高校电子文件移交方法浅析

电子文件移交工作是电子文件管理的重要组成部门,其工作的好坏将直接影响到后期的档案管理工作。的电子文件移交从本世纪初就开始了,主要由国家档案局。中央档案馆进行管理,并采用十年审查制度。

1。高效电子文件以及过程中存在的问题

1。1观念论文网意识存在偏差

电子文件在传输过程中经常发生变化,特别不稳定,很容易受到外界的干扰,导致了电子文件的真实性一直备受争议。相对于纸质的文件,不管是在法律保护力度上还是制度上都存于不利地位,则就使得高校的档案管理人员不重视电子文件的移交工作甚至是不加强对电子文件的管理工作,更不愿意投入人力和物力对其进行管理。同时,学校的档案管理人员对电子文件的移交工作认识不足,对文件中的一些数据认识不清楚,相关概念理解错误,文件移交过程中经常会出现很多错误。由于工作人员的专业知识不足,导致学校的档案管理部门在接收电子文件时,说明只接收扫描文件。

1。2移交的电子文件存在不规范现象

今年来,虽然国家对电子文件管理方面的标准和规范进行了一定程度的关注,但是很多制度和措施都比较灵笼统,缺少对移交范围。文件大小。格式以及移交方式的关注,这就导致了电子文件移交过程中出现很多不符合移交要求的电子文件。文件中出现很多原始数据的排版方式和编辑数据不清晰以及数据不完整的情况,这就使得电子文件的额真实性受到了严重的影响。此外,在工作过程中,学校对于电子文件格式的规定多种多样,导致移交的电子文件的格式多种多样,给后期的格式转换以及后期的处理工作造成很大的影响,增加了工作人员的工作量,同时降低了工作的效率,这种不规范性影响电子文件后续一系列工作的开展,包括文件的整理。管理以及安全使用等。

1。3管理权责不明确

在对大学校园电子文件管理机构的调查中我们发现,大多数的学校都没有建立明确的电子文件管理部门,缺乏合理的管理机制,权责分配存在明显漏洞。电子文件移交工作涉及到档案管理部门。管理部门以及行政部门等,这就很容易造成各个部门对于移交工作的权责不分,部门之间的协调不清楚。管理过程中存在无序管理的现象,对电子文件管理者的积极性造成了很大的影响,从而导致了应该移交的电子文件得不到及时的。规范的。有效的处理,影响了整个移交工作的进程。电子文件在其前期的准备工作尚未完成的情况之下仓促的交给档案管理部门大大增加了以后档案管理工作者的工作量。

2。电子文件规范化移交的建议

2。1纠正偏差观念

电子文件是随着社会信息技术的发展而产生的,并不断地应用于不同的领域,是政治。经济以及各种活动的真是记录,是社会信息资源的重要组成部分,未来档案管理的重要发展趋势,应该受到全方位的重视。电子文件在校园中应该企业履行其应有的作用和职责。学校的档案管理部门是永久性保存档案的重要机构,具有保存档案和开发信息资源的重要任务和责任,因此做好电子文件的接收与管理工作是其责任范围内的首要工作,所以校园的档案管理机构必须提高对电子文件接收工作的重视,增强接收电子文件的工作能力。移交电子文件既有利于降低各个部门的保管压力,又能对电子文件在移交过程中存在的问题更好的进行解决。

2。2规范电子文件

电子文件移交部门和学校档案的管理部门在开展电子文件移交工作时,必须对电子文件的准确性。完整性。安全性以及可行性进行仔细的检查和判断,对于不合格的电子文件要要求相关部门对其进行完善和改正,包括调整文件的格式。备注相关信息。补充其中不完善的数据等等。由于国家标准和行业标准对电子文件移交工作指导的不明确性和笼统性,学校应该针对学校的实际情况制定相应的规范和制度,以便适应学校电子文件移交工作的管理,规范电子文件的移交工作。

2。3明确管理机制

电子文件的移交与接收,不仅仅是档案是实体和信息的移交,更是档案管理责任主体的变更。电子文件在移交过程中,必须明确电子文件移交和接受双方的权利和义务,同时,文件在移交前后由谁来负责等问题都需要在第一时间明确。电子文件的移交单位应该文件完成之前就制定出相应的规范,明确单位内相关部门的管理责任和义务,协调好各部门之间的关系,建立有效的合作机制。电子文件移交前主要有生成单位管理,移交之后有学校的档案管理部门对其进行管理,同时文件在移交过程中还需要有单位的监督人员在场监督移交工作是否符合相关规范。

结语

面的未来的发展趋势,大学校园的各个行政部门以及各个行政机关都应该及时的做好各种准备工作,从各个方面确保电子文件在移交过程中规范性和合理性,保证电子文件移交工作顺利的开展,电子文件的移交工作需要我们上下一起努力,这样才能更好的解决其中存在的问题

高校电子文件移交方法浅析