集成网络财务系统下的高校会计信息系统流程再造研究

革开放以来,高等教育规模在实现跨越式发展后持续增长。2015年,全国高校数量为2852所,高等教育在学总规模3647万人,比2010年增长了17。5百分号。高等教育规模的不断增长使得高校财务管理的重要性越发突出。目前,大部分高校的会论文网计信息系统。账务系统。学生收费系统。学籍管理系统。教务系统。实验室管理系?y。机房管理信息系统。科研项目管理系统。人事管理系统。固定资产管理系统等都是相对独立的信息系统,各部门的普遍做法是手工获取相应的信息,事后再输出信息与其他系统建立连接,无法实现数据传输的实时性。一致性和系统性,信息孤岛现象严重,制约了高校的发展。因此,有必要将高校各部门的信息系统进行集成,进行集成网络财务系统下的高校会计流程再造。

一。高校会计信息系统结构分析

目前,高校的会计信息系统是局域网或校园网。以会计科目为分类准则的总分类账式结构且只关注与货币有关的经济业务的信息系统,是一种高于手工信息流程的业务流程,主要包括业务流程。会计流程和管理流程。业务流程是指高校为了实现诸如为社会培养更多各行各业优秀人才。研发新技术以便更好地为社会大众服务等目标而实施的一系列业务活动。涉及到的具体流程包括获取并支付各学科发展所需要的资源,并对资源进行管理与维护;将投入的资源以学生就业率。人才转换率。资产转换率以及科研成果转换率等产出形式进行转换。会计流程是指以高校既定的发展战略为目标,采用信息技术手段对高校各部门的信息进行收集。加工与处理。存储等的一系列流程。其中对各部门信息数据的收集流程是最基础的流程,主要包括各部门的资产数。教职工总人数。教职工职称分类。教学科研收入与支出。教学科研成果产出。科研经费。各专业学生人数及学费。毕业生毕业人数及就业率。应收账款等,为后续的信息加工与处理。存储奠定基础。信息加工与处理。存储流程是财务部门对收集的信息进行相应的编码。分类。计算。分析后进行存储的过程,存储后的信息可以实现会计业务流程的传递与查询。会计业务流程中最关键的环节是信息输出,以财务报表的形式提交给上级部门。因该环节直接反映出高校各部门已经发生和将要发生的业务,会对会计信息系统中的管理流程产生重要影响。管理流程是高校领导层在业务流程和会计流程的基础上,对学校整体活动实施规划和统筹管理的一系列业务活动,具体包括决策。预算。控制和评价流程。高校会计信息系统的业务流程。会计流程和管理流程三者相互依赖。相互影响,共同为高校实现既定的战略目标服务。

二。高校会计信息系统的局限性

目前高校会计信息系统存在的问题主要包括以下几方面:

(一)未实现信息共享。目前大部分高校的会计信息系统都是以手工与计算机技术相结合的模式来处理相关业务,只解决了财务会计的核算功能,还无法与学校内部其他部门的信息系统如学籍管理系统。人事管理系统。科研及课题管理系统。学生收费系统等实现信息共享,造成了信息资源的巨大浪费。

(二)速度慢,效率低。所有业务部门的经济业务经办人员需持纸质介质到财务部门办理报销业务,花费时间长,常常引起报销教职工的怨言。

(三)无法有效反映非货币信息。传统会计信息系统只采集和储存了业务活动数据的一个子集:日期。账户和金额,而对于诸如学生素质。执行情况。科研情况。技术创新能力。教师教学能力等非货币信息无法进行采集和存储,一定程度上对高校决策层及政府相关部门进行决策分析带来阻碍,客观上造成了会计信息游离于管理范围之外。

(四)传统会计信息系统只反映了高校的内部信息,无法呈现与高校发展相关的外部信息。各大高校之间的关系为竞争与合作关系,高校只有了解其他相关高校的发展情况,才能科学。客观。有效地制定本校的发展战略,以适应不断变化的教育需求。而传统会计信息系统只能反映本校内部的相关信息,对于组织之外的信息获取不足,制约了学校的发展。

(五)管理需求被忽视。传统会计流程中,会计的主要职能是反映和监督经济业务发生的真实性和合法性,而轻视了它的管理性。随着学生培养要面向社会。面向市场,需计算培养成本,以及高校之间竞争的加剧,会计的管理性显得越发重要。然而目前高校领导层对学校整体发展情况做出决策。预算。控制与评价时,只能通过财务报表获取信息,领导层需要的其他信息很难从会计信息系统中获取,直接导致领导层对学校整体的预算。决策出现偏差,不利于高校发展战略目标的实现。

总之,随着网络信息技术的迅猛发展,传统会计信息系统如果不能科学。高效地生产出高校领导层决策所需要的信息,会计信息就很可能出现失真现象。因此,必须对高校传统的会计流程进行再造。

三。集成网络财务系统下高校会计信息系统流程再造分析

高校会计信息系统流程再造是对高校的业务流程。会计流程和管理流程进行根本性再思考和彻底性再设计,针对会计信息使用者的需求以及对高校绩效产生重大影响的事务,在会计组织。会计观念。会计流程等方面进行全面。深入的流程设计与改造,使得会计信息能够客观实时地反映高校的经营活动,使高校获得在成本。质量。服务和速度等方面业绩的显著改善,最大限度地适应以竞争。变化。创新“为特征的现代高校创新发展模式。在对高校会计信息系统流程进行再造前,有必要对流程再造的实施原则。期望达成的目标及现有业务流程进行分析。诊断,以使流程再造更具科学性和实用性。

(一)明确会计信息系统重构――集成网络财务系统的目标。收集。存储和处理高校业务数据,用于生产决策者需要的价值信息和相关的非价值信息,实现业务。财务一体化,实现信息的共享和透明,实时准确地获取相应的有用信息,为财务管控提供信息和系统的基础支撑,这是构建集成网络财务系统的目标。高校实施会计流程再造的具体目标如下:(1)实现会计系统与业务系统的全面集成。高校校园网的大规模建设,使得大型事件数据库的建立成为可能。会计流程再造的目标应该将高校的业务和与之相对应的信息过程进行全面集成和协调,实现校内不同部门。总校与分校以及学校内部与学校外部之间的信息集成。各部门可以将本部门的相关业务信息存储到高校信息系统中,然后运用相关规则对会计信息进行加工和报告,即将反映高校各项业务活动过程及业务活动各项特征的基础数据,完整。真实地记录在学校信息系统的事件数据库中,会计信息依据一定的程序和规则成为业务活动数据的逻辑输出。因此,集成的高校网络财务系统要保证信息过程与业务过程的同步化,至少要保证各部门数据收集的实时性。数据维护的实时性和信息报告生成的实时性,确保集成网络财务系统与各部门业务处理的高度协同性,使得该系统可以准确地反映高校信息。(2)建立高效的集中式管理体系,加强对分校。。部(处)的监管,避免出现权力真空。(3)满足各类信息用户的需求。高校内部员工与高校外部的信息用户所需求的信息内容不同,因而会计流程再造的目标不仅仅是提供财务报表,更多的应该是为高校内部员工以及外部用户提供多样化。不同层次的与高校相关的信息。(二)对现有业务流程的调研。分析和诊断。在对高校会计信息系统流程进行再造时,必须对高校现有业务流程进行全面细致的调研,分析存在的问题,进而给出诊断。(1)是否存在重复性劳动,冗余的工作环节,信息传递是否紧凑。及时。(2)各部门的业务信息系统是否留有数据接口,为进行数据共享。消除信息孤岛打好基础。(3)是否存在缺乏监管的真空地带,以消除权力真空,进行有效全面的集中管理。(4)有些会计科目的运用是否容易产生歧义,要依据国家会计制度制定统一的硬性规则,使不同的会计人员处理相同的业务事件时可以做出完全相同的会计凭证,从而保证新会计信息系统信息输出的正确性。

(三)高校会计信息系统流程再造分析。

1。建立校园财务。业务一体化。当前,各高校基本实现了校园网络化,在此基础上有的高校已经或正在对各部门相对独立的信息系统进行集成,打造校园集成的网络信息系统。在此绝佳的时机下,高校应利用自身的先进性特点,快速建立自己的集成网络财务系统,实现财务。业务一体化,实现信息的共享和透明,实时准确地获取相应的有用信息,为财务管控提供信息和系统的基础支撑,因此,应构建高校集成网络环境下全新的会计信息流程。

具体做法为:首先,保留现有会计信息系统中必要的工作单元和环节,删除不必要的工作单元和环节,增强计算机的信息处理能力。其次,将高校内部各个。部门的信息系统以校园网为集成点,整合为一个有机系统。第三,对高校独立的财务系统如会计信息系统。学生收费系统等进行会计流程再造,并将其融入全校整体信息系统中。通过系统整合与集成,将高校各部门业务与财务信息系统融为一体,一方面可以确保业务。财务数据的勾稽关系(通过授权,可以从业务数据查财务数据,也可以从财务数据反查业务数据),另一方面可以实现从各分校。。职能处部的校级领导层面上进行管控,做到在系统中实时地查询各部门的预算执行情况,查询相关报表,了解各部门的业务活动情况。

2。建立全校层面的财务控制体系。搭建一个满足全校未来发展战略的财务管理统一平台,并灵活应对高校组织架构的变更。统一全校会计科目表。会计核算流程。财务管理的标准和口径,严格。认真编制全校所有层级的教育经费预算,对全校涉及货币支出的所有业务类型,依据国家的财经制度制订相应的学校规章制度,做到每笔支出都有章可循,为全校财务管控的实现提供一个坚实的系统平台。建立起一个实时。准确。高效的高校财务管理信息系统,并能按权限控制实现跨部门。跨账套的多纬度查询和监控。

3。建立高校统一的财务基本数据体系。集成网络财务系统环境下,高校的各个部门都将成为会计信息系统中信息的采集端,各部门将与财务活动相关的信息采集输入到指定的会计信息系统端口,成为会计业务流程再造中数据采集业务的分支部门。因此要建立全校统一的网络服务器以及事件数据库。对全校会计科目的设置进行一次集中的梳理和规范,形成新的会计科目流程。适当增加设置较为粗泛的科目,精减部分设置繁冗的明细科目。

4。实现高校各部门网上报销。目前大部分高校仍采用由各分管部?T领导签字――财务部门人员审核――财务主管签字――财务部门人员再审核的传统报销制度。该制度不仅低效(报销人员需往返于本部门。财务部门多次,财务人员需进行多项重复工作――审核。再审核以及手工录入相关财务信息),而且不利于相关信息的收集和共享。实行传统报销业务流程再造,即构建网上报销系统,可以将各部门所有的费用支出统一到一个平台系统中,完成数据的共享和集成。

举例说明:高校M的一个教师A报销学生实习费7500元,填写一张7500元的实习费电子报销单,会计信息系统从人力资源系统(Humanresourcessystem,简称HR)提取A教师的基本信息,提交部门领导签字,同时通过办公自动化系统(OfficeAutomationSystem,简称OA)将电子报销单发送到M领导处,M领导登陆OA系统,处理A教师的实习费电子报销单,通过数字证书登陆系统,可以看到该学生实习经费的预算执行情况,进行预算等项目审核,审核完毕后,如果同意报销,进行电子签名,不同意报销,则说明理由,网上报销处理终止。财务人员登陆OA系统,对经层层领导审批的电子单据以及A教师递交的其他证明材料进行审核,若存在问题,返回A教师处进行信息补充,如无误,进行网上支付,生成记账凭证,自动完成记账。网上报销业务流程受理完毕。

网上报销使得A教师录入的数据同时被HR系统。OA系统。财务系统。预算控制系统。网上银行系统。资金管理系统所共享,完成了几个系统的数据收集和规范,大大节约了教师。各部门领导。财务工作人员的工作时间,提高了工作效率,实现了财务系统数据来源。口径的一致性。

5。加强对相关人员的培训工作,转变其思想。观念,以便顺利完成会计流程再造工作。

(四)高校会计信息系统流程再造的成效。(1)统一的财务管理制度,网络化集成管理,能使学校统一调配资源,优化资源配置。实现财务网络计算,记账凭证在线生成,资金集中划转,财务业务协同,信息实时产生的集财务资金流。业务数据信息流以及物流的三流合一“。(2)学校预算的编制和执行更加精准和到位。由于学校及各部门领导能随时了解掌握所分管业务及资金的运行情况,为其更加科学地规划业务活动。合理开支打下坚实基础,可以使学校有限的资金得以高效运转。(3)对财务部门的影响。会计流程再造后,财务人员数量将大大减少,岗位设置主要集中于前台的审核。报销。银行出纳和后台的数据处理。分析。财务人员的工作重点由原来的信息采集。系统使用。维护。各种报表及表格的编制,更多地转移到非事务性工作,即参与分析和决策。分析和获取信息用户的需求并不断满足。完善和建立激励机制和控制机制等。

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