大学城高校联合采购运行管理模式研究

中图分类号:F23

文献标识码:A

文章编号:16723198(2015)19014204

1联合采购的内涵

联合采购是一种新型的采购模式。联合采购主要针对同质型企业而言。所谓同质型企业是指同一行业论文网内的企业,因为其生产的产品属于一类,所需原材料一致;或者是企业所需要的原材料具有相似性,总的来说是能对某一原材料进行采购时,所有企业的总称。

因此,联合采购就是在同质性企业里,把需要购买同一产品的客户联合在一起,使其产品的数量达到可以取得价格折扣的规模,向供应商提出采购的行为。联合采购主要整合同质性企业的采购业务,使得总成本降低,并且得到保质保量的原材料,进一步创造企业的利润源。同时通过专业性的联合采购,使得企业可以专心致力于新产品的开发。营销体制的创新。市场渠道的拓广,甚至通过联合采购得到大量由于自身的规模所受限制原本不可能得到的大量信息。

2大学城高校实施物资联合采购的必要性

2。1高校物资采购特点

(1)需求的一致性。即使每一所高校的定位不一样。学科的性质也不一样,但是消费者群体的一致性,决定了大学城高校的物资采购具有相似性“。

(2)需求的批量性。大学城集合了城内每一所高校的采购需求,这样使得物资采购的总量大量增加,采购物资的数量也具有了批量性“,有利于实现批量采购的价格优惠,形成长期的规模效益,最终达到降低采购成本的目的。

(3)地理位置的聚集性。大学城高校大多集中在一块区域,位置相对集中。交通较为便捷,有利于供货商实现采购物资的统一集中配送,帮助其降低配送的成本,提高配送的效率,节约大量的社会资源。

(4)运作的合法性。高校的物资采购属于政府采购的范畴,因此必须在遵守国家法律法规的前提下进行规范的运作。只要各所高校愿意打破壁垒,大学城城内的高校联合起来集中采购物资,获取更大的价格折扣是有可能的,而且很有必要的。

2。2目前大学城高校后勤物资采购现状

(1)缺乏统一的采购主体。目前大学城高校后勤物资采购大多分散采购。单独采购,虽然各级政府教育部门负责供货商的资质审核,给出入围供货商的若干名单和指导价格,但由于缺乏共同的采购主体,规模采购和联合竞价议价的优势不能体现出来。

(2)缺乏共享的信息平台。目前大学城高校后勤物流管理范围大多各自为政,物流管理整体水平仍处在物资管理的低水平的重复建设“层次,物流信息平台严重滞后。学校与学校。学校与企业之间物流信息的发布与采集。在线订单的发送与查询。物流业务的咨询与联系等难以直接实现。

(3)缺乏共同的物流设施。各高校均拥有一定数量设备设施用于物资的采购与配送,投入成本不菲。然而,由于各高校后勤各自经营的情况,造成这些物流设施设备的重复配置且利用率低,这就造成物流采购资源的浪费。

2。3大学城高校实施联合采购的好处

(1)联合采购有利于形成规模经济,降低采购成本。据统计,每一座大学城能够容纳师生的数量为10～15万名,相当于1个中等城市的规模。强大的消费能力和共同的利益需求,加之大学城高校所处地理位置距离较近。物资需求相似,这有利于高校形成采购联盟,提高话语权,以规模优势提升与供货商的竞价议价谈判能力,增加谈判筹码,大幅度降低采购成本。

(2)联合采购有利于与供应商建立稳定的伙伴关系。联合采购直接面向供货商,减少中间交易环节,彼此本着互利。双赢。诚信“的原则,增强双方了解,形成稳定的供需伙伴关系,不致因价格波动和市场不确定性因素而给对方造成损失,增强了供需双方抵抗市场风险的能力。

(3)联合采购有利于保证货物质量和提高大学城整体物流管理水平。通过各高校后勤集团或者后勤管理部门的相互联合,对供应商统一招标:不仅要对供应商的道德性和诚信水平进行考察,还要对供应商的营业执照。经营模式等进行严格考核。这种公开透明的招标方式,可以杜绝单个高校采购部门拿回扣“等不良陋习,更为重要的是,每天近20万师生的餐饮物资的强大市场需求,可以吸引忠诚度高。诚信度高的供货商提供让大家放心的后勤生活物资,让广大师生吃得安心,住得放心。用得舒心。

3现有大学城联合采购的分类

近年来,联合采购也被应用于一般商业活动之中,形成了多种形式的联合采购模式,同时也被引进了学校后勤的采购模式。联合采购模式具有降低采购价格。节约管理费用。节省前期投入,建立战略合作。共享库存资源。减少运输费用的优势。现有大学城联合采购常见的形式有三种。

3。1一家高校牵头多家高校参与采购模式

某高校牵头采购模式是众多高校建立联合采购体,成员委托其中一个综合实力较强的领头学校代理该成员企业进行采购。该模式中,其他成员学校和该代理学校之间是委托代理关系,与供应商直接打交道的是该代理学校,但该代理学校不负责物资的配送,而是由供应商直接配送到各个高校。在这种组织形式中,代理学校一般具有以下特点:(1)该学校在采购成员中采购量比较大,其他采购成员的采购量较小,自行采购成本较高,委托给采购量大的学校集中采购,能够节省采购成本,代理学校也能获得一定的代理酬劳;(2)该学校具有其他成员不具有的独特采购能力,并且不愿传授给其他采购成员,因而要求其他学校交由他集中采购。在这种委托式采购模式中,委托者拥有独立的采购决策权和控制权,最终目的是为采购企业节约采购成本,在采购成员之间实现双赢“。3。2高校按股份制成立物流公司采购模式

高校按股份制成立物流公司是指两个或两个以上的学校出于对市场的预期目标和学校自身总体经营目标的考虑,采取一种长期联合与合作的采购方式。联合采购成员学校之间相互协作,成立一个联合采购公司代表这些学校进行采购,与供应商沟通协调,开展合作,但是高校联合采购公司不负责物资的配送,由供应商直接配送到各个学校。联合采购组织的区域性很强,在区域中形成的采购联盟,物流配送方便,便于管理,可以有效的进行采购信息搜寻。甄别,降低采购成本。在这种采购公司中,各成员学校拥有独立的采购决策权和控制权,最终目的是为采购公司节约采购成本,在采购公司中学校之间实现双赢“。

3。3联合采购由第三方物流公司运作的采购模式

第三方物流公司采购是一些专门的企业或组织,承接各个高校的采购任务,帮助完成采购任务,专门替那些需求量不大的学校单位服务。联合采购成员学校委托一个专业的第三方采购公司或成立一个专业的独立运营采购组织,作为独立的第三方采购组织,代理成员学校的采购业务和配送业务。该模式中,各成员学校和第三方采购组织之间是委托代理的关系,与供应商直接打交道的是该第三方采购组织。第三方采购组织是一个盈利性的组织,具有专业化的知识,为联盟中的各个学校提供专门的采购服务,收取采购服务费,学校和供应商之间的信息靠第三方来传递,包括货款支付。供应商供货等,采购联盟各成员学校之间风险共担。利益共享。在该采购模式中,采购成员的各个学校拥有独立的采购决策权和控制权,然后全权委托第三方组织代理采购。第三方组织作为盈利性在组织,必需对采购联盟内的学校和供应商的利益有所保障,才能赢得采购联盟成员的信任。只有第三方组织和采购成员之间相互信任。信息共享,才能在采购成员和第三方之间实现双赢“。

4大学城联合采购组织结构

联合采购的组织结构与一般的组织相比有一定的特殊性,因为它是由多个成员组成的复合性组织。根据实际情况,联合采购成员的组织结构主要有三种:一家高校牵头。多家高校参与的物流公司。高校按股份制成立物流公司。委托第三方物流公司采购模式。

4。1一家高校牵头。多家高校参与式的组织结构

一家高校牵头。多家高校参与的物流公司的组织结构(如图1所示)。这种模式是由大学城的各个高校将各自采购需求汇总,然后将采购的任务委托给一个物流实力和规模比较雄厚的高校,由这个高校对联合采购业务进行管理和决策,然后由该学校的采购部来具体实施与供应商之间的采购作业任务。然后供应商将大部分物资选择直接配送到配送中心,由配送中心把物资配送到各个学高校,配送中心与此同时将配送的信息反馈给牵头高校采购部;此外由于有些物资的价值小或保鲜等特殊物资可以直接配送给各个高校,并将信息反馈给配送中心,配送中心负责将此采购信息反馈给负责高校采购部。该模式下则根据需要采购的物资选择合作供应商,各高校交付订金,合作供应商提供物资,各高校交付尾款后牵头高校组建的物流公司将物资配送给各个高校。

图1一家高校牵头。多家高校参与式的组织结构

4。2高校按股份制成立物流公司的组织结构

高校联合采购组织采购式的组织结构(如图2所示)。由重庆大学城各个高校各自选出代表成立联合采购物流公司,由联合采购物流公司对联合采购业务进行管理和决策,并由联合采购物流公司完成与供应商之间的采购作业任务。供应商将大部分物资选择直接配送到配送中心,由配送中心在配送到各个学高校,配送中心在这个时候将配送的信息反馈给负责的联合物流采购公司;此外由于有些物资的价值小或保鲜等特殊物资可以直接配送给各个高校,并将信息反馈给配送中心,配送中心负责将此采购信息反馈给联合物流采购公司。联合物流公司根据需要采购的物资选择合作供应商并将订金交付,合作供应商提供物资,联合物流公司将尾款付给合作供应商并将物资配送给各个高校。

图2高校按股份制成立物流公司的组织结构

其中由于联合物流公司是由各高校共同投资,其主要负责人可由投资股份最大的学校选出,担任联合物流公司董事长,其余学校选出负责人担任董事,共同组成董事会。供应商的选择,采购物资及采购决策等经董事会商讨后决定,有分歧时一般情况下采取少数服从多数,而董事长拥有一票否决制。

4。3由第三方物流公司统一采购的组织结构

第三方物流公司采购式的组织结构(如图3所示)。重庆大学城的各个学校将各个的采购业务统一交给一个专业的物流公司。第三方物流公司对联合采购业务进行管理和决策,并由第三方物流公司完成与供应商之间的采购作业任务,供应商将大部分物资选择直接配送到第三方物流公司,由第三方物流公司在配送到各个学高校;此外由于有些物资的价值小或保鲜等特殊物资可以直接配送给各个高校,并将信息反馈给第三方物流公司。各高校将订金付给第三方物流企业,其根据需要采购的物资选择合作供应商并交付订金,合作供应商提供物资,各高校将资金付给第三方物流企业且由其将尾款交付合作供应商后由其将物资配送给各个高校。

图3委托第三方物流公司统一采购的组织结构

5联合采购的运行模式

在联合采购中针对不同的组织结构,每种的运行方式也会不一样,这也导致了每种运行方式各有优缺,下面对三种组织结构的运行模式进行分析:

5。1一家高校牵头。多家高校参与式的运行模式

在一家高校牵头。多家高校参与式的运行模式中(如图4所示),重庆大学城的各个高校将各自的采购需求汇总,报给牵头高校(物流实力和规模比较雄厚的大学),然后由该高校制定统一的采购计划,寻找供应商,并利用招标等方式进行寻价。比价。议价,最终确定合适的供应商,与之进行商谈,签订采购合同。下单后,由供应商负责统一送货,然后交付给各个高校,经过高校的验货之后,进行财务结算。优点:(1)资金投入小;(2)采购形式灵活,易于沟通管理;(3)对采购物资的专业知识和市场信息掌握比较全面,采购质量有保障。

图4一家高校牵头。多家高校参与式的运作流程

缺点:(1)对于短缺的物资如何调配问题,可能导致高校之间合作矛盾;(2)可能受制于领头学校,使得合作关系变得复杂;(3)配送路线安排也可能引发问题产生。

5。2高校按股份制成立物流公司的运行模式

在高校按股份制成立物流公司的运行模式中(如图5所示),重庆大学城的各个高校将各自的采购需求汇总,交给物流公司,由物流公司制定统一采购计划,寻找供应商,利用招标等方式进行寻价。比价。议价,最终确定合适的供应商,与之进行商谈,签订采购合同,下单后,供应商直接送货到各个高校,经过高校的验货之后,进行财务结算。

图5物流公司的运行模式

优点:(1)采购目的性强,学校亲身参与到采购活动中,对价格。折扣。采购质量。供应商情况都有全面的了解,对采购工作把控能力强;(2)采购沟通更为便利。

缺点:(1)资金投入大,用于信息系统建设。物流网络建设等;(2)需要较长时间探索,逐渐提高采购管理水平和运作效率;(3)联盟较为松散,不确定性较多;(4)联盟缺乏有力的监管机制,难以预防其中腐败现象发生。

5。3由第三方物流公司统一采购的运行模式

在第三方物流公司采购式的运行模式中(如图6所示),重庆大学城的各个高校将各自的采购需求汇总,统一报给第三方物流公司,然后由第三方物流公司制定统一的采购计划,寻找供应商,利用招标等方式进行寻价。比价。议价,最终确定合适的供应商,与之进行商谈,签订采购合同。下单后,由第三方物流负责统一接收验货,然后交付给各个高校,经过高校的验货之后,进行财务结算。

图6采购式的运行模式中

优点:(1)借助第三方采购公司的资源优势与专业优势;(2)借助第三方物流公司,现有的信息与物流网络,资金投入小。

缺点:(1)第三方物流公司要从中赚取差价,采购价格要比第一种采购模式高;(2)在重庆市场上先并没有关于高校后勤保障这一部分的第三方物流企业,需要与第三方物流企业商谈,共同开发,慢慢完善这部分业务。

大学城高校联合采购运行管理模式研究