ERP系统下企业内控问题研究

一。企业内控和ERP的基本理论

(一)企业内控基本理论

(1)企业内控的含义。内控,是指一个单位为了实现其经营目标,保证会计信息和财务报表的完整可靠,保护企业资产安全,确保企业经济活动的效率和效果而采取的自我评价和控制。内控贯穿论文网于企业生产经营活动的各个方面,是企业各个阶层共同制定和实施企业的各种措施。方法和程序的过程一般地,内控应当实现以下基本目标:第一,建立和健全企业内部组织架构,形成科学决策。执行和监督机制,确保企业经营管理目标的实现。第二,建立行之有效的风险控制系统,强化风险管理,确保单位各项业务的健康运行,堵塞漏洞,消除隐患,防止并及时发现各种欺诈。舞弊行为,保护单位财务的安全完整。第三,规范企业会计行为,保证会计报表的完整准确。第四,确保企业按照国家法律法规和企业规章制度的认真执行。

(2)企业内控的主要构成要素。具体包括内部环境。风险评估。控制活动。信息和沟通。监督等五大要素。第一,控制环境:内部环境是指企业内部环境,是企业实施内控的基础,一般包括企业的人文环境,内部审计,公司组织架构,员工的职业素养及职业道德,管理层治理等。第二,风险评估:企业经营活动中存在各种各样的风险,风险评估就是企业要及时识别风险,防范及控制风险。在ERP系统下企业的风险评估应当集中对供应链上各个环节之间的固有风险进行,并及时采取相应的措施以应对风险的发生。第三,控制活动:控制活动是企业根据风险评估结果,采取预防性控制措施,将风险控制在企业可以承受的范围之内,降低企业的经营风险。第四,信息和沟通:建立企业内部及企业与外部有效的信息沟通渠道,保证第信息的及时传递。第五,监督:企业应该建立有效的监督制约机制,保证企业内控的有效实施,建立各个部门相互制约的监督系统,同时要考虑设立专门的机构统计监督问题的解决,制定内部控制标准,加强内部控制的监督。

(二)ERP基本理论

(1)ERP的概念。ERP是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它的核心概念,即两个资源集成“:一是内部集成,实现物流。资金流。信息流和增值流的集成。二是外部集成,实现企业与供应链上所有合作伙伴的集成。这里的集成是指将尽可能多的不同资源有机地组织到一起的过程或方法。ERP系统中的会计信息系统便是各种信息。例如,供应。生产。销售。服务等信息高度集成的结果。

(2)ERP系统的应用特点。近年来,越来越多的企业采用ERP系统这一管理工具作为企业的管理平台。ERP系统实现了从接受订单。安排生产。计算物料需求。物料采购到支付货款。投料生产。发货运输。开票收款。记账生成报表。进行各项财务分析等业务集成,实现了跨职能。跨部门的业务处理,实现了企业资源的统一管理和共享,而且依托ERP系统,企业可以将包括客户。供应商。分销商等的各种外部资源。外部信息的进行集成,为企业合理有效决策提供更好的信息。采用ERP后,企业的控制环境发生了根本性的变化,所有部门的工作在ERP系统中形成了一条信息链,许多原内控程序在ERP系统的引入后无法适应ERP系统的需要,出现了新的控制风险,对内控提出了新的要求。

二。ERP系统下企业内控设计的思路和方法。控制的关键点和程序

使用ERP的目的是要把企业根据实际情况提炼出来的先进管理理念和管理方法用现代计算机技术固化成型,从而提升企业的工作效率。而内控作为一种先进的组织管理制度在现代企业管理中有着重要的地位,因而,在ERP系统下建立内控系统是ERP项目实施中不可缺少的一部分。ERP的使用,一方面可以帮忙企业节省内控的人力成本,提高内控的效率;但另一方面也会给企业内控体系带来很多具有计算机技术特点的新问题。因而在ERP系统开发与实施过程中,应当全面考虑,将完善的内控体系有步骤地融入ERP系统当中,并将信息技术带来的风险纳入新的内控之中,以便在内控方面尽量扬长避短,为企业引入ERP带来最大的收益。

(一)确立ERP系统所需要的内控框架

为了在ERP系统中建立完善有效的内控体系,首要需要认识到ERP内控框架并以此建立企业自己的内控制度,主要包括管理控制。会计控制。流程控制。计算机控制等,由于ERP中计算机技术渗透到整个管理系统中,因而计算机控制贯穿于ERP系统的各个方面,需要将计算机控制与ERP流程优化共同考虑,协调解决企业中的各种问题,企业对于内控的认识对于后续与ERP技术开发人员之间的沟通会起到关键的作用。

(二)在已确定的内控框架内对具体的内控方案进行细化设计

在确立了内控框架后,还需要依据此框架建立内控制度并对内控方案进行设计。ERP系统采用按流程来设计内控方案会比较切合实际,按流程设计必须要建立在企业业务流程本身比较合理的基础上,所以引进ERP时企业对于业务流程的梳理与提炼是至关重要的。围绕业务流程,企业财务人员。信息人员。审计人员与公司各个部门相关人员需要密切合作,共同分析ERP系统下企业采购。库房。科研。质量控制。运输。行政。人事等环节的作业过程。管理过程和信息过程的新特点,制定相对应的内部控制规则及内控方案。

三。实施ERP系统企业面临的挑战

(一)ERP系统的使用涉及整个企业业务的各个方面ERP系统可使用户方便地使用自己的用户名访问系统,可以随时查询或改变重要的业务参数。一般ERP系统采用客户端/服务端结构,这种结构灵活性较高,可以使企业低成本。也可使企业高效率地获得业务的集成管理功能。但是,如果对这种结构的缺乏有效控制,ERP将会很容易遭受攻击,这种系统受到的攻击可能是内部人员无意或恶意的引起的。也可能是外部人员通过网络进行的无意或恶意攻击和病毒攻击等。这些攻击一旦成功,都会给企业的ERP系统,和企业内控体系带来严重的不良后果。

(二)ERP系统数据的权限和日常维护成为一个问题

对用户权限的严格限制将不利于人员从全局出发统筹考虑企业的需求,也增加系统维护人员设置权限的负担,尤其是对使用人员较多的企业系统工作人员更是如此,而较为宽泛的权限设置,将增加人员对系统的滥用,使系统中一些机密的数据可能被泄露,从而导致企业的损失。数据输入后将从开始引入到业务流程的末端,如果前端输入的数据有问题,将会导致使用数据的所有业务流程使用的数据都是错误,因为一连串的连锁反应,这对系统的使用人员及维护人员都提出了新的要求及挑战。

(三)ERP系统所依赖的软。硬件环境也对企业内控体系提出了新的要求

对ERP系统运行环境的要求。对ERP系统二次开发和系统维护的控制。对软件数据备份等内容,也都要被企业纳入内控体系中去。

(四)ERP系统下信息化的特点给企业的内控带来了新的风险

主要是网络的安全性,数据的合法性方面的考虑,企业要加强这方面的控制。

四。当前企业内控存在的一些问题

虽然,ERP是一种有效的企业管理工具,但ERP业务模块复杂。使用和维护成本较高,ERP各模块是根据具体企业的业务实际设置的,没有统一的标准模型,所以对于不同类型的企业,ERP的内容也不尽相同,由于企业形式多种多样,企业管理水平也有高有低,所以在实施ERP的过程中必然还存在着不少问题。

(一)内控制度执行与监督。检查力度不够

企业内控的关键点不明确,人员分工与协同没有落到实处,没有专门人员负责对各部门进行评价,各部门和各岗位之间缺乏必要的监督与牵制,导致各部门自成一派,各自为战。

(二)内控组织结构未设置或设置不合理

目前,很多单位没有设置内控部门或设置了内控部门,但是不独立。例如,隶属于财务部门领导,起不到独立监督与控制的作用,应该建立独立的内控部门,直接由总经理领导,对董事会,股东会负责。

五。ERP系统完善企业内控的措施建议

(一)完善公司的治理结构

要确保企业内控建设和作用的有效发挥,主要有两点:一方面是硬件条件,即企业组织机构的建立和完善;另一方面是软件条件,即企业内部组织结构间的有效分工与牵制。企业组织结构的设置和完善程度是影响企业内控的重要因素,在很大程度上决定了内控的效果,所以企业一定要建立科学合理的组织结构,明确划分公司内部的权利与责任,做到权责明确,同时要针对ERP系统的特点,建立有效的监控机制。

(二)制定完善的风险评估制度

企业要建立ERP系统建立完善的风险评估系统,找出关键的风险控制点,制定风险控制流程及风险控制负责人及风险防范预警机制,可就企业人员发现的可能及潜在风险及时进行处理。

(三)加强内控制度保障

第一,优化企业内部组织结构,明确岗位职责范围。第二,建立起有效。合理的内部控制制度。第三,强化企业内部审计与监督。

企业的内部审计与监督是ERP系统下内控的重要组成部分,为促进和监督企业经营管理活动的效率和水平,企业应当在内部设立专门的审计小组或是独立的审计部门,严格依据国家的相关法律法规对企业财务管理等环节进行定期或不定期的内部审计,对于发现的问题要及时提出整改措施,编写相应的内部审计报告,并及时递交企业的管理层,对严重的违法违规行为要给予相应的处罚措施。

(四)加强对ERP系统的监督和管理

对ERP系统的监督与管理,可以从财务日常工作中发现的问题,软件部门定期检查软件运行,内审部门加强内审及外部注册会计师审计等方面加强。

(五)加强综合人才的培养

信息化对财务人员提出了更高的要求,不仅要具备扎实的财务知识,还要求具备综合能力及协调能力,这就要求企业需要对员工进行培训,包括培训员工使其对各个部门的业务加强了解,同时加强人际沟通,人际协调方面的训练,同时,应提倡团队合作精神,加强动态企业文化建设,使企业及员工对不断变化的环境做出快速的响应。

(作者单位为康龙化成<北京>新药技术有限公司)

[作者简介:贺延兵,工学与管理学双学位。]

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