秘书工作的历史源远流长,其中历代选拔秘书的经验尤为可贵,对今天培养和任用秘书人员有借鉴作用。兹将散见于史籍的这方面记载搜集。整理,作扼要介绍。

秦代是第一个统一的中央集权的封建国家,其选用秘书的主要特点是世代相袭。当时以承办文书为主要业务的秘书人员称“史“。这是一种专门职业,世代相论文网袭。其后代自幼就被送入专门的学校学习,这是最早的培养秘书人员的专门学校。秦律规定,凡非史之子不得混入这类学校,违者治罪。同时,凡犯过罪的人也不能担任文书工作。

汉代,中央集权的统一封建王朝已趋于巩固,选用秘书人员已着重于业务能力。当时,中央政府机构尚书台和御史府任用秘书,需经过严格的考试。汉书·艺文志和说文解字卷十五引尉律中均有记载。这些部门的秘书,年龄须在17岁以上,要能背诵书九千字以上,并考其大篆。小篆。刻符。虫书。摹印。署书。书。隶书等八种字体。每年年底,先在郡一级考试,合格者由郡守移送于京城,再经太史面试,取其中优秀者派至尚书台和御史府任尚书令史,掌写文书。尚书台中为朝廷起草公文的尚书侍郎,要求更高,除注重其文采外,还很重视实际工作的锻炼。初入台时只能任尚书郎中,为见习官员,满一年后升为尚书郎,协助诗郎办理文书事务,三年后才能任尚书传郎(事见东汉会要·诏令)。

魏晋南北朝时,秘书写作已发展为一门专业性很强的技艺。统治者在选用秘书时已要求其精于业务,以提高文书工作的质量和使文书卷面字迹美观。当时,士人中出现了文。笔之分。文即文章诗赋,须有情辞声韵。笔即公文,不须有韵,也不必具有文采,只须直言,着眼于叙事达意,施于实用。凡表。奏。书。檄等公文皆称笔,它有一定的格式,多为四字一句。能写文章诗赋的士人不一定能拟写公文。为此,产生了许多专以拟写章。表。书。奏的著名人才。统治者都竞相招纳。礼聘他们担任秘书。如陈琳。阮路被曹操所聘用。曹丕赞誉他们为章表,令之隽也。“①又如南朝善作表。奏。书。记的任陆,先后为宋。齐。梁三朝所任用,时王公的表奏。朝廷的文诰多出其手,时人将其与当时著名诗人沈约并称为“沈诗任笔“。这些秘书落笔神速。拟稿精确。如阮禹在曹操大军出发讨伐韩遂时,受命作檄文。他在马背上一挥而就,撰成为曹公作书与韩遂。曹操审阅时,竟无法增减一字。

同时,由于魏晋南北朝时书法的发展,出现了许多书法家。统治者纷纷聘请他们担任秘书。如曹操四处募求,聘得梁鹄为选部尚书,掌管文书奏章;梁武帝聘用工褒为秘书郎;北齐尚书令司马子如任用赵彦深为文吏,掌抄写文书。参与机密;著名书法家王蒙之。王献之。王徽之各被聘为内史。中书令。黄门侍郎等秘书官。

唐代选用秘书的要求已趋于全面,不但要求他们文化水平高,工于书法,擅长写作,还要求其娴于辞令和有制理公文的能力,且考虑到了外貌的要求。唐代以科举考试取士,凡应试士人须经所在学馆或地方政府初试,合格者送礼部参加省试。省试录取者为进土及第,他们还须通过束部主持的释褐试才能接官。释褐试包括身(身材相貌)。言(口才)。书(书法文理)。判(判理政事的能力),先考书。判,凡楷美道美“。文理优长“,即书法工整。文理通顺。判事能力强者,才能再看其是否体貌丰伟“。言辞辨正“,即相貌端正。口齿清楚。四项全通过者授官,其中大多数授予九品小品,派往地方政府任文吏,日后再逐渐提升。文束即从事文书工作的秘书人员。

宋代以直接考试拟写应用公文的能力选用秘书。选拔目的具体,要求明确,将秘书选拔制度大大推进了一步。由于王安石改革科举时,考试内容由重文学诗赋改为重经义。策论,录取者虽通晓经学而文学水平降低,且不熟习公文拟写,使朝廷在起草诏。洁。章。表等公文时,极感缺乏专门人才。为此,三省上书皇帝,陈述其严重性,指出:“今进土既纯用经术,如诏诰。章表。赦敕。檄书。露布。戒谕之类,皆朝廷官守日用不可缺者,若悉不司试,何以兼收文学博异之士。“②宋哲宗采纳此建议,特设宏词科,专门选拔朝廷所需的文字秘书,规定只有取得进土资格者才能报考,以要求考生必须博览古今。熟悉经史,有很高的文学修养,在此基础上再试其公文写作能力。相当于今天从有高学历的知识分子中考选文字秘书。自此形成了两宋选拔朝廷文字秘书的制度。南宋高宗时,改词科为博学鸿词科,并放宽报考限制,以扩大生源,不论有无出身者皆可应试。但是,考试规则愈加严格,考试的内容应用性更强,规定“以制。诏。书。表。露布,檄。箴。铭。记。赞。颂。序十二件为题。“③凡报考者,须依这12种文体各作应用公文2篇,于报名时递交礼部,由学士院中的学官审阅,合格者才准予考试。京城外的应试者,若为现任官。须将作文交上司审阅,合格者才允许离任赴京应试。考试时从12种文体中取6件命题,答卷要求准确。通顺。简练。录取者分上。中。下三等授职,并可减少磨勘(升迁的考授期)年数。

元代,秘书选拔制度已趋于成熟,不仅要求秘书须有良好的品行。业务能力。实际经验,而且还创立了逐级升补的办法。有效地保证了上一级机构中秘书人员的素质。元代各级官员大多由蒙古。色国人担任。他们之中多数人不通文墨,难以胜任政务,遇有政事,往往以旧例为准处理。而抄写。检寻旧例。援引为法的都是通文墨的椽史。令史。书写等秘书人员。他们俸给极薄,难以维持生计,往往利用职务之便,构私舞弊,以致刀笔下吏,遂致窃权势,舞文法矣。“④统治者这才认识到秘书人员的重要,名分虽微,所系甚重。“⑤于是,制订了严格选用秘书人员的条例。规定各官衙秘书须从年深通晓刑名。练达公事。廉慎引止。不作过犯“⑥的束员中挑选,其要求为首论行止,次取吏能,又计月日多者为优。“⑦即首先要求业务能力,再次要求曾担任过公职多年。有实际工作经验的人。根据这些条件挑选出来的秘书,还须身份清白。可靠的人担保具结,最后经监察官审查合格,方可任用。而在职秘书中不符合上述条件者,一律罢官“。

对于中央政府机构的秘书,要求则更严。除了上述条件外,还规定,凡国家政务中枢中书省的秘书须从枢密院。御史台的秘书中选用,而枢密院。御史台的秘书从六部的秘书中选用,六部的秘书则从诸路岁贡(各地每年按规定向中央贡献人才)中任用,岁贡“须通吏事。知经史。同时,内外职官中有足以能胜任秘书工作者,也许罹用,后规定半数的秘书须由在职官吏充任。

明代,科举制度臻于完善。统治者通过层层考试,将最优秀的人才选拔出来,任用为朝廷各部门重要的兼职或专职秘书,并由进士。举人担任地方政府中的秘书,普遍提高了秘书的文化素质和各级秘书工作的质量。

清代科举考试分数级,最后通过殿试(皇帝亲自主持的考试)的被称为进士。进士的前三名,即状元。榜眼。探花,授予翰林院修撰。编修之职,负责记录皇帝的起居注。进讲经史及草拟朝廷册诰等公文,为带有秘书性质的官职。他们如升任翰林学士,则往往入内阁,成为朝廷拟制公文的高级秘书。其余的进士再经过一场考试,称馆选,考取者入翰林院学习。称庶吉士,三年期满,成绩优秀者授编修。检讨,次一等的用为六科给事中。主事。中书告人。行人等秘书官和其他官员。地方各官衙中的秘书官也多任用进土。举人担任。清代设立了协助皇帝处理军政事务的军机处,相当于皇帝的机要秘书处。军机处人员精干,除若干名军机大臣外,具体处理文书等事务的秘书官称军机章京,俗称小军机“,名额仅为36人,由军机大臣从内阁。六部。理藩院等部门的中书。郎中。员外郎。主事。笔帐式等职官中初选,予以考试。合格者被引见皇帝,由皇帝亲自决定是否任用。其任用的条件有四:人品端方“。年富力强“。字画端指“。庶官之傲慎者“⑧,即品德良好。相貌端正。年富力强。字迹端正。由于军机处办事以迅速。慎密为准则,所以,特别要求敏“,即处理事务敏捷,拟写公文迅捷;慎“,军机处为掌管国家核心机密所在,军机章京必须是办事谨慎。守口如瓶者。同时,为防止结党营私。泄漏机密,还规定凡曾跟随过三品以上官员者,不得任用为军机章京;如现任者其原来跟随的主官已升为从三品,则令其退出军机处。

清代用这些条件精选出来的军机章京,以区区36人,协助皇帝处理着庞大的封建王朝的军政事务,其精干之程度。效率之高,实为历代皇帝机要秘书处之最。这表明了清代秘书选拔制度的完善。

综上所述,可知古代的秘书选拔制度是由低级至高级。由简单至复杂逐步完善起来的。就其选拔方式而论,有学校培养。科举考试。聘用。从有实际经验的职官中精选和从下级机关秘书中提拔等。就其选拔标准而论,有政治上可靠。文化水平高。博学多才。工于书法。业务能力强(包括拟写。处理文书和办事等)。实际工作经验。年富力强。敏捷。保守机密等要求。这些宝贵的经验都是值得我们借鉴的。

注:

①曹丕:典论·论文

②续资治通鉴卷八四家哲宗绍圣二年

③续资治通鉴卷-一二宋高宗绍兴三年条

④元史纪事本未·科举学校之制

⑤⑥⑦元典章卷十二吏部

⑧梁章钜:枢垣记略卷二二