浅析ERP在财务管理中应用的问题与对策

一。ERP与信息化概述

ERP的英文全称为EnterpriseResourcePlanning,即企业资源管理。ERP又称为企业信息化建设,它是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团GartnerGroup于1990年提出的,它不仅论文网包括生产资源计划。制造。财务。销售。采购等功能外,还有质量管理,实验室管理,业务流程管理,产品数据管理,存货。分销与运输管理,人力资源管理和定期报告系统。

二。ERP在企业财务管理中应用的问题

(一)信息传递在ERP系统中失去有效性

随着国际化的市场竞争越来越激烈,许多企业进行横向扩张以追求规模效应,跨地区甚至跨行业的多元化经营的集团公司如雨后春笋般出现。虽然计算机技术仍在不断发展,但是ERP系统却仍不能保证信息传递的及时性。由于子公司之间业务相对独立,部门之间协调性较差,无法及时在一个合理有效的时间内对财务和经营业务进行集中分析和汇总核算以使高层管理者得出决策有用的数据。有时候,大量的数据仍然停留在纸质传递的阶段,销售单据和记账凭证等财务信息在企业内部部门之间重复传递,造成资源的严重浪费,效率大打折扣;有时候,各子公司的业务经营数据不能实现同步录入,导致财务信息的实时采集和远程查询无法成功实现。对于集团公司而言,财务信息的滞后导致的决策拖延会带来隐性成本的增加。

(二)ERP在财务管理应用中的瓶颈

ERP系统是全面集成企业所有信息资源的管理系统,经历几十年的不断探索和尝试,ERP系统已普遍在中国的企业中得到应用。但是即使经历了多年的发展,ERP系统的财务管理模块在部分公司的应用还只是停留在很浅的层次,无法深入发挥ERP系统的财务管理功能。许多企业还只是把ERP系统当作是一种自动化的记账软件,将重心放在财务信息流上,却忽视对物流的控制和把握,使得企业的供应链流程不能得到改善,从而成本也一直居高不下。许多企业管理者觉得ERP的财务管理功能在自己企业中的应用一直没有显著效果,遇到了瓶颈,但他们其实只认识到传统的财务管理功能,忽视了企业全面预算管理,资金集中管理以及其对内部控制的影响导致企业的整体抗风险能力提高。

三。原因分析

(一)企业内部原因

1。高层管理者对ERP系统缺乏正确认识

ERP系统在企业财务管理中的应用不是一项简单的工程,它的实施需要涉及观念上和行动模式上的全方位改变,从企业管理理念的转变到资金运作方式和生产组织性质的变革,这些都是现代企业领导人需要意识到的改变。然而在现实中,许多领导人缺乏战略性的眼光,导致企业的ERP系统不能发挥出相应的效果。还有不少的企业管理人员意识不到以财务管理软件为核心的ERP系统建设的重要性,对系统建设投入不足,导致本单位财务管理信息化建设止步不前。

2。企业内部环境不够完善

企业的内部环境包含多种因素,从财务管理制度到内部控制环境,这些环境的好坏都将影响ERP系统在企业财务管理中的应用。现代许多企业的财务管理体制不够完善,结构松散,这样对企业的资金管理尤为不利,降低了资金的使用效率。企业虽然普遍上都安装了ERP系统,但是再好的ERP系统若没有良好的内部控制环境来实施也是流于形式。许多企业在应用ERP系统时,人为篡改财务报表数据,随意增加或减少应用程序代码,不实行统一的操作程序,甚至有未经授权的操作等行为,这些都将削弱企业财务管理的基础。

(二)企业外部原因

很多时候,在生活中的经验告诉我们:选择不对,努力白费。“这与企业挑选合适的ERP系统是一样的道理,有些企业在选择ERP系统之前并未对ERP系统由详细的调查和了解,更未对自身的需要进行分析,只是盲目地跟随ERP潮流,看到其它企业都用了ERP系统,就跟着选购ERP系统。这样做的后果,轻者浪费企业钱财和物力,重者降低企业运营效率甚至破坏企业的协调性,严重干扰企业运营。在没有对ERP系统的可行性进行充分分析的前提下,只是听从开发商给出的产品说明和建议,在这种信息极不对称的条件下选购的ERP系统无疑是相当于在将来的企业运营中买下了一颗地雷,不知何时会引爆而对企业带来严重的损失。

四。ERP在企业财务管理应用的问题的对策

(一)选择适合企业的ERP系统

企业财务管理信息化成功的一个关键因素就是对自身进行正确的定位,将企业的经营管理的实际需要作为分析的起点,与ERP财务软件的选择很好的结合,开发具有针对性。适用性和高度可操作性的软件。做好整体规划是企业ERP软件开发和改进的立足点,在与软件开发商的设计人员进行沟通时应选择高素质的财务管理人而不能马虎对待,将ERP软件的开发与企业自身的使用环境和资源紧密地结合起来,大力推进ERP系统在财务管理方面的应用。当企业的资金比较分散时,可有针对性地开发财务管理的集中控制模式,对财务数据实现实时处理和查询控制,对财务状况实现动态监测,这样企业管理人员就可以根据市场变化及时做出决策。

(二)注重ERP系统的持续改进

ERP系统的建设应该是一项长期的。循序渐进的过程,要想充分进行现行财务管理体制的眼神,就必须要找到改进财务管理和财务现状的平衡点,考虑现有资源和信息系统建设的持续性。进行ERP系统的持续改善要密切关注现有所有业务的运行情况,并考虑不同部门的管理需要进行先后有序的改进以照顾到不同部门的专业侧重点的不同。由于市场环境和客户需求是在时刻变化的,所以ERP系统在财务管理中的应用应以不断变化的市场需求作为改进的起点,积极对自身进行持续改进以支持动态的管理。(三)加强企业内部控制

ERP系统环境下的财务管理要求不同部门之间的数据实现统一的管理和实时共享,不论是是在任何一个操作阶段,都要注重数据安全的控制,从数据输入。处理和输出这三个环节把关是保证数据安全性和准确性的必要环节。完善的内部控制能够有效减轻内部人员道德和系统漏洞风险造成的计算机运行失效。为了保证财务系统的文档资料的安全,必须安装多层防火墙,定期进行系统病区查杀,加强安全防范措施的实施,使财务系统数据得到严密保护。除了建立有效的内部控制外,也要严格监督其实施,重点是要将巩固内部控制的任务分解到每一个职能部门。改进内部控制的一个重要措施就是建立灵敏的财务预警系统,将与企业业务流程联系异常紧密的各个关键控制点都对应在ERP财务管理系统的各个模块中,以此实现控制的及时性和有效性,在发现任何指标异常时都能及时报警,甚至中止对操作行为的授权。

(四)重构价值链

现代ERP系统的特点就是灵活性和灵敏的反应力,这正好也是企业价值链改进需要的特性。企业ERP系统在财务管理中的应用最终也离不开其终极目标,即使企业价值最大化,要使ERP系统的应用为企业的业务流程带来价值增值,就需要经企业的业务与财务流程更好地结合,实现更强的财务业务一体化。因此为了适应ERP系统环境,企业有必要重构价值链,使得企业的每种价值链活动都能影响企业的后勤到客户服务等一系列活动,对其中的信息充分利用。

(五)重视信息化在全面预算管理中的应用

ERP系统有助于全面预算管理在企业的实行,因为ERP信息平台的建立使得企业能够进行更科学合理的预算编制。分析。考核和控制体系。全面预算管理的一个重要环节就是要设定尽量合理准确地目标,在ERP环境下,目标的数字化使得管理也走向了数字化和有效话。另外,数字化管理意味着可以对企业的资金变化和成本费用实施动态监控,传统的预算管理往往通过制度和检查来对预算的实行进行约束,而ERP环境下,可以实现刚性和柔性的双重控制。全面预算管理要从基础系统建立开始就制定预算控制的标准。准则和方法,并将它们预先植入在ERP系统的分析控制系统中。

浅析ERP在财务管理中应用的问题与对策