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摘  要：秘书在文档管理工作中一直扮演着重要角色，并且随着我国文档管理工作制度的不断变化，秘书在其中所承担的责任也在不断改变。至信息时代，文书处理和档案管理工作呈现出一体化趋势。现代秘书不仅要具备基本的文书档案工作素质，而且要明确自己在文档管理工作中的角色定位。90564

毕业论文关键词：秘书；文书工作；档案管理；角色演变

Abstract: The secretary has played an important role in document management, and as the system of document management in our country continues to change, the responsibilities of the secretary are constantly changing。 To the information age, paper processing, archives management is showing an integration trend。 Modern secretary not only to have the basic quality of the work of the archives, but also to clear their role in document management work in the positioning。

Key words: Secretary；Paperwork；Archives Management；The Changing Roles

我国奴隶制社会时期便出现了文档管理制度，发展至社会主义社会，文档管理制度随着社会发展不断变化，秘书在其中的工作职责也在演变。在不同的时代，秘书的名称也不同。为便于论述，要辨析关于文档管理的几个概念。首先文书等于文件。关于文书和文件的关系，潘连根认为，“文件”和“文书”其实是同一事物的不同称谓。[1]  （p31）文书工作的对象便是文件，即文书。本文中运用大文件观将文件与文书作为同义词讨论，文书与文件是一种意义。其次要明确，文件不等同于档案。即使在我国古代，文件与档案没有区分度，文件与档案原来“属于同一事物”，它们是一物发展到不同阶段依据可供利用的价值所反映出的不同的外在载体形式。[2]（p10)）但是，二者还是存在区别的。 本文仍采用潘连根的定义方法——人们在社会活动中形成的并且作为原始记录或历史记录来保存的文献。[1](p190)根据这一定义，文件不具备档案记录的目的性，不能等同于档案。

纵观历史，秘书与文档管理工作有着很深的渊源。一方面，尽管“文”与“档”的管理制度不断变化分合，秘书一职一直在其中扮演重要角色。另一方面，文档的处理也一直是秘书重要的工作职责。有关学者提出，文书和档案的管理工作是形成秘书工作的根源。秘书工作诞生的“标志”便是文书和档案的管理工作的产生。[3](p15)历史上文书处理与档案管理工作曾一度混为一体，二者工作内容多有重叠交错。后来社会制度不断更替，文化学术不断发展并且文档依附的载体不断演化，由甲骨青铜变为简册最后是更加便于搬运的纸张，档案的管理工作逐渐出现分离趋势。这是一个复杂的演变过程，由统一变成分离再趋向统一。这种“新的统一”并非机械循环运动，而是适应不同社会发展需求的螺旋上升运动，“遵循着客观事物从肯定到否定、又从否定到肯定的发展规律，呈现出合——分——合这一发展趋势。”[4](p27)本文将通过探讨不同时代文档管理工作制度的发展变化，以及秘书在文档管理工作中应具备的职业素养，具体分析秘书在文档工作中的角色演变。

一 文档模糊时期的编纂者

我国古代最初文书与档案界限模糊，文书与档案是统一的。文档统一状态萌发于夏朝，这与当时的社会文化制度息息相关。在“模糊”时期，秘书在文档管理中承担着文档编纂者的角色。根据不同的社会发展状态，可将从事文档编纂的秘书分为两类——史官编史和私人编书。

（一）史官编史来自优I尔Y论S文C网WWw.YoueRw.com 加QQ7520~18766 (责任编辑：qin)