（二）当说则说

秘书除了是领导的助手，更是敢于纠错的朋友。当领导工作某一方面有所偏差时，秘书应当及时提出，就如被誉为“千古谏臣”的唐朝名相魏征。《贞观政要》中记载，魏征一生向唐太宗面谏五十次，谏诤多达“十余万言”[2]。正因为魏征的多次直谏，及时提醒唐太宗一切以勤政为民为出发点，才间接成就了历史上的贞观之治。比如唐朝规定年满18岁的男子要求参见征兵。然而某年，唐太宗为巩固边疆，下令扩大参军人数，要求16岁以上男子就要应征。魏征坚决不同意，他说：“竭泽而渔，焚林而猎，这是杀鸡取卵的做法。军队的力量不在数量上而在质量上，仅仅为了充数而征不在年限的男子，这是失信于民的做法。”之后，唐太宗听了魏征一一列出的失信于民的例子，顿感自己的做法何其不恰当，立即取消了命令并赐予魏征一杯美酒鼓励他的谏言。因为魏征的谏言，当说则说，唐太宗才能够避免政策的失误。魏征在唐太宗面前谏言献策与今天秘书在领导身边出谋划策的工作是一样的。所以，秘书应当学习魏征的当说则说，积极指出领导不恰当的决策。要及时提醒，不能因为碍于领导的地位不敢说，更不能因为自己没有责任而不管不顾。然而，秘书及时纠错，不是肆无忌惮地说哪里不正确，而是选择适当的说话技巧，楚庄王统治朝廷三年，却没发布一项号令，也没有一项政绩，而是整日纵情歌舞。大夫伍举借“不翅，不飞，不鸣”的鸟是什么鸟这一谜语来劝谏楚庄王。楚庄王立即明白伍举的意图，说：“我猜着了。它可不是只普通的鸟。这只鸟啊，三年不飞，一飞冲天；三年不鸣，一鸣惊人。你等着瞧吧。”楚庄王自此亲自听取政务，国力被大力整治，使得楚国称霸天下。[3]伍举巧借鸟儿的“一鸣惊人”委婉含蓄地成功劝诫楚庄王管理国政，秘书在工作中也应当学习伍举巧妙地说话艺术，托物言志，委婉含蓄地和领导说话。在说话的过程中，秘书的言辞要始终抓住领导的心，一步一步巧妙而深刻地阐述自己的看法，最终协助领导发现失误并修正失误。

（三）讲究效率文献综述

莎士比亚说：“放弃时间的人，时间也会放弃他。”这句话告诉我们要珍惜时间，懂得时间的重要性，从另一方面来说就是告诉我们要学会讲究效率。秘书的工作更加要求讲究效率。为了提高效率，秘书说话的时候就要求简洁明了。比如给领导汇报工作时，秘书要学会将完善的信息分层次，按要点汇报信息。此外要注意以下几个方面：首先，秘书不要说“也许”、“大概”等不确定词，也不要频繁说“这个”、“那个”等口头语。其次，少用修饰词、倒装句，不用隐晦、艰涩难懂的词句。最后，秘书需要说“短话”。“短话”即说话的内容有主次，有详略，点面相结合。秘书向领导汇报工作时，要将重要信息优先传达给领导，之后再按照时间、地点和会议内容的顺序说明。比如小李对领导这样说：“总监，市办会议通知，17日下午14点在市长办公室召开人事会议，王市长主持会议。”这样精简的汇报，不仅让领导清楚得知会议的时间、地点，而且提高了工作效率。秘书能够用一句话说清的问题，用了两句乃至三句，不仅耽误领导的工作时间，降低工作效率，还会淹没汇报的重点，进而贻误工作。总之一句话可以说明了的，不要加词加句。作为秘书，要做到讲出的话一语中的并且逻辑严谨，达到可以用最少的话语表达出多信息的效果