高校档案信息网站中学籍档案信息化研究

档案信息网站是依托互联网提供信息服务的平台。借助这个平台,专业管理单位把档案信息乃至档案文件的副本推上广域网(互联网),可以让其不再受时间和空间限制进行传播,使用户能便捷地获取网上信息,满足他们查询和利用档案信息的需求。“[1]高校档案信息网站论文网是高校档案工作的窗口,档案利用者可以通过浏览网站内容。了解档案机构的工作时间及工作流程。需携带的证件材料要求等基本信息,以便高效便捷地办理档案利用。

学籍档案在高校档案种类中利用率较高,笔者结合工作实际,总结了高校学籍档案的几个特点。(1)时间跨度大。高校学籍档案产生的时间跨度大,从建校开始便有大量学籍档案产生,时间跨度几十年。(2)档案种类多。学籍档案贯穿于学校的招生。教学。毕业。就业工作的全过程,产生的学籍档案包括录取名册。入学登记表。学籍处理?Q定。学业成绩单。毕业生登记表。毕业生信息登记表。毕业生就业派遣登记表。学位申请表等。(3)学历层次多样化。普通高等学校学生学历层次有本科。专科。硕士研究生。博士研究生。成人教育等。不同学历层次产生的学籍档案类型有较大差异。(4)案卷数量多,平均每年产生的各类学籍档案有百余卷。

本文所选取的高校均属于211工程院校,处于高校发展的前列。本文通过对73所大学的档案信息网站进行调查统计,了解高校学籍档案信息化的现状,为今后的工作提供借鉴和参考。

一。调查基本情况

对高校档案信息网站的调查主要分为以下几方面:高校档案信息网站基本情况。学籍档案内容建设情况。学籍档案远程查档服务建设情况。学籍档案在线查档情况。

(一)高校档案信息网站基本情况

在调查的73所高校中,按照检索结果不同,可分成三类。第一类,具有档案信息网站并且顺利登录网站的有24所,占比32。9百分号。除了有2所高校必须从该校主页―组织机构进入档案信息网站外,其余高校均可通过百度检索xx大学档案馆“字样,检索到该校档案信息网站并顺利登录。进入网站的方便程度影响网站的利用率,尤其是对于校友来说,如果能够通过百度直接检索到该校档案信息网站,有利于提升网站的使用效果。第二类,虽然具有档案信息网站,但无法顺利登录网站的有30所,占比41。1百分号。其中有2所高校档案信息网站需提供校内用户名和密码才可以登录,导致校外人员无法顺利登录网站。校友是学籍档案的主要利用者,限制校外人员登录使得校友无法通过网络方式快速获得所要查阅的信息,不利于查阅工作的办理。第三类,剩下的19所高校没有建立档案信息网站,占比26百分号。

在具有档案信息网站并且顺利登录的24个网站中,有15所高校将本校档案信息网站的名称设置为xx大学档案馆“,有2所高校设置为xx大学档案信息网“,1所高校为xx大学综合档案室“,1所高校为xx大学档案管理中心“,余下5所高校分别与校史馆。博物馆共同设置网站名称。

(二)学籍档案内容建设情况

在调查的学校中,有18所高校的档案信息网站有学籍档案的相关内容,并且内容均设置在服务指南或类似栏目中,涉及成绩单办理流程11次,学位学历认证流程6次,学历学位证补办流程3次,补充学籍档案材料流程2次。值得注意的是,在能看到网页浏览数量的6所高校中,学籍档案查阅流程比其他类别档案查阅流程的浏览数量高,这是高利用率导致的高关注度。

(三)学籍档案远程查档服务建设情况

在调查的学校中,有3所高校的档案信息网站上提供了远程查档流程,其中中央财经大学档案馆具有远程查档流程,其不仅按照利用者的不同,分为用人单位和毕业生个人两种不同的远程查档流程,还绘制了远程查档流程图,一目了然。

(四)学籍档案在线查档情况

在调查的学校中,4所高校档案信息网站提供了在线查档的网上查询服务,有的高校可以让利用者在线查询到档号,利用者将档号提供给档案管理人员,便于快捷准确地办理查阅;有的高校可以让利用者在线查阅全文,涉及个人隐私的档案则需要档案管理人员授权方能在线查阅全文。

二。从调查结果看高校档案工作和学籍档案工作现状

第一,高校档案工作信息化水平仍处于发展初期,当前档案网站建设是档案信息化建设的重要内容“。[2]通过调查可知,处于高校发展前列的211工程高校中,档案信息网站顺利登录的比例尚且较低。在所调查的73所211大学中,不具有档案信息网站和虽然有档案信息网站但是无法顺利登录的高校占半数以上,因此,高校档案工作的信息化水平仍有较大的提升空间。

第二,学籍档案工作信息化发展水平不均衡。档案网站中学籍档案内容建设是学籍档案信息化的重要内容,在所调查的高校信息网站中学籍档案内容建设水平参差不齐,学籍档案信息化水平较高的高校,学籍档案内容建设水平高,办理流程详细明了,并已经提供远程利用和在线查询的服务;学籍档案信息化水平较低的高校,要么没有学籍档案内容,要么有少量内容,但不够丰富。

档案信息网站发展流程是初级阶段的展示网站―信息交流阶段的功能网站―信息开发利用阶段的服务网站―在线服务阶段的互动网站“。[3]目前来看,调查的大多数高校档案机构尚处于展示。功能。服务阶段,达到互动型网站的仅有几所,且仍有发展空间。提升档案网站的建设水平,均衡学籍档案信息化发展水平可以从以下几方面入手:一是,提高认识,重视高校学籍档案信息化工作;二是,注重高校档案信息化人才建设,吸纳高水平高素质的专业人才投身档案事业;三是,拓宽视野,积极吸取国外高校档案信息网站建设的先进经验。

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