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（二）秘书语言艺术的原则  源C于H优J尔W论R文M网WwW.youeRw.com 原文+QQ752-018766

1。三“T”原则。所谓三“T”是“Tact”、“Timing”、“Tolerance”三个英文单词的缩写，即“机智”、“时间”、“宽容”。这就要求秘书人员在工作时要分清对象，千万不能一概而论。“机智”需要秘书人员善于察言观色，反应灵活，注意双向沟通；“时间”需要秘书人员在汇报工作时抓重点，为上司节约时间；“宽容”则需要秘书人员保持宽容的态度解决别人对你的误解。[3]其中，最重要的是“机智”，秘书人员只有培养出随机应变的能力，才能有助于公司的发展。某公司总经理收到一封无理信函，来自于本公司长年生意往来的代理商。看后，总经理感到非常气愤，立即把秘书叫来，说：“我真没想到他会是这么不讲道理的人，我宁愿和他结束合作关系，也不愿意再和这个人来往了。对于这件事，我还打算对外公开。”按照这种意思，要秘书迅速复函给对方。秘书顺势答应了。当天下午或经过比较长一段时间总经理气消之后，秘书人员将打好的信件，送给总经理看，并说：“您觉得这样可以寄出去吗?”秘书通过这句话再次提醒了总经理，以免事态更严重。在这个例子中，这位秘书人员顺势答应了处于气头上的总经理的要求，但并没有马上执行。等到总经理气消之后，秘书才递上信件。这样不仅给总经理重新思考的时间，也避免了事态更为严重地发生，一举两得，很机智。

2。适度原则。英国的培根曾经说过“交谈时的含蓄和得体，比口若悬河更可贵。”所以，秘书在工作时要想做到得体，就需要切记当用则用，尽量少用，也不要故作玄虚。例如某公司的营销部为了不想让老总批评自己部分的过失，在送来的本季度营销报告中只罗列了营销数据，而没有对营业额下降的原因做出总结，上司生气的让秘书把报告退回营销部并命令他们重写。秘书在向营销部经理传达老总命令时，把老总在气头上说的话，全部告诉了营销经理，还抱怨总经理把气撒在她身上，让她难受。刚开始，营销部经理还是微笑的听她抱怨，甚至还会安慰她一两句，后来，他越听越不舒服，甚至对于秘书人员产生厌烦、厌恶心理，开始计较这个秘书人员的话，认为她是拿着鸡毛当令箭，故意在他身上撒火，即使他知道自己有错，还是和秘书人员争吵了起来，最后不欢而散。这个事例告诉我们，秘书人员在上传下达的过程中，应该本着实事求是的原则，不要添加自己的任何情感，说话应该适度，不能让自己的情绪影响到工作。

二、秘书语言艺术的分类

秘书由于工作中会遇到不同的人，传递信息时必然离不开语言的存在。充分恰当的语言艺术可以进行正确的信息传递、促进双方思想的交流、保证工作的顺利开展、建立和谐的人际关系，语言艺术是秘书人员不可忽视的一种修养和技能。秘书语言艺术可以进行不同的分类：书面语言艺术、口头语言艺术、公关语言艺术等。

（一） 秘书书面语言艺术

在秘书语言艺术中，书面语言艺术是其中一个重要组成部分。秘书部门需要为领导机关的办事机构在工作中从事文字工作，需要起草文件，撰写公文、报告等实用文体，所以写作是秘书工作中的一个重要环节。秘书撰写文件不能随心所欲，毫无章法地进行表达，必须要符合工作的需要。由此看来，秘书书面语言表达就需要更加严谨。主要体现在以下几个方面：