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(4)来信中只要是通过上级领导部门指定处理的问题或兄弟信访部门转来的，原本就属于本部门解决的问题，应当通过本信访部门人员来解决，或从深层次理解，自己处理，或联合相关部门一起受理，或指出解决观点，上报到上级部门审核处理，或再转交到相关部门处理。关于转办、交办的信件应当时刻或按时督促受理。查办历程中产生的一切文字资料应当归档保管。

(5)答复是指信访部门通过回信的形式回复来信人指出的相关问题。只要是信访部门可以处理的问题，必须依据相关政策、法律给出确切回复。关于重点、重大问题需有关领导审批后方可作出回复。来*自~优|尔^论:文+网www.youerw.com +QQ752018766*

2。接待来访的办理程序及要求。

 (1)积极款待。针对来访者，秘书应当积极款待，不管来访者提出的问题和要求是否合理、能否处理、秘书均应当积极和其洽谈。遵循迎接－问好－让座－请问姓名和单位这一顺序。

（2)仔细记录。针对不同来访者，均应当按规定进行记录。初次来访应当填写“来访记录表”，重访填写“重复来访记录表”。

（3）细心接谈。秘书与来访者进行的交谈，是接待来访的主要内容。在交谈过程中，秘书应当以听－问－记－分析为原则。

（4）恰当处理。登记和接谈后，应当依据真实状况区分并展开解决。制度存在确切要求的，可直接答复并进行处理；由相关部门处理的，还可以指导来访者去该部门；可以通过本部门解决的，可以告知来访者不要急躁，勿越级上访。