探讨如何做好高校二级行政秘书工作

中图分类号:G647文献标识码:A文章编号:1674-098X(2014)05(a)-0181-02

高校办公室是重要的职能部门,是学校正常运转的纽带,协调和沟通上下级,行政秘书是领导的助手,是领导和教职工的润滑剂。中国的高等教育正在迅论文网速发展,高等教育已经从精英教育转换为大众教育,高校的规模不断扩大,教学形式多元化,这使得高校在教学质量。学术水平以及办学效益方面不断提高,随着高校管理体制改革的深入,高校正在大力开展与社会和其他高校的交流合作,高校二级行政秘书工作面临着挑战,所以,提高行政秘书的工作能力能够提高的管理水平,促进学校健康发展。

1行政秘书的工作特点

教学管理在高校管理中有很重要的作用,教学质量的管理是教学管理的核心,也是人才培养的保证,教学秘书是教务管理的执行者,教学活动的组织者,是教师与学生。教师与教师。上级和下级的纽带,行政秘书工作渗透到教学的各个环节当中,有不可忽视的作用。

1。1辅助性

行政秘书的工作主要是协助领导完成工作任务,领导不仅要做好行政工作,还要完成教学和科研的任务,不可能做到面面俱到,因此,行政秘书要完成领导布置的工作内容,还要进行跟踪以及督促,把工作中出现的任何问题都要回馈给领导。

1。2繁琐性

行政秘书每天都有大量繁杂的工作要处理,很多时候都是好几件事情一起办,要与不同的人员接触,解决他们提出的问题,实际工作内容特别繁琐。经常有需要反复办理的事情,每天都要收文件,并且把有关文件上传的网站,把应该办理的事物一一通知,教职工职称的申报以及考核都要一步步办理。

1。3服务性

行政秘书首先要服务与师生,这是最基本的职能,要为师生营造一个和谐的工作学习环境,其次要服务于教学和科研,要及时传达学校的科研信息,为教师和科研工作人员的工作提供方便,再次,行政秘书还要服务于的决策,为了确保领导决策的科学性,要及时并且准确的给领导提供调查和统计的信息,收集整理资料,提供决策的建议,做好领导的助手。行政秘书要维持正常的教学秩序,保证教学任务顺利完成,加强与师生的沟通,把服务落实到工作的方方面面,为日常教学活动提供保障。

1。4组织协调性

教学管理涉及到很多方面,行政秘书在管理工作中负责组织和落实教学工作,比如排课。调课。订教材。落实教学计划。安排考试。成绩管理。毕业生资格审查。考核教师等等。由于很多行政管理的活动呈现网络的关系,教学任务是由多个部门共同完成的,行政秘书要做好沟通。组织和协调的作用,如果行政秘书的协调工作没有做好,会产生矛盾。混乱,严重影响教学质量。

2行政秘书的职责

二级行政秘书工作的主要职责是协助办公室主任做好各项行政工作,工作内容涉及到很多方面,第一,日常工作,负责的文件。信息以及资产管理等工作。文件管理主要是进行文件的登记。传达。反馈和归档。信息管理工作主要收集教职工的个人详细信息。资产管理工作主要是保管和发放办公用品,采购办公设备和办公家具等固定资产,并且配合资产管理部门进行资产的盘点和清查。第二,文字工作,起草并下达通知,起草各类会议的材料,协助领导制定规章制度和工作的规划。第三,人事工作,做好本院教职工的招聘和考核,向新员工讲解规章制度,做好新员工的培训工作。第四,外联工作,他人来咨询或者调研的话,要做好接待工作。

3行政秘书应具备的素质

3。1思想政治素质

思想政治素质是高校行政人员的灵魂所在,行者秘书直接为教学科研工作和广大师生服务,他们的政治素质显得尤其重要,必须遵守高校制定的各项规章制度,贯彻党的方针路线。要有坚定的思想觉悟,加强政治理论的水平,还要具备良好的工作作风,有强烈的事业心和责任心,为人政治,有奉献精神,要时刻端正自己的态度。

3。2文化素质

高校里人才济济,如果行政秘书的文化素质不高,在实际的工作过程中会遇见很多问题,所以二级行政的秘书要具备一定的文化素质。要有行政管理学的知识,掌握先进的管理理念,使得管理工作合理规范;具备心理学知识,由于行政秘书所接触的人员很广泛,一定的心理学知识能够提高工作的效率;具备档案学的知识,行政秘书的常规工作就是档案管理,规范的档案管理可以减少查找资料的时间;具备计算机知识,由于现代化水平逐渐提高,行政秘书要不断提高计算机操作的水平,赶上时代的发展。还要有自己的兴趣爱好,拓宽自己的视野,提高文化素养。

3。3良好的心理素质

由于行政秘书工作琐碎繁杂,行政秘书要具有良好的心理素质才能从容应对,要保持乐观的情绪,对自己的工作充满兴趣,能够适应环境,发挥自己的潜能,还要营造和谐的人际关系,经受住挫折,把消极变作积极,把被动变作主动。

3。4个人能力素质

所谓能力素质,指的是担任某一角色所具备的能力,行政秘书应该具备的个人能力的素质有:文字功底以及口头表达能力,要具备一定的书面表达能力和写作的能力,熟知各种文书的格式和写法,吃透上级的文件精神,做到笔能成文。语言表达应该清楚明白,简明扼要,注意用词,做到文思敏捷,对领导如实反映事情真相,向下级准确表达领导意思。要提高普通话水平,英语口语水平,平时说话多加注意,勤于练习。组织协调能力,善于协调领导与师生的关系,巧妙解决各方矛盾。安排时间的能力,对杂乱的工作内容要给出合理的安排,有计划分配自己的时间,提高工作效率。还有具备学习能力,要贯彻终身学习的思想,拓宽学习领域,让自己的知识储备更丰富。4做好高校二级行政秘书工作的建议

4。1加强创新理念

创新理念指的是行政秘书要冲破长期以来的偏见,热爱本职工作,一些行政秘书放弃了自己的专业,把主要的经历都放在教学管理方面,他们付出了更多的努力,但是一些高校的领导缺乏对行政秘书工作的正确认识,轻视他们在教学管理中所发挥的重要作用,在岗前培训。工作待遇以及评定职称方面不够重视,这使得一些行政秘书工作人员不热爱自己的工作,寻找机会离开自己的工作岗位去寻求新的发展。这就要求高校行政秘书有较高的政治觉悟,有强烈的责任感,加强全心全意为教学服务的精神,勇于奉献,通过出色的工作来实现自身价值。

4。2加强合作精神

任何新事物的出现和先进的工作方法都会随着时间的推移而落伍,行政秘书只有不断改变工作方法,积极探索新思路,更好履行自己的职责。办公室的工作方法比较多,但是通常采用分工合作的方式,过细的分工使得协调工作变的复杂,而且妨碍创造力的发挥,协力合作能够使得协调工作变得简单化,团队的形式来完成工作,能够发挥个人所长,提高工作质量。比如,举办新生开学典礼,可以把办公室人员组成一个团队,有美术功底的人员可以负责艺术大字和布置会场,有公关能力的人员做好外联工作,有文字功底的人员撰写发言稿,通过团队合作,能够有条不紊的完成各项工作。

4。3创新工作方法

科学的工作方法是行政秘书顺利完成行政管理工作的重要条件,也是行政秘书工作能力强弱的重要体现,有了科学的工作方法,行政秘书工作才能收到事半功倍的效果。从行政秘书工作的特点看,配合新时期高校行政管理改革和发展的需要,其工作方法必须实现创新。第一,行政秘书要有开拓创新的精神,在做好服务性。辅助性。协调性工作的基础上,充分发挥自己的主观能动性,积极思考,敢于突破条条框框,努力探索行政管理的新途径。新方法和新思路,做到与时俱进,不断提高。第二,在掌握行政管理规律的基础上,实现行政管理的科学化。制度化。规范化。第三,理清头绪,分清主次,集中汇报,重点处理。第四,必须有严谨求实的工作作风,任何时候都不可有丝毫的疏漏和懈怠,做到静心。耐心。细心。第五,要深入教师和学生中,一方面了解他们的工作和学习情况,帮助他们排忧解难;另一方面有些常规性的工作可以交给他们去做,这样既可以充分调动师生工作的积极性,又减轻行政秘书的工作压力;第六,在行政管理各环节上要充分利用计算机和网络技术,实行电子教务“,即一些临时性的事务通知,及一些行政管理文件,完全可以通过网络发布出去,师生都养成从校园网上查看行政管理信息的习惯,使行政管理工作更快捷。更高效。

总之,做一名高校办公室的行政秘书,要履行好工作职责,胜任工作岗位,就必须提高自身的素质,在公与私。名与利。苦与乐等诸多落差面前,守得住清贫,耐得住寂寞,经得起考验,挑得起重担。

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