轨道交通企业内部网OA的应用介绍

一。OA办公系统

(一)OA办公系统的介绍

近年来,随着网络技术的迅速发展和普及,通过利用先进的网络资讯技术实现办公自动化的解决方法被称为网络办公自动化解决方案。下文简称OA系统。

OA办公自动化,OA是Offi论文网ceAutomation的简写,是利用电脑进行全自动的办公模式,目的是提高工作效率。日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴,如文字处理。文件誊写。传真。申请审批。办公用品。公文管理。会议管理。资料管理……这些都是日常办公工作的处理范围。从广义的角度讲,提高日常工作效率的软硬件系统包括打印机。复印机以及办公软件,这些都可以成为OA系统的一部分。从狭义的角度讲,OA系统是处理组织内部的事务性工作,也是辅助管理,提高办公效率和管理手段的系统。

(二)OA办公系统的优势

首先,它能极大地提高工作效率,节省公司的运营成本,包括时间和纸张。它也使传递信息的速度加快,突破时间和空间限制,办公不再受时间和地点的约束,可以实现移动办公。工作人员不用拿着各种文件。申请单。单据在各部门跑来跑去,等候审批。签字。盖章,这些都可在网络上进行,尤其适合办公地点分散的企业。其次,规范单位管理,把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序,如公文会签,计划日志,用款报销等工作的审批都可在网上进行。第三,可以提高企业的竞争力和凝聚力,这让员工与上级的沟通很方便,反馈信息会很畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑将大大增强企事业单位内部的凝聚力。第四,决策变得迅速科学,高层决策不再是不了解情况,在缺乏数据的环境下拍脑袋的事,而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。

二。OA办公系统的应用

针对滨海快速交通发展有限公司办公业务地点分散,报送纸板公文和传真不便的背景,制定出符合企业需求的滨海快速智能办公系统。OA的运行不仅提高个人的办公效率,更重要的是可以实现群体信息的交流,实现信息快捷交换和高集成度的工作协同,节约了企业的成本。提高了工作效率。

(一)系统模块组成

第一,个人事务处理系统。其包含待办事项。电子邮件。个人文档。个人通讯录以及日程安排。第二,日常办公系统。作为日常公文的主要应用模块,实现了电子审批发放公文。请示。其包括了文件发放管理。文件接收管理。报告请示公文管理。领导监督。通知管理。会议管理以及档案管理。第三,资源管理。这一项中包含信息摘要。信息共享。法律法规。会议室。文件库和资料库。第四,辅助模块管理。包含基本的物品管理。用车管理。图书管理。值班管理。接待管理和资产管理。第五,系统管理。这一模块是办公自动化系统中最后一项,其包含的是更多的管理。例如,用户管理。部门管理。授权管理。备份管理等。以上五个模块主要构成成了计算机网络办公自动化系统,其功能要比传统的现代化办公系统强大得多。

通过定制模块功能可以实现将信息采集。查询。统计等功能与具体业务密切关联的目标,高管只需点击按钮就可以得到想要的结果,从而极大或极快地方便了公司的管理和决策。

(二)门户应用

丰富的门户应用,通过单点登陆。信息整合。流程整合。应用整合等门户技术为用户提供一站式的统一登陆,一站式的信息集成,一站式的流程审批,一站式的应用整合。企业能够自主规划和量身定制各类知识管理体系,进行分布式管理与扩展式应用。配置的应用集成中间件,通过配置便可与各种业务系统集成,实现账户。信息。流程。应用等的集成整合。

三。OA办公系统技术支持介绍

(一)技术集成

报表定义可定义多种类型的报表。例如,数值报表。分组报表。交叉报表。图形报表等。配置的应用集成中间件,通过配置便可与各种业务系统集成,实现账户。信息。流程。应用等的集成整合。它支持各种主流数据库,包括DB2。Oracle。Sybase。MSSQL等。

(二)自定义技术

OA系统可以自定义公文格式与工作表格,让用户可以根据自己的需求进行自我设计,这不但简化了系统的维护,还摆脱了对开发商的依赖,提升了系统的通用性,这一特性赋予了办公自动化系统更加顽强的生命力。系统的修改编辑界面也直接与office办公软件相连接,突出了系统的通用性。全B/S结构的图形化工作流,流程的设计和管理形象直观,简单易用。强大的流程嵌套可以方便地把庞大。复杂的流程分解成相对独立的逻辑清晰而易管理的可复用的多个子流程。

(三)安全机制

OA系统是利用信息交换的平台与数据的存储平台当作办公自动化系统的后台,中间层则是进行信息处理分析,WEB是系统的前台应用的三层次结构。这个系统的后台拥有信息交换平与数据库双向的安全性。信息交换平台的安全等级为C级。数据库也拥有独自的安全机制,它针对用户的权限与密码制定了权限,阻止了非规定用户的进入。除此之外,OA系统本身也拥有一套完善的用户和权限管理系统,在不同的模块上设置不同的管理员与权限可以给特定用户有限的权限,这样的安全设置既保证了系统的安全性,又使系统操作更加灵活,方便信息的传输与管理。

四。OA办公系统的意义

(一)建立发布信息的平台

在内部建立一个有效的发布和交流信息的场所。例如,电子公告。电子论坛。电子刊物,使内部的规章制度。新闻简报。技术交流。公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解单位的发展动态。

(二)实现工作流程的自动化

这牵涉到流转过程的实时监控。跟踪,解决多岗位。多部门之间的协同工作问题,从而实现高效率的协作。各个单位都存在着大量的流程化的工作。例如,公文的处理。收发文。各种审批。请示。汇报等都是流程化的工作,通过实现工作流程的自动化就可以规范工作,提高单位协同工作的效率。

(三)实现文档管理的自动化

它可使各类文档能够按权限进行保存。共享和使用,并有一个方便的查找方法。办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。公司的各种规制度。各种技术文件只要他们的身份符合权限就可以阅览,减少了员工培训环节。今后,随着INTERNET技术和国际互联网络的发展,会使目前的办公自动化由传统的局域网互联互通上升到包括移动通讯设备的支持。手机的WAP接入访问。PDA的支持等。这样会进一步完善移动办公,远程办公。手机办公。微信办公等,这样也会把企业内部网络发展到更为广阔的领域。

(作者单位为天津滨海快速交通发展有限公司)

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