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浅谈PDCA循环理论在医院财务管理中的应用
按厦门市医疗服务收费价格标准,医院就诊患者提供的病历卡可按0。5元/张收费,收费员发出一张病历卡就得向患者收取0。5元现金,从财务管理看,病历卡类似于现金等价物,必须加强对病历卡的管理。财务科工作人根据PDCA循环管理理论,对病历卡管理进论文网行改进和完善。按PDCA循环管理理论,一个PDCA循环从选题开始划分阶段,可以将PDCA循环细分为九个阶段:发现问题。成立小组。明确现状。分析原因。选择方案。计划(Plan)。实施(Do)。检查(Check),处理(Action)。
一。发现问题阶段
发现问题阶段主要是发现问题。确认问题,根据确认的问题收集数据及相关资料。2013年7月,财务科会计人员在账务处理和会计凭证审核过程中,发现医院门诊收款员每月向银行缴交病历卡收入款是收款员填一张现金解款单,然后把款项缴交银行,但是没有一个凭据来核对收款员是否按时足额上缴病历卡收入。会计人员评估认为,病历卡管理不完善,存在的管理风险是有关人员可能截留病历卡收入款。
二。成立小组阶段
成立小组阶段是围绕发现的问题,成立一个临时性的组织,组织协调有关人员去解决发现的问题。针对发现的病历卡管理不完善的问题,我们成立了一个临时小组,小组成员有会计。出纳。票据专员和财务科有关负责人,小组成员的任务是制定病历卡管理制度,并监督实施,防范可能发生的管理风险。
三。明确现状阶段
明确现状阶段主要是明确要达到的预期管理目的所必备行流程和规范。小组成员经过讨论,认为要完善病历卡管理,需有以下基本流程:(1)病历卡购买金额和数量的登记与核对。(2)收款员病历卡的领取与登记。(3)收款员上缴病历卡收入。(4)核对收款员是否按时足额上缴病历卡收入。(5)核对病历卡专管员病历卡的库存数量。(6)对发现的问题提出整改意见并制定整改方案,持续改进。
四。原因分析阶段
原因分析阶段主要是分析发现的问题产生的原因,并通过分析的结果,反复问一个为什么,把问题逐渐引向深入,最终找出导致问题发生的作用因素。小组成员经过查找分析认为,病历卡管理不完善的根本原因是管理者认为工作人员都是好同志,能自觉遵守职业道德,做好本职工作,不会主观有意识想截留病历卡收入从而违反财经纪律。但是作为管理者,需要制定完善的管理制度,让执行人员知道,有相关制度在监控他们的日常工作,从而达到管理的预期目的。
五。选择流程改进的方案
六。计划阶段
计划阶段主要是要明确制定行动计划和资料的收集与分析计划,明确以下问题:第一,确定相关工作责任人,哪些部门哪些人员完成什么样的任务。第二,明确每个实施步骤的工作,实施过程控制的方法。第三,预计任务实施需要的时间。第四,明确在改进过程的哪些环节实施测量。第五,明确数据收集的方式及收集方式的科学性。依据改进病历卡管理选择的方案,决定从2013年8月开始实行病历卡领用和盘点登记制度,为达到管理的预期目的,设计以下两张表格:
表1反映票据专管员的病历卡期初。期末库存及购进数量,由会计人员进行核对并由会计人员和票据专管员签名确认,发出数量由领取人一般为收费员签名确认,时间及数量必须与表2每个收费员的领用情况一致;定期盘点库存数与期末账上库存数核对。表2反映每个收费员的病历卡期初。期末库及本期发出数量。期初。期末库存由收费处负责人及票据专管员共同盘点核对并签名确认,领用由收费员签名确认,每期根据每个收费员的当期初期末库存及领用情况计算出当期发出数量并由收费员签名确认,每期根据发出数量计算收费员应上缴病历卡收入。出纳和会计人员确认收费员是否按时足额上缴病历卡收入。
七。实施阶段
实施阶段主要是执行已制定的解决问题的行动计划。根据计划,7月30～31日对病历卡专管员及各个收款员的病历卡数量进行盘点登记。签名确认,并对之后(截至2013年10月31日)的病历卡购入和领用情况进行登记和签名确认,实施情况如下:
八。检查阶段
检查阶段主要是在确保数据收集科学准确的基础上,确认实际结果是否达到预期目标或者与预期目标的差别和差距在哪里,并且确认每项措施的有效性并得出结论。
2013年10月31日至11月中旬,小组成员安排对专管员和门诊收费人员的库存病历卡进行盘点,首先是2013年10月31日安排会计人员对票据专管员的库存病历卡进行盘点,盘点数为25524张,与账上数相符。之后票据专管员和收费负责人对各个收款员的库存病历卡进行盘点,仍以其中一个收费员李某某为例,2013年11月3日现场盘点库存数为216张,领用数和专款员登记的发出数相等都是4000张,由此计算从2013年8月1日至2013年11月3日李某某应上缴病历卡收入=(期初2000+领用4000-盘点216)星号0。5=2892元。会计人员和出纳核对李某某2013年8月1日至2013年11月6日病历卡收入上缴银行的记录为2013年8月28日1000元,9月29日500元,10月29日1000元,总上交2500元,与应上缴差额392元。会计人员根据各个收费员的实际上缴收入借记银行存款,贷记收入科目;根据表1领用情况借记支出科目,贷记库存物资。
病历卡管理的目标是防范可能存在的风险即有关人员截留病历卡收入,与之前的病历卡管理比较,完善后的病历卡管理制度对病历卡的购入。发出。库存。领用。收入上缴情况能做到可追溯稽核,能够对病历卡的收入上缴情况做到有效监管,达到了预期的管理目标。
小组成员对收费员李某某缴交金额差额原因进行分析,存在的原因有:第一,上缴收入金额是截止10月29日,盘点日期是11月3日,按盘点数计算的应上缴款含10月30日至11月3日的收入,这两者之间有差额。第二,收款员少缴。可是要知道产生差额的确切原因及数量还需要一定的时间和人力来核实,小组成员经过讨论认为,已制定的病历卡管理制度有需要完善或改进的地方,这就涉及PDCA循环管理理论中的持续改进,即在检查管理制度的实施效果中发现了新的问题后整个管理工作进入下一个PDCA循环。
九。处理阶段
处理阶段是流程标准化。经验推广及进一步总结的过程。标准化要将整个流程制度化,确保系统流程稳定运行,并通过成果汇报等形式将经验从单一部门推广至更多的部门。进一步总结就是发掘这一PDCA循环中尚未解决的问题,把它转到下一个PDCA循环。
小组成员经过对这段时间病历卡管理工作的总结和分析,提出了管理流程的完善措施并制度化,对病历卡管理的控制环节和重点进行调整,并从2013年12月开始执行。完善措施是:保留表1,取消表2,重新设计一张表,相关人员登记并签名确认每个收费员每月领用病历卡情况,收费员每月都应按领用情况上交病历卡收入。月末把该新表和表1移交会计做账,会计人员根据该新表借记其他应收款(应收收费员病历卡收入),贷记收入科目;根据收费员上交收入借记银行存款,贷记其他应收款(应收收费员病历卡收入);根据表1借记支出科目,贷记库存物资。如此,病历卡管理制度较完善前方案有了很大的改进,收费员是否有少缴病历卡收入和少缴金额可在会计信息系统体现,收费员得承担自己未管理好丢失病历卡的责任,收费人员也能自发管理好自己领用的病历卡,参与管理,管理控制的重点则是票据专管员的病历卡购入。发出和库存情况。
以上就是工作中应用PDCA循环理论设计。建立和完善医院财务管理的一个案例,相信在医院其财务管理工作中,PDCA循环理论也能得到很好的应用。
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