既然表述的特性要求文秘掌握规范的交际模式，那么结合文秘交际活动的特点，文秘专业的学生又该从哪里入手呢？

笔者认为，这里可以借鉴表述的三个重要的结构特征：一是话语主体的更迭，它规定了话轮的边界，本身意味着话轮的结束，因此对听者有需要回应的要求。而对于文秘来说，对说者的及时反馈是十分必要的，这样才能够在下一个话轮中尽快占有有利地位。论文网

完成性是表述的第二个结构特征。其中最关键的就是尽量在与对话人交流中获取有益的信息，从而为传达自己的思想并使之成为现实做好准备。另一个准备就是话语体裁：从哪里切入、从哪里引申，何时插话、何时完结，都需要一定的话语体裁储备。这就要求文秘专业学生多进行实习工作，尽快融入交际环境，以便在潜移默化中掌握这种话语体裁。

第三个特征最能体现文秘交际的特性，也是社会交际的重点，那就是每一种表述都不可避免的带有说者的情态，即说者带有一定的目的性并力争对听者产生最大影响。文秘工作具有辅助性和从属性，如果需要对听者施加影响则会更多体现在对决策者的补充和引导上。

但是，在具体的交际活动中，各种交际变体可谓是千变万化、难以估量，那么，在这种情况下，文秘又应该如何利用表述的特性来获取语言交际中的关键信息，从而快速有效地反应以完美处理事务工作呢？为此，笔者将结合言语体裁的表述特性对以下两个案例进行剖析：

例一：来自美国辛辛那提大学秘书系教授乔治·瓦格纳所提供的的一个经典的范例——某董事长收到一封来自长期业务往来的经销商的无理商函，该函的内容让董事长大为光火，于是，董事长把自己的贴身文秘叫来，要他迅速按照自己的意愿回复该信，大意是：这封无理的信函真是出人意料，虽然我们曾有过长期的生意合作，但我想我们的这种关系也只能在这里终止了，另外，鉴于信中的态度，我准备公开此事。他要贴身文秘依据以上内容，迅速给对方回复。那么，文秘对此应采取何种措施呢?

这里提供了四种方案：

A。文秘立刻照办去回复信函。

B。文秘把这封信压下来。

C。文秘向董事长建议，不要为了一时意气，得罪有长期生意往来的经销商，让董事长好好考虑一下。

D。过一段时间后，等董事长冷静下来，再让他重新过目已经打印好的信件，并请示是否可以寄出。

最后，乔治·瓦格纳教授给出了答案，在这四种选择中，最恰当的做法是 D[8](p16)。

笔者认为，在这个案例中，贴身文秘面对的是如何应对上司非理智思考下的决策问题。如果从言语体裁理论的角度来看，文秘要迅速对董事长的决策进行反馈，具体步骤就是从整体上对董事长的决策进行全面的把握和理解，找出董事长决策中突出、强调的部分，在上述案例的背景下，贴身文秘可从两方面考虑上司做出的这种决定——一是董事长本来就有和经销商终止合作关系的想法，而这次正好是个合适的时机；二是董事长还想和经销商继续合作，只不过是碍于面子，一气之下做出这样的决定。关键在于，董事长究竟想得到何种回应，笔者认为这一点取决于经销商对其的影响力。在这种情况下，文秘要注意如何传达自己的看法，从而协助领导进行决策，如果是有过多年工作经验的文秘就会留给董事长足够的时间，让董事长在事后冷静思索，然后再去请示，这时，如果现实情况符合第一种可能性，那么董事长应该就会做出肯定的答复；如果出现的是第二种可能的情况，董事长则会相应地做出否定的答复。这样的做法也就能有效避免对上司意图的盲目揣测所带来的问题。文献综述 言语体裁理论视野下的文秘语言交际和应用(3):http://www.youerw.com/wenxue/lunwen_200400.html