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秘书作为档案的管理者，首先要做好立卷工作。在立卷过程中，秘书人员必须具有保护档案的意识，不可毁坏档案的原始面貌。在装订文件时，秘书人员一定要耐心仔细，避免出现漏订进而影响后续工作。秘书人员必须具备检索能力，并熟悉本馆室的档案储存情况，便于档案的查找，这是对从事档案管理的秘书的基本要求。在档案的利用过程中，秘书要牢记保密原则，档案的保密自古就有规定，秘书应严格遵守各级档案的保密年限及级别，对前来查找档案的社会人士做好登记。秘书人员在从事档案工作的过程中要学习前人的理论成果，借鉴古人的经验有针对性地应用在现代档案管理工作中。

上世纪，由于我国经历了经历制度更迭、抗日战争、文化大等重大事件，历史档案产生了极大破坏。同时随着社会政治经济发展，新的档案不断生成。档案的分离，对历史档案的修复和整理起到了积极作用。将文档工作职责由同一部门分责，并提高了文档管理的工作效率，“文”与“档”分离的管理模式在信息技术欠发达的年代积累了经验，是档案管理体制上一次行之有效的探索。