澳大利亚国家档案馆数字档案加值服务管窥

一。数字档案应用加值服务是信息时代的新课题

妥善保管档案和积极提供应用加值服务是档案典藏机构的两大基本职责。档案管理的最终目的是实现档案价值为各界所利用,充分发挥档案的文献征信功能和文化智识传播。档案本来只是存放在各种典藏机构的文论文网献资料,但是通过各种加值服务,如影印复制。编辑出版。主题展览。目录检索等方式,让更多的人阅读和利用,从而超过档案的原有价值,这就是档案的应用加值服务。说的再简单些,档案应用加值服务就是增加档案的附加价值。具体一点说,就是通过各种创意,创造出大于档案原本价值的过程。那么,数字档案应用加值服务是指对原始档案的内容。服务或技术利用新的数字化方式加以整合或改善,并以多元媒介呈现,从而赋予档案新的生命,产生更高的文献价值和社会影响。

数字档案应用加值服务不仅是档案馆的重要工作,也是档案价值得以实现的基本途径。在档案数字化之后,如何利用数字化档案的特性,提供应用加值服务,以利于档案的快速传播与普及应用,已成为各国档案典藏单位亟须思考的课题。放眼国际,许多发达国家,诸如美国。加拿大。澳大利亚。英国。日本与新加坡等,均投入大量资金进行档案数字化工作,并同时着手数字档案的应用加值服务创新。下面我们以澳大利亚国家档案馆为例,就该馆在档案数字化后所提供的档案应用加值服务方式加以概览。

二。澳大利亚国家档案馆数字档案加值服务

澳大利亚国家档案馆(NationalArchivesofAustralia)隶属澳大利亚通讯信息技术及艺术部(DepartmentofCommunications,InformationTechnologyandtheArts),担负着政府档案管理政策顾问及文化组织的双重角色。澳大利亚国家档案馆下设公众及读者服务(PublicandReaderServices)。政府文书档案管理(GovernmentRecordkeeping)。馆藏管理(CollectionManagement)及综合管理(Corporate)等四个部门,由助理馆长督导。澳大利亚国家档案馆负责联邦档案管理法规,标准订定以及档案文化推动,并在各地设立分馆,负责各省国家档案相关业务。

(一)数字档案应用加值

澳大利亚国家档案馆非常重视数字档案应用推广服务。澳大利亚国家档案馆于1995年完成了数字档案管理的初步规划与系统建置工作。自2001年4月起,澳大利亚国家档案馆已经开始提供数字化服务,使用者可通过数据库搜寻浏览或付费得到数字文档。近年来,随着网络技术的成熟与广泛运用,澳大利亚国家档案馆积极开放其馆藏档案。通过互联网与档案数据库,读者能够跨越国家与地区的地理隔阂,使用澳大利亚国家档案馆开放的数字档案。

澳大利亚国家档案馆经常举办各种网络展览活动,这些活动多以数字化影音媒介展出。为提供进一步服务,澳大利亚国家档案馆编制了100多种单张或数张的概要说明(factsheet),指引研究者开放时间。各项服务与设施及馆藏特定主题或人物提供简要说明,置于网站以便参考。[1

澳大利亚国家档案馆还运用馆藏数据主题式方式,制作及编辑或诠释档案。澳大利亚国家档案馆目前已建立了SODA数字档案馆。这些SODA主题数据是从澳大利亚国家档案馆数字化档案精品中重新诠释产生。2013年国际档案日这天,澳大利亚国家档案馆隆重向世界推出SODA。SODA数字档案主题丰富,包括居民生活。旅行照片。移民材料。历史纪录等等各个侧面的澳大利亚社会历史档案。SODA为那些对特定主题感兴趣的研究人员提供了一个方便的参考。[2更值得一提的是,SODA数字档案还充分发挥当今人们喜爱的社交媒体的传播功能,读者可以随时随地将自己喜欢的SODA数字档案分享到Twitter和Facebook。

(二)档案目录整合加值

档案整合目录检索系统是利用单一接口检索多种档案数据库,旨在于鼓励大众能更普遍地了解档案价值并起到档案应用加值服务的目的。澳大利亚国家档案馆编制各种档案目录检索工具,如研究指引(re?searchguide)。Factsheet和在线档案目录检索。其中在线档案目录检索主要包括查询文书档案的Re?cordSearch和查询照片的PhotoSearch。

RecordSearch大约收录六万个系列文书档案。九千个档案产生者和寄存者(包括机关。个人和组织)的详细数据。800万个档案项目(案卷。地图。海报)及120万个数字影像。RecordSearch提供的检索方式有简易检索及进阶检索两种,简易检索主要提供关键字(或名称)。日期。典藏地。参考号和查询层次等字段,进阶检索则是在联邦政府档案系列系统(CommonwealthRecordSeries(CRS)System)架构下提供组织。机关。系列。项目或所有层级的检索。RecordSearch检索结果以三层格式呈现,第一层的检索结果告知使用者,符合检索值的数据数量,仅列出层次和符合的项目数量。如果要更有效率检索澳大利亚国家档案馆有关个人的馆藏档案,可以使用NameSearch进行搜寻,读者可输入家族姓名后,再选择档案类型后进行检索,其检索结果则从RecordSearch中检索而来。

PhotoSearch是检索澳大利亚国家档案馆馆藏照片的检索工具,目前该数据库收录有16万张照片影像供在线浏览。其检索方式可采取简易查询及浏览查询两种。简易查询以照片相关的关键字。词组。系列号码。影像号码及条形码号等来查询,亦可同时以照片日期来查询。浏览查询则是以主题来浏览图片的查询结果,约可浏览从1860年到1996年澳洲国家及城市人民生活的照片5万5千张。PhotoSearch检索结果则显示照片的相关信息,包括题名。日期。主要主题。次要主题。影像号。条形码。典藏地。其他系列相关案件及系列编号等,使用者并可直接在在线浏览影像。[3近年来,澳大利亚国家档案馆十分重视档案目录检索系统的整合。2008年7月8日澳大利亚国家档案馆宣布,在未来的几年内,澳大利亚国家档案馆将建立一个移民记录在线查询系统平台,即共建澳洲家园“(MakingAustraliaHome-Yourfamilymigrationre?cords),目前该平台已初步建成。

(三)数字档案教育加值

数字档案自从上世纪90年代美国推动美国记忆“(AmericanMemory)数字档案计划以来,即因具有不受时空限制。提供多媒体馆藏及馆藏信息经过组织整理与分析等特质,使其成为教学的新场域。数字档案教育加值是指档案馆藏机构将数字化后的各项档案文化素材放置在网络上,提供使用者查询及欣赏或作为教育的教材,从而大幅提升档案文化传播。教育与研究的档案加值活动。[4]

澳大利亚国家档案馆在其主页设置有教育资源专区,提供联邦。移民。国防。情报。外交政策和土著等六大主题的教育资源,图文并茂地展示了澳大利亚的政治。文化和社会历史。上述各类主题下又分别提供数个主题教育网页,用户可以点击这些网页进入,从而看到百年以前的原始档案。此外,澳大利亚国家档案馆主页还专门为5-12年级的学生设置有Vr-room(Vir?tualReadingRoom)在线教室,内容包含艺术与娱乐。健康与福利。国际关系等9大主题。Vr-room在线教室的每一件馆藏都有属于它的描述,内容包括标题。日期。产生者。媒体形式及版权声明等信息,该馆亦针对每一件馆藏编写学习内容,学生可通过学习内容的信息了解馆藏内容及其教育价值。为便利使用者利用此教育网页,注册登入该网站后,还可针对各馆藏纪录进行储存并标注学习心得。[5]

数字学习已被视为是提升档案教育质量。改善教育资源管理的有效途径,因此世界各国重视并积极发展数字学习;数字档案是针对档案文化资源进行组织整理,所具有的优势及多元特质,使其成为建立数字学习环境的最佳组件。[6]澳大利亚国家档案馆网站的数字档案教育加值应用融教育和档案为一体,将原始的档案内容转化为生动形象的教育素材,并完整地融入在线课堂服务之中。澳大利亚国家档案馆重视档案教育和充分利用现代网络技术推广档案文化知识的思路值得我们思考和学习。

三。数字档案应用加值服务展望

档案为人类知识的累积,隐含着价值无限的知识和文化信息。数字档案应用加值服务是实现档案工作现代化的重要途径和措施。加速数字档案应用加值服务是信息科技时代的重要课题。数字档案应用加值服务应积极从以下三个方面入手:

(一)持续推广国家档案应用。深化档案内容研究。开发加值产品。电子商务。虚拟实境。娱乐学习。创意产品等,均是未来数字档案应用加值服务的努力方向。

(二)与发达国家的数字档案应用加值服务相比,的数字档案应用加值服务缺少民众的互动参与和档案教育推广。档案教育向下扎根,针对学校历史课程,挑选特定档案,分年设计教育与学习支持课程。

(三)考虑信息科技演进状况,适时结合多媒体科技,扩大档案应用推广交互式教学,建置档案教育与学习资源网站。建立以知识为导向的档案应用环境。面对知识经济时代的来临,创新知识服务已成为各国提升竞争力的重要趋势。

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