助于锻炼我的人际沟通能力,使我更善于人际沟通,这是秘书的基本素质。
3.人际关系在秘书工作中至关重要
一个人取得成功在很大程度上是取决于所拥有多大的权力和影响力。和恰当的人建立稳固的人际关系是很关键的。我在实习期间,作为办公室的秘书,我见证了人际关系的重要性,秘书如果没有良好的人际关系,就无法办好所有的事情,一个公司没有稳固的人际关系,就无法正常文持下去。在打造关系网的过程中,已经认识的人很重要,你目前的联络网是铺造你未来关系网的基础。我刚去实习的时候,老板就要我把公司所有的客户的姓名及联系方式写在一个笔记本上,我起初还不知道这样有什么用,后来老板跟我说,这样是为了在节假日用短信给客户致以亲切的问候。后来我想,这样是为了文持和客户的友好关系,巩固公司的良好人际关系。后来,由于老板与老客户文持了良好的人际关系,公司与老客户又促成了许多笔生意.
此外,秘书应该活络人际关系网络,利用良好的网络为领导提供高质量的信息,紧跟老板的思路,提供有效的服务,尽可能的配合老板的工作。我在实习期间,公司的对外窗口都是我登陆的,我每天都会在网络上对公司进行适当的宣传,由于公司的客户大都是在网络上与公司取得联系的,所以网络上的人际关系对公司业务是有很大的帮助的。可见人际关系对于秘书的工作至关重要。无论办公室大小,人员多少,秘书所作的工作如何繁琐、技能如何熟练,到头来决胜因素的取舍,往往系之乎人际关系是否良好。有时候,秘书的成败往往不在效率第一,而在人缘第一。秘书良好的人际关系还有有利于营造良好、愉悦的工作气氛,使公司充满活力与生机。
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