（二）秘书人员拥有较好的语言艺术是提高办公效率的有效途径

    当代的办公室工作对秘书人员提出了全面掌握现代科技和熟练运用口头语言艺术的要求。减少同事间的摩擦和误会能有效提高工作效率，这就要求秘书人员不单要能说会道，还要能灵活变通地处理好周围各种复杂的人际关系。一个具有创新发展能力的秘书能从各方面发现问题，提出问题，解决问题，提高办公效率，进而推动各项工作的顺利发展。此外作为秘书，得体的措辞传达着乐观积极、友好热情的信息，也能展示出秘书稳重大方的形象。

   （三）秘书人员拥有较好的语言艺术是现代化社会交往的发展趋势

    现代化社会在各个方面都开始重视速度和效率，相互之间交流联系也变得简单有效，所以更要讲求表达的效果和质量。现代科技的发展不单为秘书的语言表达提供了物质前提，也提出了更高的要求，故而重视秘书口头言语表达的分析与探讨，是当代社会交往的必然趋势。

二  秘书语言的要求

秘书的语言艺术因其职业的特殊性而具有与众不同的特点。秘书因其特殊的身份和工作性质，需要经常向领导请示各项问题、汇报具体工作、反映情况和提出建议，或代表领导到下层传达指示、考察民情、调查研究、收集民意，或对会议的决策、领导的批示和交办事项的贯彻落实情况对下级有关部门进行督促和检查，或在机关接待访客，或进行电话事务等, 都要使用有声的口头表达语言。因此，作为秘书需要具备较强的口头表达、与人交流的能力。

   （一）秘书语言要合乎礼仪

    自古以来，人际交往中的第一原则就是“以礼待人”，礼貌是对他人尊重的最直观的表现和情感的流露，是人际交往的基础和前提，是交流双方的引导线。秘书的工作性质决定了其每天都要和各种各样的人打交道，与人交际最直接有效的方式就是口头交流，那么秘书人员就尤其要注意自己的语言是否合乎礼仪，是否做到了以礼待人。与人交流时，秘书人员应具有的基本礼仪就是保持自己应有的风度，有来有往则为礼，获得别人尊重的前提条件是自己先尊重对方。在实际交往中，人们对礼貌的感知是非常敏感的，即使是简单的“请”“谢谢”等字，都会让人觉得温暖和亲切，相反，不当的用词会直接使对方心生厌烦，不仅不利于维持秘书人员和同事以及领导的关系，而且对开展工作也无益处。想要做到语言措辞合乎礼节，对人的称谓就必须要妥帖恰当。称谓反映了对话双方的密切程度，恰当适宜的称呼，使人亲切，拉近了自己和对方的距离，谈话便有了良好的开端和氛围；不适宜的称呼，经常容易引起别人的不愉快乃至生气和愤怒，使交流难以维持，更别说进行以后的工作了。“秘书人员在和他人的交往过程中，要根据对方的身份、年龄、职位、性别等具体情况及交往场合、关系的亲疏来决定对方的称呼。”[2]（p71）对尊长和领导要尊敬，对平辈要亲切，对首次见面的人要使用全称等。尊重不是刻意盲从，也不是姿态卑微，而是不卑不亢，尊重了他人的同时，也获得了别人的尊重，只有站在平等的平台上，才能实现以后的交流。如此看来，“合乎礼仪”是秘书语言艺术的最重要、最基础的原则之一。

（二）秘书语言要真诚恳切文献综述

“真诚”是人际交往的平坦大道，谈话双方的交流真心与否，坦诚与否，都能决定是否可以获得他人的信任。想要获得他人的信任，就要真心实意、坦诚大方、光明磊落、自信从容，从心底让他人接受并认可。孔子曰：“民无信不立。”热烈真诚的情感能事半功倍，往往不需要刻意而为之，就能达到预期的目标，相反，斤斤计较，过于圆滑世故，会让对方觉得不可靠、不能信任，一旦形成了这种认识，对方就很难再对固有的印象作出改观，若是连最基本的信任都不能保持，那还如何发展？有诗云：“功成理定何神速，速在推心置人腹。”[4]（p60）人类的语言之所以具有独特的艺术魅力，不在于说得多么流畅，不在于辞藻多么华丽，不在于修辞如何丰富，而在于表达是否真诚恳切，是否朴素动人。秘书人员如果能凭借自己得体的语言表达出自己的真诚和恳切，就能很容易赢得别人的信任，赢得领导的信任，有利于向下开展工作；赢得同事的信任，有利于将下情上传给领导；赢得了来宾的信任，有利于两边合作，促成共赢。真诚二字，绝非一种纯粹简洁的礼仪形式，它必须有内心的宽容和谦逊作为强大的后盾，知书达理，情真意切，真诚的内心就会慢慢表现出来，用诚挚的心去对待别人，可以使秘书人员在较短的时间里建立起广泛的人际关系，广泛的人际关系对于秘书人员的重要性是不问可知的。此外，秘书人员的语调也应加以注意，不管在人多的大场合还是人少的办公室，不管是向领导汇报或是接待来访者，秘书在讲话时都应把话说清，尽量使声音能让人听的清楚明白，这不仅是对人起码的尊重，能有效避免因为重复话语而出错，也可以减少不必要的误会和麻烦来*自~优|尔^论:文+网www。youerw。com +QQ752018766*。