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（一）语言选择

秘书说话技巧是秘书的基本技能之一，在说话的过程中要注意语言的选择，这样有利于秘书工作的展开，关系的协调，企业良好形象的树立。因此，秘书要想做好自己的工作，就应该要重视说话，注意语言的选择。

秘书科在开例行的工作会议的时候，小石接了一个电话，一开口就是“你找我有什么事情吗？”会议结束后欧阳科长就教育小石，不管是谁给你打电话，你永远都不能说“你找我有什么事吗”这句话，虽然显得有礼貌，但实际上是一种冷淡。（第四篇——“麻风病人”）

作为秘书，不管客户是打电话还是直接上门来找你，你都不能说“你找我有什么事情吗？”这不仅是明知故问，而且给人感觉很冷淡。无论是谁，秘书都应该很热情的接待，这是一名合格的职业秘书应有的亲和力。

从这个案例我们可以延伸到秘书接打电话应注意的问题。

1.秘书接电话铃响一般不要超过三声，因为也许对方不会有足够的耐心会一直等到你接为止。但也不能铃声一响你就接电话，因为接得太快的话，对方还没有准备好，会把对方吓一大跳的。因此，接电话时铃响时间不能太短也不能太长，要把握好一个度，这也是对客人的尊重。

2.秘书接起电话之后的第一句话应该是要和对方打招呼说“您好！”第二句话是自报家门“这里是……”如果你一开口就是“你是谁，有什么事吗？”这样会让对方感到反感，是不礼貌的表现。

（二）说话方式源'自:优尔`!论~文'网www.youerw.com

作为职业秘书，在与领导交流的时候，应该要时刻认清自己的身份，摆正自己的位置，注意场合和环境，因为秘书说话不仅仅是为了表达自己的思想或情感，更为重要的是为了实现自己的工作目标。尤其要注意的是提意见的方法，要委婉含蓄。

在一次秘书部的日常会议上，小石认为欧阳科长的一句话有问题，就直接在会上提了出来，说科长的说法不对。科长有些不高兴，但小石没注意到还是继续发表意见，最后弄得不欢而散。（第二十二篇——“正确的错误”）

小石提出自己的意见并没有错，但科长为什么会不高兴呢？原因就是小石提意见的方法不对。小石当着很多人的面用非常肯定的语气说科长错了，科长觉得自己很没面子，感觉像被人说成无知一样。所以，尽管小石提的意见是对的，科长也不会接受，反而会感到不高兴。“秘书是领导的‘参谋’，一个好的‘参谋’在为领导提供信息、谋略或向领导进言时,不但要参在点子上、谋在关键处,而且要注意参谋或进言的表达方式。”[3]因此，秘书在给领导提意见或建议的时候，不仅要分清场合，还要注意领导当时的情绪变化,准确的理解和把握领导的想法和意图。这样，秘书不仅可以获得领导的信任，而且可以提高工作的质量和效率。