浅析高校内部控制失效的治理

高等学校(后文简称高校“)内部控制,是指高校为实现合理保证单位经济活动合法合规,资产安全和使用有效,财务信息真实完整,有效防范舞弊和预防腐败,提高公共服务的效率和效果等控制目标,通过制定制度。实施措施和执行程序,对经济活动的风险进行防范和管控的活动。规范论文网内部控制是高校进一步提高单位内部管理水平,加强廉政风险防控机制建设的重要举措。

一。高校内部控制失效的表现形式

(一)会计人员关键岗位定期轮岗制度等不能真正落实,导致会计信息失真

近年来,有些高校由于会计工作秩序混乱,核算不实而造成的信息失真现象较为严重。如常规性的印章。票据分管制度,重要空白凭证保管使用制度,会计人员分工中的内部牵制“原则,关键岗位定期轮岗制度等得不到真正的落实等等。印章和票据分管措施实施不到位,给学校资金安全带来了极大的风险。空白支票的保管和银行预留印鉴的保管为不相容职责,如果由同一人承担,可能出现付款金额或对象错误未被及时发现而错付款项,甚至出现学校资金被盗用或挪用的风险,给学校带来经济损失。有些高校规定了不相容职务之间实行定期轮换“,但未建立关键岗位定期轮岗制度,没有明确要求内部控制关键岗位工作人员需要进行轮岗,轮岗操作缺乏明确的规范。指导和约束。校内多数部处目前人力资源稀缺,同时处内业务杂多而繁忙,具备相应的工作经验和岗位从业能力的关键岗位轮岗备选人员较少,给关键岗位轮岗带来执行上的困难。这样可能导致学校未能及早发现内部管理中存在的问题和隐患,不利于促进相关岗位工作人员牢固树立风险防范意识和拒腐防变的思想道德防线,不能充分发挥轮岗带来的加强协作。预防舞弊。储备人才等作用。也不利于克服人员长期在同一岗位上工作的疲劳效应。

(二)未建立预算执行分析机制

行政事业单位内部控制规范第二十二条规定:单位应当建立预算执行分析机制。定期通报各部门预算执行情况,召开预算执行分析会议,研究解决预算执行中存在的问题,提出改进措施,提高预算执行的有效性“。目前部分高校预算管理现状与财政部提出的内部控制预算监督与控制的要求存在较大的差距,上述现象可能导致以下风险:预算执行过程中缺乏有效监控,可能导致预算执行不力,预算目标难以实现;缺乏健全有效的预算反馈和报告体系,可能导致预算执行情况不能及时反馈和沟通,预算差异得不到及时分析,预算监控难以发挥作用;预算分析不正确。不科学。不及时,可能削弱预算执行控制的效果,或可能导致预算考评不客观。不公平;对预算差异原因的解决措施不得力,可能导致预算分析流于形式,难以发挥其对预算执行情况的管控作用。

(三)高校招标工作缺乏统一规范

目前高校招标工作较为分散,负责不同类型采购业务的多个部处均涉及招标工作。例如,基建部门负责新建基建项目的招标采购业务,后勤管理部门负责修缮。改造类基建项目的招标采购业务,设备管理部门负责仪器设备类资产的招标采购业务,科技部门负责专利代理公司的招标采购业务,学校其他部处或在采购外部服务时也涉及部分招标采购业务。同时,关于各类招标采购的制度规定也分布在不同的制度文件中,例如,工程建设项目招标管理办法中对基建类项目的招标采购程序进行了规范,仪器设备采购管理办法对仪器设备类资产的招标采购程序进行了规范。但其他类型的招标采购业务缺乏制度规定,学校尚未制定相关的制度文件加以约束。上述招标采购业务缺乏统一规范,一方面可能导致部分部处由于缺乏相应的制度规定指导,招标采购业务存在控制缺失或薄弱环节,无法发挥招标采购降低成本。防范舞弊的作用;另一方面,不同部处由于工作经验和业务水平的差异,也导致不同的招标业务控制措施效果强弱不一,降低学校对于采购业务风险的防范能力。

二。完善高校内部控制的治理措施

(一)完善并落实财务管理相关制度,确保会计信息真实有效

首先,明确银行预留印鉴的保管和使用规则。高校内部各单位要对银行预留印鉴加强管理,财务专用章应有专人保管,个人名章必须由本人或授权人员保管,严禁由一人保管支付款项的全部印章。学校应进一步明确并严格执行制度规定,银行预留印鉴和空白的结算凭证应由财务部门非出纳人员和出纳人员分别掌控,不得由同一人保管,不得向其他部门或个人借用,如因借用而造成的经济损失的应由财务部门查明原因,追究借用。泄密者的赔偿责任。财务部门人员办理业务需要使用银行预留印鉴时,需将相关资料交由保管人员复核,确认事项真实。符合用印条件后方可加盖银行预留印鉴。

其次,建立完善关键岗位工作人员定期轮岗制度。内部控制关键岗位主要包括预算业务管理。收支业务管理。政府采购业务管理。资产管理。建设项目管理。合同管理以及内部监督等经济活动的关键岗位。一是对参与轮岗的关键岗位“范围进行清晰的界定。关键岗位具体应包括预算编制。决算编制。绩效考评。资金管理。票据管理。账户管理。印章管理。采购和验收管理。资产保管。建设项目的设计施工管理。债务管理。合同管理。档案管理。信息系统管理。会计管理。内部审计等岗位。学校及各部处可根据实际情况,通过制度或发文的方式,明确哪些关键岗位工作人员需进行轮岗。二是开展关键岗位工作人员轮岗。进行轮岗前,应挑选。考察合适的员工,确保员工具备一定的岗位从业能力和专业技术技能,并与备选员工进行岗前沟通,向备选员工阐述工作内容。性质,程序等,了解当事人对轮岗的意愿或建议。轮岗工作开展前应制定具体的计划,明确轮岗的时间。轮岗目标。考核标准。轮岗风险评估及协调机制,避免实际工作的随意性。提前开展安排新岗位岗前培训。岗位调换后,工作内容和工作方式方法都与以前有所不同,学校应对接替工作岗位的人员进行相关培训。补充新知识,从而帮助员工平稳过渡至新岗位,保证业务正常开展,维持企业的正常运营,避免工作混乱。效率降低。做好轮岗的工作交接,工作交接时确保工作文件。进度工作。各项资源完全移交,方便接替工作岗位的员工能够迅速接手工作。(二)建立综合预算执行的监控和分析体系

针对高校缺乏预算执行分析机制的管理现状,高校应按照财政部的要求以及校内管理需要,建立综合预算执行的监控和分析体系。学校财务部门要对预算执行情况进行全方位。全过程监控,及时向校领导报告,并将具体情况通报有关经费使用部门。一是定期对综合预算执行情况进行分析和报告。财务部门应根据财务系统数据。财务月报等基础资料对综合预算执行情况进行持续监控和定期(每季度)分析,分析内容主要包括:综合预算及主要指标完成情况。差异分析及主要原因。对预算目标的影响。调整对策及建议。趋势预测及管理措施等。综合预算执行情况分析应形成书面报告,并报送学校管理层审阅。学校财务部门可每半年召开综合预算执行分析会议,通报各部处/预算执行情况,研究预算执行中存在的问题,认真分析预算执行差异原因,并提出改进措施。二是加强对预算分析流程和方法的控制,确保预算分析结果准确。合理。预算分析流程一般包括确定分析对象。收集资料。确定差异及分析原因。提出措施及反馈报告等环节。财务处分析预算执行情况,应当充分收集有关教育经费拨款。科研经费拨款。其他拨款。上级补助收入。教育事业收入。教育事业支出。科研支出。经营支出。项目支出。基建支出等方面的信息资料,根据不同情况分别采用比率分析。比较分析。因素分析等方法,从定量与定性两个层面充分反映预算执行部处/的现状。发展趋势及其存在的潜力。三是采取恰当措施处理综合预算执行偏差。学校应针对造成综合预算差异的不同原因采取不同的处理措施:因内部执行导致的预算差异,应分清责任归属,与预算考评挂钩,并将责任部处/或责任人的改进措施的实际执行效果纳入绩效考核;因外部环境变化导致的预算差异,应分析该变化是否长期影响学校发展目标的实现,并作为下期预算编制的影响因素予以参考。

(三)统一规范招标工作

针对招标工作缺乏统一规范,高校应在综合分析各类采购业务事项的基础上,制定统一规范的招标采购管理制度,明确招标采购业务的类型。负责部门。具体程序等内容,以规范各类招标采购业务,提高内控管理水平。以招标前期工作为例,具体做到:一是明确招标范围和规模标准。在详细梳理最近X年内学校层级及所有采购事项的基础上,确定适用于学校及两级组织的全部采购业务类型。在此基础上,根据重要性和可操作性的原则,参照外部法律法规。相关规定和学校工作实际,规范招标流程,明确各采购业务类型招标范围和规模标准,如图1所示。二是在招标范围和规模标准的基础上明确各项采购业务采取委托招标方式或是自行招标方式的范畴。三是明确组织职能。在招标采购管理制度中,按照学校的招标业务类型及各部处的部门职责两方面确定各类型招标业务的对应部门及相应职责,优化组织职能。例如,按照学校现有分工明确基建类项目招标采购。仪器设备类招标采购。外部服务招标采购的主责部门,保证各类型招标采购均对应明确的部门职责。另外,也可统一设立招标领导小组和招标工作小组。招标领导小组由学校领导和相关部处负责人组成。其中,学校领导任招标领导小组组长。招标工作小组由招标工作承办部门。合同管理部门。财务管理部门。法律管理等部门工作人员组成。其中,招标工作承办部门负责人或其授权人员担任招标工作小组组长。招标领导小组负责招标计划及计划外招标工作的审批环节,负责招标工作过程中重要事项的决策,根据招标工作小组的推荐意见,决定中标人。对于涉及三重一大“范围的重大招标项目,应由招标领导小组提出预定标建议,提交学校集体决策机构批准后确定中标人。招标工作小组负责实施具体招标工作,组织建立评标专家库,按照要求完成开标。评标等各环节的实施。

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