浅谈高校学生档案管理存在的问题与改善措施

学生档案是学生在校期间学习。生活和各种社会实践活动的真实历史记录,它作为高校档案的一个重要组成部分,会对学生今后的学习。工作和生活产生深远的影响。所以,高校对学生档案的管理工作直接影响到学生的切身利益,做好此工作具有非常重要的意义,也是高校论文网总体工作中的一项重要任务。

1学生档案管理工作存在的问题

1。1管理体制不规范,管理人员队伍薄弱

目前还未颁布相应的档案管理法律法规,导致档案管理单位不统一。有的高校学生档案管理由就业指导中心负责,有的由学生处负责。有的由系部负责。有的由档案部门负责。如某学生档案管理由学生处管理学生事务的老师兼管,整个学生人数超过1万人才配备一名兼管老师。随着扩招,新生数量的不断加大,学生档案的管理工作也变的越来越复杂,原有的高校学生档案管理人员已经不能满足现有学生的需要,出现人手严重不足的现象。加之兼管老师几乎未接受过任何档案管理方面的专业培训,缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论。基本知识和基本技能,只能自己摸索,现学现用,管理人员队伍相当薄弱。

1。2管理技术落后,档案存放散乱

现阶段学生档案主要以纸质档案为主,并且档案管理还是以传统的手工操作为主,在这种管理技术严重落后的情况下,学生要想查看自身档案,必须进行手动查找存放在档案柜里的纸质档案,不能进行信息网络搜索。而且没有专门的学生档案室,档案只能分散存放在各办公室文柜里,存放较为散乱,不便于档案的管理。管理方式实属粗放式管理,没能把学生档案管理网络化。科学化。现代化。随着学校规模的不断扩大,学生档案数量也不断增加,原始的管理技术已经远远不能满足现代化高校的发展需要。尽管很多的高校都配备了计算机,但是并未真正实现学生档案的信息化,仅仅是现代化的管理工具发生了变化,档案的管理方式并没有发生本质的变化。在这种形势下,学生档案管理工作的科学化。规范化和现代化进程还需要很长的一段距离。

1。3学生档案内容单一

学校学生档案内容只有固定的几种:学生登记表。学生成绩单。毕业生登记表。报到证存根。学生综合测评。毕业生资格审查表。中学档案。内容千篇一律,固定化。模式化,既不能反映学生的全貌,也不能突出学生的个性,仅仅是反映了学生的部分情况和表现。从用人单位的需求出发,随着社会的发展和进步,用人单位在招聘时已经不仅仅注重学生的成绩,还注重学生的各项基本素质,比如组织能力。团队协作能力等。所以,从这个角度来看,现有的学生档案是不能满足用人单位的需求的。另外,学生档案材料不全面,也不利于教师选拔学生干部和对学生进行管理,会直接影响学生各方面能力的培养。从学生入学到毕业,档案材料几乎没有被开发利用过,在学生毕业时才从各个教学管理部门匆匆收集材料。匆匆装入档案。只有在毕业生择业时才被用人单位调阅,档案资源被闲置,没能发挥更多的作用。档案材料的不足,也使学生档案无法反映学生素质的动态发展过程。

1。4毕业生档案转递机制不完善,转递方式多变,转递效率低

广东省大部分高校2009年以前毕业生档案是通过机要局转递到毕业生各生源地人事局。就业单位,2009。2010年通过广东省就业指导中心委托第三方转递,2011年机要局不受理毕业生档案转递,省就业指导中心只接收暂缓就业学生档案,高校只能自行联系邮局转递,由于全省各高校毕业生档案整理邮寄格式多样。各地人事局接收标准不统一,导致部分地区毕业生档案被退回,只能重新按特定地区选定格式重新邮寄,导致转递工作十分缓慢。这样多变的转递方式严重影响档案转递工作,每年都要重新联系不同的单位进行沟通,协商转递方案。转递费用等。不利于档案转递后的查询,容易造成档案丢失。

1。5学生档案意识薄弱,大量档案滞留

高校的档案知识的宣传不够,学生档案意识淡薄,保密意识差。许多学生对档案的内容。作用。转递方式等一无所知,对自己的档案漠不关心,认为有没有档案都无所谓,岂知到了需要用档案的时候,才匆忙来到询问。查找。每年都有中途退学。考试科目未通过。受纪律处分。参军等不能正常毕业学生。其档案无法寄出,学生又不过来取回,导致每年都有档案积压滞留,浪费档案储存空间。

2改善措施

2。1国家或省出台相关档案管理规范文件,明确档案管理制度,提高管理方法

高校应该根据实际情况,按国家相关文件要求制定适合自身管理法规和细则。如学校可以学生处为统筹,把档案管理下放到各二级(系)学工办。这样做既顺应学校的发展,大大增加档案管理人员,充实档案管理人员队伍,又可加大学生纸质档案的存储空间,做到系部之间独立按年级。专业班级存放档案,不至于全校学生档案混杂存放在某个部门的不同办公室,造成混乱。定期邀请专家对档案管理人员进行专题培训,丰富档案管理知识,提升档案管理业务水平。

2。2引进各种硬件。软件管理设备,逐步实现学生档案的信息化管理

学校应该重视学生档案管理,加大资金投入,如购买或开发档案管理系统。扫描仪等,实行档案过机入库,档案检索数字化。网络化等。逐步实现学生档案的信息化管理,运用现代化的手段管理学生档案,将每个学生可以规范化的档案材料录入到学生档案信息库中,在建好基本信息的基础上,随时录入学生的最新信息,并及时对录入的信息进行维护和更新,确保信息数据完整。真实。准确。在日常工作中我们可运用信息库存,对学生的个人信息进行查询。统计。服务。当用人单位来考查学生时,就可以及时为其提供或打印一份准确的毕业生个人信息资料。这样不仅有利于档案的规范化和科学管理,还有利于档案信息的开发和利用。学生档案的信息化管理也正是未来学生档案管理工作的发展趋势。

2。3丰富档案内容,及时归档

大学对一个人的发展来说,是至关重要的,前面提到的档案下放到系部管理,有利于档案材料的及时归档,学生材料一形成,即可装入档案,避免了学生毕业时才匆匆归档。大学生在校期间的内容应尽可能的详细可靠除了传统的材料外,应增加能够反映学生特色和时代特色的材料,诸如学生的大学生英语四。六级证书,计算机等级考试证书,大学生心理测试成绩,发明创造证书,能力。技能竞赛证书,社会实践活动材料。科技创新项目的合同。结题报告。学生创业实践材料。诚信档案材料。处分材料等。处分材料如实入档可大大提高对学生的威慑力,对降低学生违规行为有着极其重要的作用。更多更详细的材料更能突出学生的特点,大大提高毕业生就业竞争力。

2。4明确转递机制,提高转递效率

国家或省应该出台相关文件,明确转递机制。统一。稳定的转递机制有利于提高档案转递效率,利用现代化管理手段,把好档案材料的保密。转递关有利于降低档案丢失率。通过省就业指导中心进行的毕业生档案转递方式是一个不错的选择。只要把整理好的毕业生档案送到省就业指导中心,他就会当场扫描入库准备转递到各地人事局或就业单位,现场把纸质回执给学校,学生可通过大学生就业在线网网上查询到档案去向,可谓省时省力。

2。5加大档案知识宣传力度,增强学生档案意识

学校要加大对学生档案知识的宣传力度,通过校报。广播。校园网站。展览。就业指导课等宣传档案的重要性。要让学生知道学生档案是干部人事档案的重要组成部分,缺少档案材料会对自己今后的发展不利,自觉增强档案意识,配合做好学生档案的管理工作。

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