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    二、撰写公文职能

辅助决策的一个必要的渠道是公文写作。现代大部分人只看到了撰写公文的响应性，认为其只是对国家层面政策的呼应，但是却忽视了其包含的文字魅力与价值。写好一篇公文稿对任何一个秘书来说都是一个不小的考验，在各个阶段都要做好准备功课。在初期预备阶段，需要进行信息的广泛罗列，汇集和分类多样信息；在决策进行到中期时，要经过内容定性，研讨证实；在终期落实过程中，公文写作还需调查意见，进行反馈总结以求得完善。所以撰写公文文稿其实是一个秘书将意见以书稿的形式分析陈述给领导，结合自身的分析判断可行性，提供给上级参考的辅助过程。当然，最终我们看到的可能是是某一领导或一机关团体的发言，而不是表现为个人见解形成的工作成果。然而应该值得关注的是，秘书人员通过这种为他人立言的公文写作，从而完成了自我价值的升华，获得了自我满足感的同时也取得了社会认同，同时达到了决策辅助的效果。文献综述

    三、协调督察职能

秘书的协调主要指关系的协调。关系有很多，比如改善组织、工作及人际关系。协调也不是随随便便的，必须在自身的工作职责范围内或是经领导许可后的。协调的目的是促使各项活动处于和谐状态，以顺利实现决策目标。秘书的督查是指对决策指令实施情况的实施情况进行检查，督促其办理落实。1981年的广州烟叶诈骗案致使国家外贸损失将近300万美元，一份函电经由十位领导过目其中五位作了批示，却因为没有和下级部门协调具体情况，各部门执行不力，最后没了下文，宛如石沉大海。有人批办文件却没人负责催办，结果等于不办。只批不办，其实就成了“官样文章”。决策活动中秘书人员发挥协调督察职能有着重要作用：第一，调节各部门，各人员之间的矛盾冲突，提高效率，实现决策目标；第二，保证各项决策指令快速及时贯彻落实；第三，发现问题，及时提出解决方案，修正完善决策；第四，拉近与群众的关系，改善企业或团体形象，促进部门工作态度由自由散漫到严谨踏实的转变。

    四、事务管理职能

在很多影视作品中我们都能看到秘书的身影，小到给领导开车门、订午饭，大到陪同出席重要会议或者代表领导实地考察、对外发言，可以说是无所不做。那么这么多事情要做，怎么忙得过来呢？“科学化的决策强调工作时效，这和秘书的事务管理需遵循高效原则有着不可分解的关系。秘书快节奏高效率的管理事务能有效促进领导机构特别是领导者工作效率的提高，从而对整个组织运转产生积极的影响，以适应科学化决策的需要。”[1]

效率是关键。

    五、参谋咨询职能

由于领导者的知识层面和情感层面带有一定的主观意识，在处理、决策时不一定能完全客观看待问题，此时，秘书工作者的参谋咨询职能就显得尤为重要。[8]由于秘书在日常工作中全面协助领导处理各种事物，具备了为领导提供参谋咨询的主观条件：一是熟悉领导的权责范围、工作内容、个人习性，对于各方面信息了如指掌；二是熟悉领导的工作习惯、思维方式和工作重心；三是对于组织内部的情况和政策理念都有所把握。公元812年唐宪宗决定册封嫡子李宥为太子，并改名为李恒，按照古代封建皇位立子以嫡原则，李恒是理所当然的继承人。但是当时唐宪宗还有一个长子李宽，比李恒年长，而且在朝中有一股支持力。这让唐宪宗很为难，他打算让翰林学士崔群以李宽的名义写一篇推让太子之位的表彰，从宪宗的角度看这一想法也不无道理。但是崔群认为：“凡是将本该属于自己或者本应取得东西让给别人才称为推让，李恒是陛下与正妻所生的嫡子，是皇位的合理继承人，李宽哪里来的资格说退让呢，情理上不是乱了么？”宪宗觉得他说的很有道理，也就不让他写这份表彰了。李宽本来就没有资格被立为太子，若是写了推让太子之位的表彰反而会让他心生嫌隙，产生非分之想，觊觎皇位，埋下祸根。应该说崔群是很了解唐宪宗的，所以他在这个问题上给唐宪宗作参谋时，能考虑得比宪宗更深远、客观，站在大局的角度。不仅帮助唐宪宗走出了情感和认知的误区，而且发挥了一个秘书深思熟虑，尽心参谋的职能，杜绝了祸患的发生。[5]（P10-12） (责任编辑：qin)