电子档案管理在高校档案管理中的分析

一。高校档案管理中电子档案的应用问题

(一)缺少完善的管理体系

如今,很多高校的管理体系还不完善,从档案管理体系这一层面来看,高校现在还未跟上网络信息化时代的脚步,还未创建一个有效完整的电子信息管理的体系。虽然高校现在逐步论文网建立了档案管理体系,同时也对档案进行了分层管理,但依然还存在着不足,特别是对电子档案这个新事物来说,某些高校还没有做好充分的准备。

(二)?w档存有分散性

高校的电子档案有的存在档案管理部门,有的存在某一个系或者某一个院里,散落在各个部门中,这体现出归档的分散性。也大大体现了学校对电子文档的归档太过随意了。同时,由于设备不齐全导致各个部门不能更好保存好电子文档的完整性。

(三)电子文档丢失现象

信息化时代,也很容易出现电子文档丢失。由于在高校中,有的电子文档是由各个部门汇总而成的。但是,恰恰因为各个部门都各行其是,才致使电子文件丢失或重复存储,虽然很多高校不断提高了办公信息化,加强了办公软件在教学和工作中的应用,但是也有很多高校的管理体系还不完善,电子设备不健全,所以导致了很多文档的丢失,以及不能及时归档。

二。加强高校档案中电子档案的应用

(一)提高电子档案管理人员的素质

随着电子档案在高校档案管理中的应用逐渐加强,同时也就对相关的电子档案管理人员提出了相应的要求。尤其是作为高校档案管理的主要负责人,为了确保电子档案管理工作的顺利开展,他们必须在日常的工作中注重提高自身的素质和能力。主要体现在以下两大方面:一是要具备专业的电子档案相关管理知识。这也就意味着他们不仅要深入钻研专业知识,还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧,尤其要牢牢掌握相关理论知识,进而才能有效提高自己的工作的能力。二是要具备较高的政治素养。由于高校电子档案中录入的都是一些重要的内部资源,如果电子档案管理人员没有坚定的意志和较高的政治素养,就可能导致信息的外漏,并做出一些损害学校利益的事情。因此高校在招聘相关现职档案管理人员的时候,除了对他们的基本能力进行考察以外,还要考察他们的政治素养。也只有这样,才能确保高校以及师生的利益不会因此受到不同程度的损害。

(二)强化规范操作流程,完善管理机构

首先应注意采用适合本校的电子档案管理系统,并规范操作流程,减少操作失误与风险。运用手工方式已不能满足现代高校的发展,加强电子信息管理,充分利用网络资源,提高工作效率。其次建立健全电子档案管理机构,从电子归档到电子档案保管过程都应严格按照制度规定进行操作,以提高电子档案的质量。

(三)优化服务方式,拓宽电子档案管理功能

档案管理人员应该尽力挖掘档案馆藏资源,重视处理。加工等过程,充分运用信息技术。多媒体技术。光盘技术,坚持档案管理便捷。快速。个性化,真正实现电子档案资源安全性共享。其次,合理妥善保存电子档案信息,可以储存在光盘里,实现计算机技术具体操作,档案管理人员坚持以人为本“的服务准则。构建网络在线高效服务体系,提供在线咨询服务,更好地服务于电子档案管理。

(四)为电子档案创建安全的网络环境

高校在进行电子档案管理的过程中,必须严格控制网络环境,保证网络环境的安全性。高校应该安排专业人员进行管理,定期对硬件系统和软件系统进行升级,保证信息安全。相关工作人员还应该定期对档案信息进行整合和备份,防止在今后的工作中由于文件丢失给工作带来损失。高校在进行网络安全维护的工作中,可以通过建立身份验证。网络防火墙。病毒预防和数字签名等,对查询和复制档案信息的人员进行身份验证,严格防止有人恶意拷贝文件。

(五)加大对电子档案应用资金的投入力度

随着电子档案在高校档案管理中应用的发展趋势,在信息技术时代,加大科技经费投入显得尤为必要。只有这样,高校档案管理才能有序地进行。如何通过资金投入促进电子档案管理的发展?我们主要可以采取以下办法:作为一所大学,我们必须加大对现代设备的投资。例如,使用计算机检索更方便,档案数据可以通过缩微胶片。扫描技术等有效地加以保护。只有运用现代高科技手段,才能有效地提高电子档案在高校档案管理中的应用效率,从而有效地克服过去档案工作的落后。因此,增加现代化设备是十分必要的,同时也能使整个高校档案管理工作朝着更加现代化的管理模式转变。

三。结论

虽然,高校档案管理部门只是存放相关资料的场所,但只要合理利用这些数据,就可以显示其存在的价值和意义。特别是随着社会的不断发展变化,电子档案在高校中的应用越来越受到人们的重视。相应地,这意味着相关工作人员肩负更大的责任。总之,利用电子文件保证高校档案管理的顺利开展,使高校档案管理工作既服务师生,又为高校以及社会的发展作出巨大贡献。

电子档案管理在高校档案管理中的分析