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   （三）秘书语言要条理清晰、简洁明练

    如果在时间充分且条件允许的情况下，秘书在每次开口之前，最好能想清楚自己这次要说什么，即“打腹稿”。若在做事之前没有充分准备，对所面对的问题一无所知的话，就会感到惊惶失措、猝不及防、无从解决，从而影响事务处理的整理效率。可以试想，一个冒冒失失、语无伦次的秘书，绝不会好过一个经过深思熟虑、条理清晰地向领导汇报的秘书。面对来访者的投诉，如果能预先了解其诉求，那么就可以有针对性地提出相应的解决措施；在向领导汇报时，想好汇报的一级重点是什么，次重点是什么，非重点是什么并逐条向领导说明，这样既能使领导迅速了解他想了解的内容，又会使领导对该秘书处理信息的能力感到满意，如此两全其美，那么此次汇报就达到了理想的效果，便能顺利地辅助领导的工作。如领导询问一件事情的处理结果，秘书应抓住领导所希望知道的重点，即“结果”二字，那么秘书就可以迅速做出反应且汇报结果，等到领导进一步询问事情处理的过程，秘书才应再详细汇报。否则，当领导只希望听到结果时，秘书却将事件的起因、发展、过程等都叙述出来，这样不仅没有让领导得知他想了解的内容，且会让领导觉得该秘书说话语无伦次，抓不住重点。