高校实验室信息化管理经验交流

中图分类号:G647文献标识码:A

机械检测技术与装备教育部工程研究中心“是一个由国家教育部批准组建成立,同时得到了重庆市政府。市教委和市科委大力支持的研究中心,与之并列的还有一块牌子:时栅传感及先进检测技术重庆市重点实验室“。中心下设精密论文网位移传感器实验室。纳米时栅微位移测量实验室。高端精密测控技术实验室以及精密机械加工车间。工程中心以技术开发和成果转化为宗旨,同时兼顾本科教学?c研发工作,以及学科建设等高校任务。像这样一个机构复杂,体制交叉,功能多样,仪器。设备。工具。原材料繁多的综合性教学科研机构,其专职实验室管理人员只有1-2人,可以想象在实验室管理中有多少不尽人意之处。这种情况在全国各高校实验室中具有一定的普遍性。随着科学技术的突飞猛进,对高校实验室也提出了更高的要求[1]。笔者曾在英国朴次茅斯大学和当地物流公司工作,回国后进入该中心任教,一直试图借助国外先进管理工作经验用于实验室管理。本文通过我们的一些具体思路与做法,与同行交流。

1。人员管理

本中心在重庆理工大学中是一个相对独立的实验室,主要人员为教师。硕士生和博士生。由于人员众多,而实验室管理人员相对较少,因此在日常的实验室管理中不能面面俱到,学生在实验时未按要求进行登记,实验完成后实验工具未按要求放回原位的情况时有发生。尽管多次强调实验登记和工具摆放问题,但效果仍不明显,其主要原因是缺少有效的监控和合理的管理。

虽然国内各个学校在总体方针中确立了各种规章制度,但是由于实验室各学科。功能和用途不同,使得这些宏观管理办法并不适合实验室的管理,因此需要根据实验室的实际情况制定相应的管理办法[2]。国内大学通常都是由一位老师对多个实验室进行统一管理,但由于各个实验室情况不同,使得管理有些混乱。而英国朴次茅斯大学许多个学生实验室都有一位专职教师进行管理,在实验室中有一个用玻璃窗分割出来的小房间作为实验室管理老师的办公室。朴次茅斯大学的实验室并没有严格的规章制度,实验室的使用是通过学校课程管理系统进行预约的,由于有专职实验室老师进行监督管理,学生们都能够自觉按要求进行试验,并保持试验室的整洁。而国内实验室管理人员较少,学生对实验室保持整洁的意识也相对较差,所以给实验室的管理工作带来了很多不便,因此国内许多实验室都是以相应的规章制度来强制约束学生,但效果并不满意。

本中心结合朴次茅斯大学的实验室管理经验与国内的实际情况,采用以人制人“,由学生管理学生的方式。其中很重要的一点是按课题分组“而不是按年级分组或按实验室进行分组。按年级分组似乎便于对学生进行统一管理,但是由于同一个试验可能由多个年级的学生参与,从实验室的使用管理来看并不合适,按实验室的使用进行分组也是存在同样的问题,同一个试验可能会使用多个实验室。

本中心按课题进行分组(如图1),每个课题组都有专门的导师及各个年级的学生,在每个课题组中选出一名助管同学,配合实验室管理人员进行试验的准备和清理工作,通过这种方式进行管理可以有效促进实验室卫生的保持及实验器材的整理。在这种机制下,较少的实验老师只需主要对助管同学进行管理就可以达到事半功倍的效果。

针对国内的现状,对新入学的学生进行培训[3],使其快速熟悉实验室的规章制度,建立有效的赏罚制度可以提高大家的自觉性,长期监督可以使学生养成良好的习惯,引入信息化管理可以方便对学生的行为表现进行统计。如在条件允许的情况下,增加实验室管理人员数量,进行更加细致的分工,肯定将更有助于实验室的管理及对学生的监督。

2。设备管理

随着本中心实验室不断发展,购置的设备越来越多,对设备的整理。摆放。登记。维护等问题也越发突出。没有对应的信息管理系统,管理人员习惯只有仪器设备的物和帐的原始记录,而忽视了人员变动后的帐和物的实时核对,甚至出现有账无物或有物无账的现象[4]。由于每个人的记录格式不尽相同,因此给数据统计和记录交接带来了诸多不便。实验室的设备是由各个老师申请,学校采购中心统一采购的,大部分设备信息都是由各个老师和采购中心掌握的,而实验室内部并没有做统一的整理和登记,这就导致在设备出现问题时无法及时联系到供应商进行售后维修或维护,从而耽误了实验工作进度。有时新设备到货后,出现无处可放的问题,其主要原因在于没有对仪器设备的摆放进行统一的规划,没有及时与实验室管理人员沟通,不但浪费时间,也影响实验室的整体美观。实验室有些大型设备使用率不高,闲置时间长[5],缺少定期的保养维护,而且能够熟练使用的人员也十分有限,在临时使用时也会出现各种问题。

仪器设备是进行科学研究和验证实验的基础,管理好仪器设备是对实验安全。实验准确性和实验真实性的有效保障。仪器设备验收合格自投入使用之日起,设备管理就进入到了一个动态化的管理过程[6-7]。在实验室管理体制设计中,我们借鉴了市场上物流方面的成功经验,通过引入SKU(stockkeepingunit),使用信息化管理系统来进行管理。对于放置仪器的柜子和仪器设备进行系统的编号成为库位编码,将仪器设备的SKU编码与库位编码相对应,这样做不但便于查找,也能够合理利用有限的空间。建立格式统一的仪器设备电子档案,需记录仪器编号。库位号。名称。购置日期。售后电话等重要信息,利于今后查找。仪器设备的使用和借用参照图书馆的书籍借阅管理,都应该进行预约登记制度,不但便于管理,也能够责任落实到个人[8],保证个人在使用过程中对仪器设备的保护。贵重设备需要进行网上申请,登记使用日期。内容。人员等,通过审批后方能使用,也便于今后上级部门对仪器使用情况的检查。仪器设备的说明书也要进行统一管理[9],随用随借,并且进行电子备档,方便多人同时查阅,也能避免因说明书丢失带来的麻烦。3。系?y管理

实验室信息管理系统(LIMS)是能够提供实验室各种信息储存。交换和统计分析的网络化平台,实现数据网络化共享。无纸化办公。提高实验室工作效率[10-11],但是目前很多实验室都没有真正使用信息管理系统。实验室信息管理系统的应用是今后的必然趋势,能够促进并带动实验室管理的规范化。制度化。科学化[12-13]。

以前本中心的实验室只有简单的指纹门禁系统,而且并未接入网络,只能进行简单的身份认证识别,不利于实验室的安全管理。设备。工具。资料的使用。借用记录等都是通过纸质表格记录的,不利于查找和保存。缺少有效的电子监控,实验室乱拿乱放的现象始终得不到有效解决。没有实验室预约系统,实验室的使用变得比较混乱,实验室的随意使用使得管理人员无法有效进行监管。因此实验室信息化管理系统的应用是十分必要的,由摄像头,门禁系统,设备终端控制系统,计算机管理系统等组成的立体化监控管理网络能够有效地保证实验室的安全。整洁及数据的统一管理。

信息管理系统的应用是今后的发展趋势,各个公司的ERP系统,高校的管理系统,图书馆管理系统。政府部门管理系统等都是信息管理系统应用的体现,因此实验室管理系统的应用也是实验室管理发展的方向。使用网络化的实验室信息管理系统是本实验室的下一步目标(如图2)。在图书馆管理系统中,图书借阅和实验室的设备借用,阅览室和实验室的预约,在系统中对于学生的分类管理都有很多相似之处;在物流管理系统中,货物的采购和设备采购,货物中转和设备转移,货物出库和电子元器件的领用等也都有相似之处,因此还是有很多经验值得实验室管理系统借鉴的。网络摄像头及指纹门禁系统能够很好地实现对实验室安全的管理,使用终端控制设备能管理和记录大型仪器设备的使用情况[14],借鉴企业的ERP系统也能够实现实验室日常办公的人员,设备记录管理。根据实验室的具体情况配备相应的管理系统及硬件,并与学校一卡通系统联网,就能够更加容易对实验室人员进行管理。

4。结束语

机械检测技术与装备教育部工程研究中心是一个较新的实验室,很多管理办法与用于实验室管理的设备还不够完善,在实际的管理当中还存在着许多需要改进的地方,引入实验室信息化管理系统是今后实验室管理的发展方向,也是能够解决我们当前一些问题的方法,通过信息化管理能够提高管理的工作效率和安全等级,也能够为老师之间共享资料提供一个平台。我们在实验室管理工作的一些努力尝试,已经达到较好的效果,有力支持了中心的各项工作的进行。

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