论流通企业的ERP系统优化改造

ERP是企业供应链的现代化管理思想,系统执行从供应商到最终用户的物流计划和控制等职能,它把企业的业务流程看作是一个紧密相接的供应链,并划分为几个相互协同作业的子系统,一般来说包括生产。销售。采购。库存。财务五大系统以及人事。质量管理等一些功能模块。对论文网流通企业来说,ERP系统的管理流程则更为精简。因此,也更便于它跟随企业结构或需求的调整进行相适的优化改造。

一。环境变化日益体现出传统ERP的弊端

传统的ERP通常以一个公司或集团公司这种典型的投资中心,或再细分为下属业务部门及没有投资权的子公司这种典型的利润中心为单位来进行物流。资金流。信息流的管理活动。大多数的ERP系统在解决企业进销存。财务等核心业务问题上均能起到良好的作用并产出效益,但在现代企业制度下,企业对会计信息的内容及其质量的要求也是越来越高,越来越精细化。多样化,传统ERP应用中的遇到几大现实问题有:

第一,不能满足企业内部精细化管理要求,诸如直接获取到具体某个供应链项目相关的效益。资金流情况。第二,ERP没有动态显示数据信息的功能,诸如无法直接提供较长时期内的资金周转情况。第三,ERP无力承担企业外部的物流和信息流的集成和优化。第四,ERP在流通行业中没建立计划模型,无法提供盈利预测。

ERP系统存在的缺陷并不局限于上述几种,但已然说明该系统受技术基础限制,是一个面向内部且不够完善的信息处理系统。关于ERP有句行话三分软件,七分实施“,后面的七分除了实际应用,自然还包括后期所必需的经常性地优化改造。在此过程中,需要财务人员与技术部门共同参与模块的设计及测试跟进,最终实现推广应用,建立好畅通。实用。完善的信息化平台,财务管理机构将更显弹性。反应灵敏。高效。受系统技术局限,上述问题中的第四个,目前仍由人工通过excel表格分析完成,本文针对ERP系统应用中存在问题第一个到第三个的优化改造方案作一阐述。

二。ERP系统的优化改造

(一)ERP系统在供应链项目效益核算方面的优化改造

传统ERP中的内部银行可以为企业的各利润中心自动核算资金占用的成本,为企业绩效考核和各种决策提供关于资金管理的有关信息,但无法直接获取到各具体项目的资金使用情况及其成本,从而快速地通过量化分析对每个项目做出客观评价。

(1)优化改造之采购合同资金占用表模块“:首先,解决采购合同与付款资金的匹配。当付款发生时,通过将付款单上的付款额分配至对应的采购合同(系统按供应商自动罗列出采购合同清单以供筛选)。采用现款结算的系统处理起来相对简单,如以承兑结算的则需要系统设置公式将承兑换算成现款:票面值星号(1-(到期日-付款日)星号贴现率/360)贴现率,取当日内部银行维护的承兑贴现率。当资源入库时,合同项下入仓后自动插入库存资源付款分摊表;合同后续付款的重复之前的付款匹配工作,如有余款的则需要人工将剩余金额分配至其他采购合同,余款释放分摊的顺序从后往前推,应用至最近的合同,并建立相应的付款分摊分录表。其次,解决采购合同与销货款的匹配。当收款单入账时,根据收款单匹配的提单上的库存资源号查找对应的采购合同号,进行关联,插入对应的付款分摊分录表,以及库存资源付款分摊表。收款方式上承兑与现款的换算同前。最后,对于预付款-购进完成-销售完成-回笼完成的合同,设置合同完成“动作,作为统计已执行完毕的合同效益的筛选条件之一。合同执行中或终止后,都可以通过统计模块直接了解到该合同的资金占用情况及累计成本,以下是ERP系统自动生成的采购合同资金占用表:

表1

供应商合同号日期收款金额付款金额资金占用资金占用成本

(2)优化改造之销售差价分析表模块“:传统ERP生成的销售差价分析表相对的简单,通常按客户或按供应商。部门。单据日期等条件过滤获取的差价情况,虽然同样是进货成本。销售价格。差价。单位差价几个关键字段,但不能进一步细分其中的进货成本的构成即下表中的(现款价。承兑贴现。政策调价。钢厂返利),销售价格的构成也类似,这些具体的价格信息通常在业务部门自设的台账中会有所记载,ERP系统需要在相关单证中添加这些字段,将业务的手工台账完整地体现在ERP系统上,以获取到更为真实详细的价格元素以及差价的具体构成。如下表所示:

(3)优化改造之合同效益汇总分析表“:在表1。表2基础上进一步集成,考虑资金成本在内的合同效益分析公式应该为:合同效益=销售差价-资金成本-销售费用(指不计入成本的运杂费。商品损耗)如下表所示:

(4)优化改造之项目组核算“:表3中的合同效益实质上还未能解决相关责任部门运作某合同须承担的日常经营管理费用的分摊问题,怎么解决?进一步细化企业的组织架构。我们按项目在业务部门。子公司这种典型的利润中心下设三级部门,冠之星号星号项目组,各项资产。负债以及员工编制经过一系列初始化工作之后,就可以进行实际业务的运作,待所有的费用归集分配到位之后,对项目组绩效进行考核,也就是对某项特定业务或对具体某个合同的实际绩效进行的考核。

(二)ERP与OA系统＼BI系统＼CRM系统等其他辅助软件的协同作业

显然ERP系统在面对不断变化的商业需求做出的反应是不够灵活的,常常需要进行软件升级和优化改造,但也不能因此抹杀它在信息共享。数据自动处理等诸多方面的优点,尤其对那些与之度过了艰难的磨合期的企业来说,即使不考虑开发成本,也不会轻易抛弃ERP,而重新选择另一个诸如SCM(供应链管理)之类的新系统从0开始,比较折中的办法就是引入OA＼BI＼CRM等辅助系统,取人之长补己之短,协同打破信息孤岛,提升管理效能,实现数据共享。在解决ERP无力承担的企业外部的物流和信息流的集成和优化问题上面,我们可以采用的协同作业包括:一是利用OA系统实现合同管理网络化办公。通常合同签订过程包括了签订前的谈判,协议方的资信审查,而后进行合同审议。签订合同,报审登记及正式公布。除了先期的谈判,其他步骤均由责任部门和相关部门通过OA系统实时提交,综合反映了业务。法务。财务。运管等众多部门提供的相关信息及审批意见,建立合同管理的网络化办公,不仅保证了合同风险的有序可控还为ERP提供了充分的合同信息,为ERP在对合同执行情况及效益评价过程中提供了有价值的非财务信息。二是我们还可以利用CRM即客户关系管理系统进行客户及其往来款管理。CRM系统的核心是对客户数据的管理,记录企业在市场营销过程中和客户发生的各种交互行为,以及各类有关活动的状态,提供各类数据模型,在整合客户。业务信息过程中,ERP与CRM进行相关数据的双向输送。例如,ERP的应收款的逾期界定依据的就是CRM的客户授信期,而CRM也利用ERP系统提供的客户应收款逾期。坏账信息进行进一步的整合分析,协助我们识别和保持有价值的客户,同时对风险客户发出预警。

在解决动态显示数据信息的功能的问题上,最终也是通过类似的协同作业来完成。现实中较多管理需求是在ERP或其他系统信息。外部信息集合基础上利用EXCEL进行后期统计分析进行的,而BI商业智能系统利用企业ERP＼CRM等其他系统数据,可以直接提供相应的数据模型,快速地帮企业找出趋势以及经营上的问题。举例来说ERP定期生成的期末应收款。销售收入。坏账准备等相关数据保存至BI系统数据库,由该系统驾驶舱动态显示应收款变动情况,再加工出应收款周转率。坏账率等重要管理指标以供决策;还可以包括企业主要经营指标变动趋势。存货变动趋势等等。不同系统的协同作业还处在不断地开发实践中,以上仅是简单举例。但毋庸置疑,真正的商业智能绝不是一个两个的系统就能轻易实现的。

每个企业定制的ERP系统不尽相同,因此在ERP实际应用上遇到的问题及采取的对策,难以一言以蔽之,加上笔者水平有限,本文中不妥之处在所难免,敬请各位同仁。读者不吝赐教。

(作者单位为浙江物产金属集团有限公司)

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