浅谈ERP环境下企业销售业务的内部控制设计

ERP称作企业资源计划,然而ERP已经不是传统意义上的财务。销售。订购等方面,还包括了质量管理。业务管理等方面,也包括企业现使用的各类软件的等。ERP的不断完善和发展,满足企业的现代化管理的需求。企业管理的核心内容是内部控制,内部控制的有论文网效程度。完善程度直接影响着企业的生存和发展。销售业务是一个企业盈利运行的灵魂环节,因此运用ERP为销售业务内部控制进行完善的设计,帮助企业规避风险,实现企业的高效发展,是很有现实意义的。

一。销售环节风险分析

企业的生存和发展跟风险是分不开的,只有认识到了风险,全面的分析风险这样才能面对风险,找出最优的方案规避风险,经过对销售环节的风险分析,主要包括以下几种:

1。客户不是真实存在,企业所接到的订单不满足企业的要求,也不符合法律的规定。

2。合同没有经过严格正确的审批就被录入公司的系统,审核人没有遵守自己的权利,擅自做主,不按照标准审核合同。

3。信息没有及时的更新,企业不能实时检验客户和销售人员的信用情况,造成的结果就是应收款不能及时到账,影响企业的运营。

4。发货人员不能遵守自己的职责,没有负责的态度,造成的发货失误,对于代领货物也没有严格的要求。

5。擅自开出不真实的发票,订单虚假不存在。

6。对于商品退货问题,工作人员不能坚守自己的岗位记清每一笔退货,擅自收回商品,不进行记录,授权,财务记录模糊。

销售环节的风险还有很多,文章中主要介绍了集中,随着销售环节的复杂程度增加,所承担的风险也会增多,因此对于销售环节的风险分析也要呈动态分析,不断的根据实际情况进行调整。

二。ERP环境下销售内部控制设计具体内容

由于销售环节对于企业来说重中之重,所以销售环节所面临的风险必须找到比较完善的措施进行规避,减少企业的损失,内部控制必须达到高效且力度精准,能够准确的解决企业销售中存在的问题。在销售内部控制设计应该尽量坚持完善性。贯彻彻底性。完善性主要体现在规避风险,能够有效的约束员工。贯彻性,主要体现在覆盖范围,在计划的执行。实施。反馈中都得体现。这样的内部控制制度保持员工的有效工作,企业的平稳发展。

1。规定订单权限的严格审核

销售订单是一个企业发展的开始,接收销售订单是整个销售环节的开始,只有销售订单的存在,整个销售环节才有意义,所以销售订单的重要性是不言而喻的。然而对销售订单的审核就显得尤为重要,只有保持销售订单的准确数量,才能确定生产的数量以及库存现有量,三者进行统一,才能做到人力和资源的效率最大化。

由于以前对于进入系统没有严格的门槛,就导致系统混乱,信息不精准,影响企业的效率,所以设置对订单的授权是很有必要的,当人员经过授权才可以进入公司的系统,这样保证了订单和人员的双重有效性。当然,没有经过授权的人员是没有资格进入系统的,所以严格要求了企业接收的订单与规定的标准授权相辅相成。只有在销售环节的开始阶段,做到规范性。合理性。严格性。没有规矩,不成方圆,对于销售订单的审核制度必须保持严格性,对于销售的业务员必须严格要求,在进入系统时,设置登陆的指纹,这样保证不能造假的行为,并且设置实时监控跟踪制度,对业务员的订单进行审查,保持企业的能力与订单的情况保持吻合。

2。规定销售合同权限的严格审核

企业有了订单是发展的起点,那么销售合同的存在就是企业发展的保证,只有合同做到有效,才会保证订单的顺利达成,而且合同是保护企业自己权益的最直接的保证。因此对于销售合同的严格审核是必须提升日程的。只有销售合同经过严格的审核才能录入公司的系统,不能完全授权于个别合同审核人员,要设立独立完善的合同审核系统,在系统中规定严格的审批流程和审批标准,对于合同是否合理可行做出快速且准确的判断。这样系统的存在避免了个别的合同审核人员滥用自己的职权或者超越自己的职权进行合同的审核之后录入系统,没法保证合同的有效性,合法性。同时要规定惩罚机制,对于不遵守规章制度的员工,要对其惩罚。

3。规定信用状况的严格审核

在企业的运行中,赊销情况的存在是不可避免的,但是赊销本身不是坏事,问题就在于在对象和额度的选择上,还有是否能保证资金的准时回笼。这些情况归根到底就是一种信用的问题,所以为了防止资金回不来的情况,要对信用问题作出严格的规范。首先对于赊销的客户信用状况进行严格的调查,看是否符合企业规定的标准,在还款能力考评之后对赊销的额度进行规划。企业的财务要与销售人员进行及时的沟通,双方彼此了解企业的财务情况以及销售情况,及时了解市场的情况,对于销售员工和财务员工接触系统,必须要有严格的规定,设置指纹制度,可以明确的掌握是谁在登陆,追踪责任时也有了依据,及时对客户的信用情况进行调查更新,保持信用的信息都是及时有效的,这样给企业良性运行提供了保证。

4。规定出库单的严格审核

当销售人员与客户达成销售合同,销售单传达给库存系统之后,就会生成相应的出库单,出库单是商品出库的数量。品种的一种依据,要满足客户的要求就要要求出库单的准确。所以首先要保证网络环境的绝对安全,实时对网络环境的安全进行检查,之后要设置严格的审核系统,对出库单进行审核,检查出库单是否与顾客的要求相对应。之后保证对接收人的审核,不能盲目的就把货物交给代收人,这样会影响发货的效率,容易造成发货错误或者货物冒领。避免仓库的职能和销售的职能过于集中,所以采用两者分离制度进行分别管理,销售人员在下单之后,出库单形成之后,仓库人员进行二次审核,保证出库单的准确无误。

5。规定发票的严格审核

发票是客户向销售人员提出索要要求,销售人员向财务部进行申请,财务部很据当单与出库的实际情况开出的。企业的发票是记录企业账目的重要依据,但是没有经过严格授权的员工擅自进入系统开具发票,会造成企业系统的混乱,账目混乱。因此要设置进入财务系统的指纹识别,登录口令,严格规范进入系统的人员,保证发票的真实性。

6。规定商品退货的严格审核

在企业的运营中商品有退货的情况是再正常不过的了,问题是因为销售人员的疏忽,退货工作人员不能及时对退货商品进行记录,系统不能快速做出反应,因此造成商品数量混乱,库存不明。因此要有商品退货的严格审核制度,设立商品退货审核部门,对退货商品进行严格的审核记录,然后反应给系统,系统做出实时的调整,保证库存的时刻更新。

三。结束语

ERP对于企业来说是一种现代化的管理手段,在这个环境下,会加速企业的发展,提高企业内部管理的效率。但是不同的企业有不同的情况,拥有的财力,实力也都不同,对于ERP的控制,反应能力也都不同,所以对于销售内部的控制的设计方案不同,着重点也不同。这要根据企业的实际情况进行设计分析。销售环节作为企业发展的起点,只有对销售环节的内部控制做到完善,才能保证企业的高效。稳定的前进。随着经济的发展,市场的完善,在ERP环境下对企业销售内部控制的设计是每个企业当下重要的课题。

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