高校新校区行政管理人员面临的问题及对策

中图分类号:G647文献标志码:A文章编号:1002-2589(2013)09-0274-02

随着高校的不断扩招,很多学校建立了新校区,西安理工大学也不例外。西安理工大学的老校区被称为金花校区,新校区是曲江校区(于2002年正式论文网投入使用),两校区相距四公里。其中四所被整体搬迁至新校区,即理。经济与管理。人文与外国语,以及艺术与设计的全体本科生和研究生共同在曲江校区学习生活,除此之外还有其他的低年级本科生也在新校区学习生活。鉴于新校区占地面积较大,学生数量众多的实际情况,这就决定了大量行政管理人员需要在新校区开展行政管理方面的工作,而在此过程中高校行政管理人员也遇到了一些新的困扰和亟待解决的问题。

一。新校区行政管理人员面临的问题

由于教职工绝大部分居住在金花校区,那些需要到曲江校区上班的教师和行政管理人员则通常要乘坐学校开通的通勤车。对老师而言,只需要有课的时候乘车到新校区,没课时便可以不去;而行政管理人员却必须每个工作日准时乘坐班车到新校区上班。尽管新校区的办公环境总体是优于老校区的,但高校行政人员还是遇到了一系列的新问题。

1。奔波于两校区导致办公不便。在新校区上班的行政管理人员不仅要在其自己的办公室具体办公,很多时候也需要到学校的一些职能部门办事,而问题的症结就在于校级所有的职能部门均坐落在老校区,诸如人事处。财务处。教务处。科技处。研究生院。学生处。资产处。收发室等等。这就意味着行政管理工作人员免不了陷入两头跑的困顿处境。举例而言,新校区的文秘内勤人员,就时常需要在工作时间内到老校区收发室领取邮件和报纸杂志,或者到校职能部门领取通知和文件,然后再一并带回曲江校区;对于行政管理人员在新校区组织落实的工作,如若需向校职能部门交纸质版材料,他(她)们也必须在上班时间内交回至老校区。比如,教师评职表及汇总表要上报人事处。教师申报基金和课题项目的材料需上报科技处。教师申请博导和硕导的材料需上报研究生院。办理固定资产必须去资产处。教师调课需要去教务处办理,有时刚从老校区办完事回到新校区的办公室尚未坐定,又有急事需要到金花校区处理,诸如此类的事务,不一而足。因此,新校区许多的文秘内勤人员,被大家笑称为穿梭人“,因为他们几乎每天都奔波在两个校区之间,他们不是在老校区办事,就是在去老校区办事的路上。

2。交通不便,开支增加

虽然学校开通了多班次通勤车(见上表),但依然满足不了新校区行政管理人员的工作需求。许多事情恰好需要在校通勤车安排表的空档间隙办理,如研究生院一般通知下午3:00或4:00在金花校区开会,而此时学校没有安排通勤车,若要过去开会,就得提前半小时乘坐公交车或出租车;有时教务处下午2:30开教学成果会或教改项目评审会,要求在上午12:00前提交材料,若新校区的行政管理人员在上午11:30才准备好资料,而此时又无校车可供乘坐,便只能打出租车到金花校区报送资料;更令人感到懊恼的是,有时碰上急事要去金花校区处理,学校没班车,半天打不上出租车,干着急没办法;抑或是碰上交通堵塞,乘坐的校车死死堵在路上,等最终到了金花校区已接近下班时间,本来计划要跑三。四个部门,结果只能跑一两个部门,还得再安排时间处理未办完的事。对比过去,由于只在一个校区办公,所以根本不存在交通问题,也省去了交通费用的这笔额外开支。

3。工作压力增大。在老校区时,教学区和家属区之间只是一桥之隔,上班只需5-10分钟,即可步行到办公室。而搬至新校区去后,行政管理人员往往需要在两个校区办公,增大了实际工作量。另外,新校区的行政管理人员比金花校区的行政管理人员无形中每天多上一到两个小时的班,因为早上7:35已坐上校班车向新校区出发,中午12:05乘校班车往家走,回到家12:30;中午1:45又乘上校班车去新校区,下午6:00才可乘校班车往家回,回到家大约就是下午6:30。特别是冬天,每天上班,早晚天两头黑,披星戴月,非常辛苦。每天上班赶时间。掐着点,脑子常绷着一根弦,时刻想着乘校车时间,思想不能放松,日复一日,异常疲惫。每次要到金花校区办事之前,都要做周密考虑和合理安排,以防遗漏事情,造成工作上的麻烦和不便。例如:所有到金花校区办事的人员,每次出发前,都要询问各位同事需要代办的事,顺便一起办理。这在新校区办公室内似乎形成了一种不成文的规定。经常是处理完曲江校区的工作再匆匆赶到金花校区办事,时钟就快指向了下班时间,尽管时间如此紧迫,还要跑三。四个部门。由于办公地点不在一个楼宇,办事人员一般都是一路小跑,东奔西忙。上上下下,只有跑完所有部门,才能喘上一口气。每次从金花校区办完事回到曲江校区,都是满载而归,不是拿着教务处的东西,就是拿着人事处或其他部门的东西,少有两手空空。总之,来也匆匆,去也匆匆,好似一首歌,日夜兼程。

4。生活上不便利。原来在一个校区办公,购买生活用品不发愁,下班可随时购买,生活十分便利。现在到了新校区上班,需要周末集中大采购,一是平时没有时间,二是没有精力。由于每天两个校区来回奔波,身心疲惫,回到家也不愿出门。中午下班回家一个小时,做饭吃饭,紧紧张张,不能午休。有的同事中午不回家,只能在办公室凑合一下。由于每天上班早出晚归,在家照顾老人和小孩。料理家务的时间也随之减少。总之,给生活上带来了诸多不便。

二。解决问题的对策

西安理工大学曲江校区现已运行十年了,学校为了使教职工和学生办事更加方便,相继设立了教学科。医务室。财务室等,深受新校区师生的欢迎。但是,由于校级职能部门都仍在金花校区,办公事依然需要金花校区领导审批签字,给校级各职能部门上报纸质版的材料或是领取学校重要的通知和文件也还需返回金花校区,且学校通勤车也无法做到全天候通行等等这一系列问题让高校行政管理人员困扰不已。为了解决以上出现的新问题,笔者提出以下几点对策。1。加大新校区行政管理人员政策上的倾斜力度,形成制度保障。比如,在评审职称和评优方面与金花校区的人员在同等条件下给予优先考虑,再适当提供午餐费。交通费补助,从而形成人人愿意去。人人争着去曲江校区工作的良好氛围。

2。在曲江校区设立校级职能部门的分支机构或代办点,或者定期联合办公,提供一站式“服务,减少新校区行政管理人员的奔波之苦。

3。关注新校区行政管理人员的身心健康。由于在两个校区间持续奔波,加之久坐的职业特点和长时间在电脑前伏案工作,新校区行政管理人员更容易产生焦虑。疲惫的状态,并且有很多行政管理人员的颈。腰椎都不同程度地存在问题。建议学校定期举办心理卫生健康讲座,或组织郊外活动,帮助他(她)们缓解工作上的压力。此外,学校应定期组织教职工参加颈椎。腰椎等职业病的检查,并进一步开展丰富多彩的文体活动,调动教职员工锻炼身体的积极性,从而提高他(她)们整体的工作效率。

4。增加学校通勤班车的发车密度,减少教职工等车时间,方便办事。

5。加强办公自动化建设,大幅提升工作效率。虽然学校教务处。人事处。研究生院和科技处等主要部门,均基本可以做到通过计算机网络布置下达日常的工作任务,且办公室行政管理人员也能通过计算机网络具体落实和上传某些工作任务,但在实际工作中,依然存在需要给校级各职能部门提交纸质版材料。领取重要通知文件等工作的问题。这就免不了造成新校区行政管理人员两校区之间来回奔波的局面。针对这一问题,学校应加强办公自动化的应用和改革,进一步推行无纸化办公,比如,师生业务申请可通过校园网络管理系统提交,相关部门通过电子签名在系统里审批,这样既方便了师生和行政管理人员,又能提高工作效率,还能节省成本,形成环境友好型的校园办公模式[1]。

6。尽快建立设施完善的曲江校区家属院,方便教职工的工作和生活,解除后顾之忧。

结束语

高校扩招,建立新校区已成为大势所趋,在新校区实际运行的过程中出现一些相关问题也在所难免。但只要我们能够正视这些问题,积极采取相关措施应对这些问题,将会极大地调动新校区行政人员的主观能动性和主人翁精神,从而为学校的建设和发展发挥更大更好的作用。

高校新校区行政管理人员面临的问题及对策