摘要:会计信息系统的改造必须结合整个管理信息系统的改造,本文认为,事项会计理论的应用应该由会计信息系统拓展到整个管理信息系统。不仅会计信息系统以事项会计为设计基础,而且整个管理信息系统也以事项会计为设计基础。事项凭证的设计是事项会计管理信息系统设计的关键。

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信息技术引起的变革浪潮正在冲击着会计的海岸线。在20世纪70年代,它彻底地冲击着工业界,80年代它又荡涤了服务业,90年代会计界又接受了它的洗礼(Ｅｌｌｉｏｔｔ,1992)。本文将以信息技术发达的网络时代为背景,讨论现行会计信息系统的改造。

一。现行会计信息系统改造的起因

(一)现行会计信息系统构筑在以委托责任“为目标的财务会计的基础上,在为决策提供有用信息方面存在着先天不足

术界对财务会计目标的认识存在受托责任观“和决策有用观“两种观点。一般认为受托责任观“着眼于财务会计的传统角色,强调财务会计应反映经营者的履约责任;而决策有用观“则是着眼于财务会计的现代角色,强调财务会计应为资本市场的投资者提供决策有用的信息(胡玉明,外国经济与管理,2002)。根据受托责任观“,财务会计的目标(通过财务报表完成)是反映受托者对受托责任的履行情况,至于财务报表信息使用者能否利用财务报表所提供的信息做出投资信贷等决策则不作考虑。因此,以受托责任“为目标的财务会计是难于提供对决策有用的信息。主要表现在以下几个方面:

1。企业在正常经营活动中产生的业务数据中有部分能以货币计量,有部分难以用货币计量。当前会计信息系统只反映货币性信息,那些非货币性信息往往被忽略,无法满足会计信息使用者在决策中对非货币性信息的需求。

2。不同的会计信息使用者有不同的信息需求。如企业的债务人可能希望看到以收付实现制收集。处理的会计信息;税务机构可能希望看到用计税基础收集。处理的会计信息。但当前会计信息系统往往只能提供一种会计信息(除非会计人员不怕辛苦开设多套帐)。因此,会计信息系统如无法提供会计频道“供使用者选择,是无法满足不同口味“使用者的需求。

3。尽管目前信息处理的手段十分先进,但会计信息系统仍然按照手工会计的模式加工处理会计数据,提供高度浓缩的信息,而大量有用的原始信息往往被牺牲掉。这些高度浓缩的信息是无法满足企业管理者的决策需要。

现行会计信息系统构筑在以委托责任“为目标的财务会计的基础上。尽管有先进的信息技术作为支撑,但在为决策提供有用信息方面仍存在着先天不足。根据Ｂｅａｖｅｒ的理论,会计信息仅仅是信息使用者所能获得的诸多信息中的一种,会计信息与其他渠道的信息(如财务分析师。媒体。公司管理人员的披露等)存在着竞争关系,这就是信息竞争理论,家正在与其他信息渠道展开竞争(Ｂｅａｖｅｒ,1973)。如果会计信息系统提供的信息无法满足使用者的需求,就意味着失去顾客。没有顾客,会计信息系统也将失去其生存的能力。故此,美国有的者对会计提出了21世纪是否还需要会计“的质疑(ＫｅｅｇａｎａｎｄＰｏｒｔｉｋ,1995)。因此,改造现行会计信息系统,增强其提供决策有用信息的能力是很有必要。

(二)现行会计信息系统与业务过程相分离,出现会计信息孤岛“现象

为了便于收集和处理各方面的经济信息,现代企业的管理信息系统按功能分为多个子系统,如会计信息系统。销售业务系统。采购业务系统等。这些功能各异的系统按不同的方法。标准和倾向收集及处理经济信息,每个系统都有自己业务数据库。由于对经济信息收集。处理的方法。标准。倾向不同,各个系统的之间难以进行信息的交换和共享,因而在企业管理信息系统内形成一个个信息孤岛“。信息孤岛“现象带来两个问题:一是业务数据在不同的系统中重复收集。存储,造成了数据冗余,增加了企业的信息管理成本,浪费了资源;二是业务数据分散存储,影响了企业对管理信息的使用。

现行会计信息系统与业务过程相分离,其收集和处理的信息以货币性的财务信息为主,与其它业务系统收集的信息有较大的差异,造成业务活动的资金信息与业务信息相脱离,出现了会计信息孤岛“现象。要消除会计信息孤岛“现象,必须将会计工作融入企业的业务工作,使会计信息系统与业务过程相融合。按目前会计信息系统的设计模式以及整个管理信息系统的设计模式,做到这一点是十分困难的。

二。现行会计信息系统改造的目标

要对现行会计信息系统进行改造,首先要有明确的目标。前文所述,促使现行会计信息系统进行改造原因是缺乏提供决策有用信息的能力和存在会计信息孤岛“的现象。因此,笔者认为改造的目标是增强会计信息系统提供决策有用信息的能力和消除会计信息孤岛“的现象。改造后的会计信息系统应具有以下特征:

1。集成业务信息与财务信息的收集与处理

现行会计信息系统只采集了业务活动数据的一个子集:以货币计量的财务信息。这些信息能满足编制财务报表的需要,却不足以满足决策者管理整个企业活动的需要。改造后的会计信息系统不仅应能提供传统的财务信息,还应能提供其它业务信息,以支持企业日常运转。决策。控制和预测。

2。在会计信息系统中嵌入业务处理规则

现行会计信息系统与业务过程相分离,而且只处理业务过程所发生的财务数据,这样会导致会计人员与业务管理人员之间产生隔阂。业务管理人员可能会在与会计人员缺乏沟通的情况下,改变业务过程的本质,而实践中也确实发生过类似情形。这样会计工作也就变成了与业务过程相对脱节的秘密“工作。会计人员直接关注实际业务过程,有助于通过事前预防来控制业务处理风险。如果会计人员远离实际业务过程,他们就只能通过事后检查来控制风险。这样,会计人员实际上只是控制会计系统中的信息处理风险,而不是实际业务处理本身的风险。在会计信息系统中嵌入业务处理规则,有助于会计人员了解解决业务问题“所需要的企业的战略。业务过程。组织结构。计量标准和信息技术的使用情况。从而避免会计人员因无法得到所需要的信息,而将自己的视野局限于会计问题“而不是业务问题“;避免业务过程管理与会计工作脱节的现象。

3。信息的实时采集。处理。存储和传输

会计信息系统在处理企业业务活动时,实时采集。处理。存储和传输财务数据与非财务数据。这一点在电子商务蓬勃发展的今天显得尤为重要。电子数据交换技术(EDI)将商业信息以标准格式在不同商务组织的计算机系统间进行自动化数据传递,将贸易的定货。生产。运输。销售和结算各个环节有机地联系起来,完成运输。银行。税务等部门在内的全部业务过程的数字化。自动化。这为会计信息系统实现信息的实时采集。处理。存储和传输提供了物质条件和技术基础。信息的实时采集。处理。存储和传输,将大幅度提高会计信息的及时性和相关性,也使会计人员能够直接关注实际业务过程,从而有助于通过事前预防来控制业务处理风险。事前控制是最佳的控制风险时机,它使会计人员能够直接控制业务处理的风险。而事后检查控制只能使会计人员控制信息处理的风险,大大降低了会计人员在企业管理中的作用。

4。收集。储存业务事件的原始数据,支持多种信息输出要求

会计信息系统应收集。储存业务事件的原始数据,即大部分事件数据都以原始的。未经处理的方式存放。因此,大部分信息处理都是记录业务事件的个体特征和属性,而分类。总计和余额计算处理都放在报告查询输出阶段。这使到信息处理环境更为简单,不象传统的会计信息系统的信息处理环境,不仅需要控制输入,还需要控制复杂的分类。总计和余额计算处理过程。由于直接记录事件的属性,使到会计人员的控制手段更为直观,控制的关键只是确保业务事件记录被及时。完整和准确地记录在正确的文件中。

会计信息系统可以按照信息客户的需求对原始数据处理并输出。改造后的会计信息系统对原始数据的收集。储存。处理和输出的方式不同于传统的会计信息系统的方式。传统的会计信息系统是目标驱动:即要求企业数据应被加工成什么形式,企业数据就以该种形式进行收集。存贮和使用。改造后的会计信息系统以事项驱动(event－driven),即不要求企业对会计信息进行选择。加工和处理,而是记录。维护和报告企业经济活动的事项信息,当使用者需要某项专用信息时,由使用者自己对其进行处理。

三。现行会计信息系统改造的思路及其可能带来的问题

综观会计信息系统二十多年的发展历程,我们发现:现代信息技术的发展无疑对会计信息系统产生深远的影响,但它并没有直接给我们指出会计信息系统改造的思路。而三十多年前乔治·索特教授在论会计基本理论一书中提出的事项会计理论却直接给我们指出了改造现行会计信息系统的思路。

事项会计理论认为财务会计目标在于提供与各种可能的决策模型相关的经济事项信息,与决策相关的事件的信息应尽量以其原始的形式保存。会计人员的任务只是提供有关事项的信息,而让信息使用者自己根据其决策需要加工产生所需要的适用的事项信息,并将其运用在决策模型中。事项“(event)是指对一项活动(action)特征的可行观察结果,一项活动可有一个或多个计量属性,确定活动的属性并加以计量是会计的任务之一。事项会计采用多种计量属性反映事项各方面的特征,多维地揭示经济事项的价值和非价值方面的信息,因而事项信息具有全面性。完整性及冗余量少的特点。

事项会计理论给我们的启发是会计信息系统应该提供原汁原味“的事项信息,以满足信息使用者运用决策模型进行决策的需要。建立在事项会计基础上的会计信息系统,将能提供不同计量属性的事项信息,极大地满足信息使用者的需要,同时,全面反映业务活动的事项信息可为其它业务系统所调用,从而有效地消除信息孤岛“现象。

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