二 秘书工作中交际语言的运用

秘书工作中的交际语言包括秘书的口头语言和秘书的人体语言两个方面，在工作中，秘书恰当地运用交际语言，不但可以提升自己的个人形象，而且还能够提高工作效率，更好地为领导分忧解难。下面从两个方面分别探讨秘书交际语言的运用：

(一)秘书口头语言的运用

“秘书口语并不是指秘书人员在任何情况下使用的口头语言，而是指秘书人员在进行工作时所使用的一种规范性的口头语言。”[1](P264)口语具有信息载体的有声性、交流的直接性、思维与语言的同步性、声音的瞬间性和风格的通俗性五大特性，而秘书口语由于工作特点，又有其独特的风格，平实、简洁、文雅、婉曲和灵活。正是根据口语的五大特性和秘书口语的独特风格，秘书从而掌握口头语言的运用。

1。秘书口语运用的原则文献综述

(1)条件许可，打好腹稿。“人们常说‘不打没准备的仗’，如果在做一件事之前，没有做好充分的准备，对未知的挑战一无所知的话，在面对问题时就会手足无措。”[2](P71)比如当面对客户的投诉时，如能提前了解到该客户的需求，那么当面对责难时，不至于手忙脚乱，而是能够通过采取相应的举措，迅速地解决问题；如能在向领导报告工作之前，就已经想好如何合理安排时间，汇报事情的先后和主次，以及领导最想了解什么，这样就能更好的协助领导的工作。

(2)吐字清晰，语调灵活。秘书在进行口头交际时，首先要讲普通话，口齿流利、吐音清楚，说话务必要让人听清和听懂，吐字清晰也能避免出现重复话语的状况，同时减少甚至规避因语音误差而产生的歧义状况。与此同时，还要注意语调在口语表达中表情达意的作用，在与人交际时语言要真诚，对自己所想要表达的内容，有深刻的理解与真实的感受，并且善于通过灵活运用语调的变化，以加强交谈时所求的表情达意的效果，让交谈更具有影响力。

（3）用词通俗，表达易懂。秘书在与人交际时，应尽可能多的运用常规词和基本语，做到让人能一听就懂，以达到便于沟通感情、传递信息的效果。不然，可能会造成对方理解有误的情况，导致交谈兴致丧失，无法达成交际目的。如一个秘书去拜访一个暴发户客户，正赶上人家宾客盈门，他觉得自己不该这个时候来，连连向暴发户道歉：“请恕冒昧，请恕冒昧！”这话使得暴发户愣住了，虽然并未立刻变脸生气，但是在随着之而来的第二日，他却特意跑到公司质问秘书的老板，为何秘书要在他妹妹嫁人的日子死皮赖脸的说：“请许胞妹”。弄得秘书哭笑不得。这就是交际语言运用不当造成的误会。

（4）思路清晰，自然晓畅。秘书在交际时要想做到说话清晰，要先做到思路清晰。所以，秘书应该注意培养和训练自己的表达能力、语言组织能力，让说出的句子连贯流畅，表达的意思完整贴切。否则，如果秘书说的话颠三倒四，表达不清，不仅浪费时间，还会影响自身及公司形象。