合同管理在现代企业管理中的地位和作用

[中图分类号]F272。9[文献标识码]A[文章编号]1005-1074(2009)05-0057-02

企业合同管理,是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立。履行。变更。解除。转让。

终止以及审查。监督。控制等一系论文网列行为的总称。其中,订立。履行。变更。解除。转让。终止是合同管理的内容,审查。监督。控制是合同管理的手段。合同管理工作,是一个系统性的。动态性的科学管理工作。

1合同管理在现代企业管理中的重要性

美国著名法学家庞德曾说过:在商业时代,财富大部分由合同构成“。合同是企业进行经济活动的重要法律文件,同时也是产生争议和纠纷的根源。合同管理是市场经济条件下现代企业管理的一个核心内容,它不再是简单的要约。承诺,而是一个全过程。全方位。科学的管理。对市场来说,合同管理的重要性在于:实现企业对市场的承诺,承担社会责任,体现企业的诚信,提升企业的品牌和形象,使企业更牢固的立足市场,实现可持续发展。对企业而言,合同管理的重要性在于:使企业的生产经营与市场接轨,满足市场的需要,提高企业适应市场和参与市场竞争的能力;同时,使企业在履约过程中维护自身的合法权益,避免和减

少企业损失,提高企业的经济效益。

2合同管理普遍存在的问题

当今的大型企业,一般都是由老国企改制而来,仍然带有计划经济时代的色彩,再加上中国几千年来重刑轻民的法制理念,很多人都不重视契约,把合同简单等同于一种形式。目前,我们的合同管理工作仍然存在诸多问题,可以概括归纳为:

2。1合同法制观念淡薄,风险意识差有些企业合同法制观念淡薄,重大的经济行为,仅靠个别领导表态或一纸意向书“,不签订合同就开始履行,一旦发生纠纷,企业的合法权益很难得到保护。有些企业虽然签订了合同,但在合同签订前,未对合同相对方进行必要的资信调查或资格审查,导致所签订的合同处于效力待定状态,或无法实际履行。有的合同签订人员在谈判合同的过程中错位的理解合同法意义上的公平“,在做为卖方的时候,站在买方的角度理解公平“,做为买方的时候,站在卖方的角度考虑公平“,不知道利用买方市场“的优势地位,合理的争取利益最大化。最终,导致被动,在参与市场竞争的过程中总是处于受伤的一方。

2。2企业的合同管理制度不健全很多企业没有建立系统的合同管理制度,从签约前的合同谈判到合同履行完毕,没有一个统一。规范。科学的管理标准。有的企业虽然有合同管理制度,但由于合同管理制度不科学。不规范,缺乏可操作性而未能落到实处。有些企业授权不明,一个普通员工也对外签订标的过百万的经济合同,有些职能科室或管理部门经常代表法人对外签订合同,更有一些企业的销售人员动辙代表企业签订大额合同,既无法人授权委托书,又无身份证明书;有些企业的合同专用章保管不严密,对加盖了单位印鉴的空白合同也疏于管理,这不仅是合同管理的重大缺陷,也为企业的风险防范留下了巨大的隐患。

2。3合同文本制作不规范

2。3。1合同名称不准确有的合同张冠李戴。比如明明是承揽合同,做成买卖合同,就有可能导致承揽企业多承担买卖合同项下的那些义务,或者放弃留置权的优先适用。

2。3。2合同条款约定不具体一些合同的条款约定含糊不

清,执行过程中容易产生分歧。比如:交货时间:按需供货;合同单价:随行就市;违约责任:按合同法执行,等等。虽然从理论上讲,只要有主体和标的合同就可以成立,但就标的物数量。单价。交货时间。交货地点。争议解决方式。违约责任的承担等合同主要条款,还是约定得越清楚越便于执行。

3如何完善合同管理工作

3。1建立完善的合同管理制度要使合同管理规范化。科学化。法律化,首先必须从完善制度入手,制定切实可行的合同管理制度。合同管理制度的主要内容应包括:合同的归口管理;合同资信调查;合同的签订。审批。会签。审查。登记。备案;法人的授权委托办法;合同示范文本管理;合同专用章管理;合同履行与纠纷处理;合同定期统计与考核检查;合同管理人员的培训;合同管理奖惩与挂钩考核等内容。建立建全企业的合同管理制度,必须以现行的合同法。相关的法律法规。司法解释为依据,并充分考虑本企业的实际情况。合同法,是改革开放以来,合同管理经验教训的总结,对我们的经济活动和经济行为具有非常强的指导性,可以直接纳入我们的合同管理制度中。通过建立合同管理制度,做到管理层次清晰。职责明确。程序规范。从而使合同的签订。履行。考核。纠纷处理始终处于有效的控制之中。

3。2建立完备的的信用调查体系在洽谈合同阶段,对对方的资信情况进行调查,是合同管理中的一个重要环节,也是防止合同欺诈的重要措施。首先,要求对方出示企业营业执照,签约人的授权委托书及身份证,并对企业的生产资格进行审查。比如:特种机电设备生产的,要有特种机电设备生产许可证;药品经营的,要有相应的药品生产经营许可证,等等。否则,就会给企业留下不必要的隐患。其次,对于重大合同,应该在签订前组建考察团到对方进行实地考察,对对方提供的各类证件。执照。资格证明。许可证明。财务报表。财务状况。经营状况进行实地考证。根据合同的性质和侧重点不同,还可以到工商行政管理局调查企业的年检情况及历年奖惩情况;到土地管理部门和房地产管理部门调查企业是否存在不动产担保或查封情况;到法院调查企业是否存在诉讼案件,等等。尽可能通过企业的公开信息查明企业的资信状况,把企业的合同风险降到最低。

3。3完善合同的评审把关制度设立专门的机构(法律顾问机构或法律事务机构)进行重点合同的审核把关,尽可能的降低企业的经营风险。合同的评审把关,可以紧紧围绕着这些必备条款展开。

3。3。1当事人身份和资格审查这是合同审查中首先要确认的问题,因为合同当事人的身份和主体资格直接关系到所签订的合同是否有效。也是合同否能真正履行的先决条件,当然,有些合同在资信调查阶段也做过了相应的工作。

3。3。2标的物数量。质量。价款或报酬标的物数量。质量要求及执行标准。单价总价要明确具体,不能含糊。这些条款一般合同都要具备,评审中重点关注合同的表述是否清晰。准确,是否完整。具体。

3。3。3履行期限。地点和方式对这一项的合同评审就很有技巧了,不同的约定就会产生完全不同的后果。比如合同的履行地点,约定在对方,就意味着货物毁损。灭失的风险,从对方交货地,就开始转移到己方,同时,还意味着一旦发生纠纷,就有可能要到对方法院去诉讼,异地诉讼,必然导致诉讼成本的增加和地方保护主义带来的诉讼风险加剧。在这样的情况下,不论作为买方还是卖方,都要争取在己方交货,从而最大可能的降低交易风险,有些交易对象法律意识不强,这样的条款就很容易争取。有些合同履行期限不明,造成合同另一方长期承担合同义务。比如,买卖合同的履行期限不明,会使得卖方长期承担仓储。质量保证等义务,也增加了合同期内价格大幅波动的风险。在负有质量保证义务的合同中,作为卖方就一定要明确约定提出质量异议的期限,以免自己长期承担着质量保证义务。在合同评审中,一定要充分利用自己在交易中所处的优势地位,灵活合理的运用合同法的相关规定,最终实现企业的利益最大化。

3。3。4违约责任的承担很多合同的违约责任承担方式,都是笼统的约定:按合同法执行“,这样的约定形同虚设,毫无意义。双方应在合同中明确约定违约金或违约金的计算方法,一旦发生违约情形,直接援引该条款就可以索赔,不需要承担太多的举证责任。只要该违约金的约定不是过高,法院是很难找到理由不支持的。需要注意的是,这个条款的运用,是一把双刃剑,在制约对方的同时,也在约束自己,签订了高额违约金的合同以后,一定要信守承诺,不要轻易违约,否则,也会受到这把利剑的伤害。

3。3。5争议的解决方式合同履行过程中,双方一旦发生争议,这个条款就显得尤为重要。当前解决争议的主要方式,一是诉讼,二是仲裁,诉讼强调的是原告就被告原则。当前,还普遍存在一定程度的地方保护,所以,不论是仲裁还是诉讼,宁可在其他条款作出让步,都要把管辖地点争取在本企业所在地。仲裁相对诉讼程序简单,而且一裁终局,对于重大案件风险实在太大,一般都不建议使用。另外,涉外合同中经常会碰到仲裁条款,在合同评审中要把握的原则就是,能争取在中国国际经济贸易仲裁委员会仲裁的,就要尽量争取,实在不行,就力争在新加坡,尽量避免在瑞典的斯德哥尔摩,因为新加坡华人聚居,各方面更能适应,而且,各种费用相对也要低一些。

3。4建立建全合同的跟踪监督管理机制

3。4。1建立合同档案,保管好合同原件一份合同一个编号,不要重复或遗露。合同正本。副本。附件,以及双方变更。修改合同的协议或往来传真函件,都要妥善保管,一旦发生纠纷,这些都是最有力的原始证据。合同订得再好,如果这些原始证据保管不善,也会陷企业于被动的。

3。4。2建立合同管理台帐根据合同标的不同,分类建立台帐和总台帐。对合同号。对方名称。标的物。合同总标的。价款或酬金。经办人员。合同履行情况等与合同有关的信息进行登记汇总,做到准确。及时。完整,一旦发生纠纷,能迅速便捷的查找到该份合同的基本信息,快速作出处理。

3。4。3关注重大合同的履行情况,及时应对一是关注合同的履行是否顺利,二是关注对方的经营状况及财务状况,以便准确判断对方的履行能力,以避免或减少对方履行不能时给企业造成的损失。

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