关于会计员和出纳员之间相互制衡的思考

中图分类号:F275文献标识码:A文章编号:1001-828X(2014)09-00-02

会计员和出纳员之间相互制衡是一种基本的内部控制措施。它对于保护单位的财产物资特别是货币资金的安全完整,防止贪污挪用等舞弊行为的发生,具有重要论文网的意义。那么,怎样实现会计员与出纳员之间的相互制衡呢?

一。明确相互之间的职责分工,确保他们之间能够实现相互制衡

按照不相容职务应当相互分离的原则,出纳应当负责:1。货币资金的收入。支出和保管。这是出纳员最基本。最重要的职责,也是出纳员名称的由来。2。现金日记账和银行存款日记账的登记。这是出纳员保证货币资金收付存的正确性,实现与会计员相互制衡的基本手段。3。有价证券及货币资金收支原始凭证的保管。规模较小的单位,这些工作可以由出纳员兼任。因为这些工作与货币资金收付业务密切相关。相容。

为了防止出纳员贪污挪用或隐瞒贪污挪用单位的货币资金和有价证券,出纳员不得兼任:1。稽核工作。出纳员兼任稽核工作,会使其贪污挪用等舞弊行为得不到单位的及时发现;会减少出纳员与会计员之间相互制衡的途径和手段。2。会计档案保管工作。出纳员兼任会计档案保管工作,会给出纳员提供销毁与自己贪污挪用等舞弊行为相关的资料,掩盖自己舞弊行为的机会;会给出纳员提供利用已报销原始凭证进行重复报销等舞弊行为的机会;会使出纳员和会计员之间以钱账分管为核心,职责分工名存实亡。3。总分类账及收入。费用。债权。债务等与货币资金收支密切相关的明细分类账的登记工作。出纳员兼任这些分类账的登记工作,会给出纳员提供利用伪造。变造。篡改会计记录,掩盖其舞弊行为的机会;会使出纳员与会计员之间钱账分管这一最必要的职责分工不复存在。

按照不相容职务应当相互分离的原则,为了实现与出纳员的相互制衡,单位会计员应当负责:1。货币资金收付原始凭证的复核。这是发挥会计监督职能,保证出纳员办理的货币资金收付业务真实。合理。合法的重要手段。2。收付款记账凭证的编制。收款凭证和付款凭证是出纳员办理款项收付的重要依据之一,是出纳员和会计员登记日记账和分类账的统一依据,是实现出纳员与会计员相互对账。相互制衡的重要保证。3。分类账,特别是总分类账及收入。费用。债权。债务等与货币资金收支密切相关的明细分类账的登记工作。这是保证会计员与出纳员之间能够通过相互对账达到相互制衡的条件。4。账目稽核。这是会计员与出纳员之间相互对账。相互制衡的基本形式。为了保证这种对账制衡机制的有效,会计员与出纳员之间的账目核对工作应由负责账目稽核工作的会计员主动提出,而不能由出纳员作出安排,以防出纳员拖延对账,掩盖其贪污。挪用等舞弊行为。

鉴于会计员与出纳员经常是合署办公,相互之间联系紧密。因此,会计员在工作中,不得代出纳员收付货币资金和登记日记账,不得以任何方式接触单位的货币资金,确保不相容职务的分离,防止会计员发生贪污。挪用等舞弊行为。

二。严格遵循规定的工作程序,确保他们能相互制衡地处理业务

按照内部控制原理和规范的要求,合理设置会计员和出纳员在处理各项业务中的工作程序,是实现他们相互制衡地处理各项经济业务的重要保证。单位中需要会计员和出纳员相互制衡地处理的经济业务主要有收款业务。付款业务和票据。印章保管业务等。

在收付款业务中,会计员与出纳员应当按照下列程序进行处理:先由会计员对单位领导已审批的收付款原始凭证进行复核,在确认审批范围。权限。程序正确,相关手续和单据齐备,凭证内容。金额。收付方式。收付单位等正确的情况下,据以填制收付款记账凭证,然后交出纳员办理收付款手续。出纳员应根据经会计员复核无误的收付款原始凭证和编制的收。付款记账凭证,按审批。复核的金额。结算单位等,办理收付款手续;办妥后应在收付款凭证上加盖收讫“或付讫“章;然后,据以登记现金或银行存款日记账;最后,再将有关凭证交给会计员据以登记分类账。那种让出纳员根据领导的审批直接收付款,而不让会计员在出纳员收付款前进行复核,仅在出纳员收付款后被动记账的做法,扼杀了会计的监督职能,削弱了会计员对出纳员的制约作用,破坏了他们之间的相互制衡。

在票据。印章保管业务中,一般应由出纳员负责保管收付款票据,因而单位的财务印章一般应由会计员分管。具体地说,在收款票据控制中,单位的收款票据特别是自制收据应由负责票据保管的出纳员负责购买。然后,在单位财务负责人的见证下,由负责单位财务印章保管的会计员在收款票据上加盖单位财务印章,以明确票据的归属和将来的出票责任,加强票据的内部控制,提高票据的有效性。盖章后,负责票据保管的出纳员和负责财务印章保管的会计员应分别清点票据的数量和编号,在查明没有缺号。重号和缺章之后,该出纳员应据以登记票据登记簿“,并将票据妥善保管;该会计员也应据以在印章使用登记簿“中详细记载盖章时间。用途。收据数量及起讫号,以明确各自责任,加强相互控制。财务负责人应在审查他们的记录真实相符的情况下,在两个登记簿中签字或盖章见证。在付款票据控制中,单位的付款票据特别是支票,应由负责票据保管的出纳员负责购买。登记。保管。出纳员应根据会计员复核无误的原始凭证和编制的付款凭证,签发支票等付款票据。在送交会计员盖章后,付款票据生效。发生。签发付款票据后,出纳员应在票据登记簿“中登记付款票据的签发情况,会计员也应在印章使用登记簿“录盖章情况。出纳员登记的票据登记簿“与会计员登记的印章使用登记簿“应经常进行相互核对,实现相互制衡。

三。提高两种工作人员的素质,确保他们的相互制衡能长期有效要保证会计员和出纳员能够长期相互制衡,根本的措施是确保这两者具有较高的素质。这些素质包括品德上的诚实性。业务上的胜任性和相互关系上的独立性。

品德上的诚实性是指会计员和出纳员要忠于单位及其所有者,遵纪守法,记实守信,工作认真负责。这是他们能够相互制衡的根本保证。为此,单位要加强对他们的诚信和职业道德教育,全面记录他们的品德表现,及时褒奖他们认真负责的行为,批评和追究他们的不诚实表现,将不诚实的会计员和出纳员调离相关工作岗位。

业务上的胜任性是指会计员和出纳员要具有与自己工作相适应的专业知识和工作能力。这是他们能够相互制衡的重要保证。为此,单位要加强会计员和出纳员的培训工作,保证他们业务胜任并不断提高他们的业务素质;要全面。客观地考核他们的工作能力和业绩,并与奖惩和职务晋升相联系,保证他们在业务上能不断进取,对不胜任的会计员和出纳员也应及时调离。

相互关系上的独立性是指会计员与出纳员之间不能存在血缘上的近亲关系,不能存在组织。人事上的上下级关系,两者的职权应是大体平衡的,两者不能有共同的私人利益。这是保证他们之间相互制衡能长期有效的重要条件。为此,单位应当按照独立性的要求配备会计员和出纳员,并合理划分他们的职权;要定期轮换这两种工作人员,这不仅能够长期保持会计员与出纳员的相互独立,而且在前后任工作交接时,可以发现前任工作中存在的问题,揭露前任会计员与出纳员相互串通舞弊的问题,强化会计员与出纳员之间的相互制衡。

四。经常检查督促他们的工作,确保他们能够时刻做到相互制衡

要确保会计员与出纳员时刻做到相互制衡,仅有适当的制度安排是不够的,对他们的实际工作情况进行经常的检查督促也是必不可少的。

首先,单位负责人应切实履行对单位内部控制的建立健全和有效实施所承担的领导责任。不仅要亲自组织建立和始终带头严格执行内部控制制度,而且要注意考察会计员与出纳员的品行。能力及相互之间独立性的保持情况,要亲自检查。组织内部审计检查单位内部控制的执行情况。对检查中发现的问题要及时采取措施加以解决,保证单位内部控制始终比较完善和有效。

其次,单位内部审计要切实承担起对单位内部控制的职责。为此,内部审计人员要经常检查会计员与出纳员是否严格履行各自的职责和权限,工作程序是否合规,账目和登记簿是否经常核对,注意有无越权违规办理业务。不经常核对账目和登记簿的问题;要经常核对会计员和出纳员登记账目和登记簿,注意彼此是否相符;要经常盘点库存现金。有价证券。收付款凭证,核对银行账,注意会计员和出纳员登记的账目和登记簿是否账实相符,有无串通舞弊的问题;在单位经济业务发生翻新。机构人员发生变动时,要注意检查会计员与出纳员的职权分工和工作程序是否仍然合理。内部审计人员应将检查中发现的问题及时报告给单位负责人,并提出具体的改善建议,帮助单位负责人完善相关内部控制。

此外,单位还可以在接受上级等外部审计。检查时,就审计。检查中发现的相关内部控制可能存在的重大缺陷提出管理建议书,帮助单位完善内部控制,实现会计员与出纳员的相互制衡。

关于会计员和出纳员之间相互制衡的思考