软件实现会计查错

中图分类号:F230文献标识码:A

文章编号:1005-913X(2015)07-0147-02

一。软件背景

会计差错是一种客观存在的会计现象。会计记账稍有不慎就会出现错账,而且查起来很费劲,所以有人说记账容易查账难“。这是因论文网为有时为查一笔错账,花上很大精力,一查就是半天,费时费力。

笔者所在公司在元旦前一次对账中,出现了未达账项。全部财务人员加班加点至深夜,才将差错找到。事后追查原因,固然有会计人员的疏忽。未及时对账核算等原因。但笔者所处岗位职责,更重要的是发现问题,解决问题,即如何快速的查找会计错误。

编写软件来查找会计差错,利用计算机强大的计算功能来替代人工查找错账,使财会人员减少查错账的时间,从而有更多的时间和精力,用在加强企业管理和经济核算上。同时也能提高查找效率,节省大量时间和人力资源。

二。人工采用的会计查错方法

在实际的记账过程中,会产生重复记账。漏记。数字颠倒。数字错位。数字错误。科目记错。借贷方向反记等问题,从而影响了会计信息的准确性。针对这些错误,一般会计查错方法如下。

(一)除二法

记账时稍有不慎,很容易发生借贷方记反或红蓝字记反,简称为反向“。它有一个特定的规律就是错账差数一定是偶数,只要将差数用二除得的商就是错账数。所以称这种查账方法为除二法,这是一种最常见而简便的查错账方法。

(二)除九法

在日常记账中常会发生前后两个数字颠倒。三个数字前后颠倒和数字移位的现象。它们共同特点是错账差数一定是九的倍数和差数,每个数字之和也是九的倍数,因此,这类情况均可应用除九法“来查找。

(三)差数法

根据错账差数直接查找的方法叫做差数法。漏记或重记,因记账疏忽而漏记或重记一笔账,只要直接查找到差数的账就查到了,这类错账最容易发生在本期内同样数字的账发生了若干笔,这就容易发生漏记或重记。

(四)象形法

在核对账目表时较多的遇到仅相差几分钱的错账,这类错账最头疼。这类错账一般来说是数字形状相像而发生差错。根据其数字形状象形的规律去查找错账的方法命名为象形法“。

三。软件查错方法

根据实际需求,将第二章所述4种查错方法合并归类为以下三种情况,分别为差数法。除2法。间接差数法。相对应的会计错误,分别以漏。反。错“来表示。具体如表1所示。

其中

差数法是指按照错账的差数来查找错账的方法。

除2法是指差数除以2来查找错账的方法。当记账时借方金额错计入贷方(或者相反)时,出现错账的差数就表现为错误的2倍,因此将此差数用2去除,得出的商就应该是反向的正确的金额。

间接差数法是指采用穷举法将可能发生这个差额错误的情况列出来。

四。会计查错软件的基本思路

(一)前提

始终认为会计错误都是简单的,难度大主要因为数据量太大。假定最大错误数为2个,采用数学的简化思想,提供两种化简模式,提供三类共9种错误的查找模式。

(二)查错思路

可看成两个本是和相等的数组,中间有一到两个成员数,发生错误,可能是错反漏中的某一个,引起了最后求和不等的情况。为了找到这些错误,按照一个从易到难的顺序,将其分为三类:

1。第一类错误。一个单一错误,简记为:一漏。一反。一错;2。第二类错误。两个同样的错误,简记为:二漏。二反。二错;3。第三类错误。两个不同的错误,简记为:漏错。反漏。错反。

(三)加速算法

将借贷两组数的化简。在一组数中减去一个相同的数,同时减去对应另一组中和相同的n个数(n可取1。2。3,根据个数分别记为1对1,1对2,1对3)。

1。依次去掉分别在两组数中间所有一对一。一对二(二对一)。一对三(三对一)的数;2。先去掉一对一,然后依次去掉两组数中最大数,及所对应的另一组2-3数。

(四)查漏补缺

当出现2个及以上的错误时,将采用化简预处理之后,剩下的两组数进行人工比对查错。

五。软件输入输出及软件流程

(一)软件输入

本软件的输入文件格式为xls文件,该文件默认第一张sheet中有两列,第一列为借方,第二列为贷方。从输入文件中读取数据之后显示在下面图表框中。见图1。

(二)运算过程

1。根据原始数组直接求第一类错误;2。通过预处理化简之后求得第二类错误(即去掉借贷两个数组中一一对应的成员数);3。通过预处理深度化简之后求得第三类错误(即去掉两数组中一对二。一对三的成员数,这里有两种算法选择,详见加速算法)。

(三)运算结果输出

1。结果输出格式

输出内容分别对应于不同的9种错误以及发生该种错误的具体情形,输出格式如表2所示。

六。结语

该软件能够用于直接查找最多两个会计差错,也可用于间接化简借贷双方,通过化简所剩下的数来人工查找更多的会计差错。

作为个人使用的办公小软件,节省了笔者大量的时间,在实际运用中取得了不错的效果。

因为时间仓促及个人水平有限,难免有错漏的地方。欢迎大家批评指正。

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