浅谈药品经营企业存货管理的重要性

一。药品经营企业存货的概念

(一)存货的概念

存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产品或商品,或者为了出售仍然处在生产过程中的在产品,或者将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料。物料等。药品经营企业的存货主要包括中论文网药材。中药饮片。中成药。西药。医疗器械。生物制品。抗生素等。

(二)药品经营企业存货的特点

1。容易变质。失效

药品经营企业的药品质量有近效期和到效期管理规定,近效期是指从购进到销售不足9个月的药品,而到效期则是指药品的失效日期。这就要求药品采购必须给销售留有时间空间,不得随意采购近效期药品。药品一旦滞销,必须随时关注药品到效日期,避免售后退回。

2。过效期药品无转让价格

药品和耐用消费品以及少数生活必需品不同之处在于药品有严格的到效期时间规定,一旦过期,药品就好比不可再生的垃圾一样,完全丧失使用价值和交换价值。

3。容易被盗或丢失

药品种类繁多。尤其是拆零药品,如果不严格加强库存盘点管理和财务系统监督,容易被盗或丢失。

4。易串号,导致发货错误

同品种药品批号有很多种,在收发药品时极易混淆。即使同品种也有不同生产厂家,容易导致收发错误现象。

5。售后退回现象严重

药品在发货过程中或自然损耗,有可能造成破损。或医院要求备货,但销量不好,造成药品过效期,也会导致退货。一旦发生,便会造成药品经营企业的损失。

6。受市场大环境影响较大

医保政策的变化以及政府招标采购方向的变化都会导致药品经营品种和价格的剧烈波动,从而拉动药品市场采购和销售幅度的上升或下降。

二。药品经营企业存货管理存在的问题

(一)库存账实不符。管理混乱

药品经营企业存在大量不符现象,如数量账实不符。批号串号。入错厂家。摆放错误等,这些错误会干扰正常的销售。进而造成企业的损失。对于数量不符现象,一旦盘亏就会造成企业的损失,增加企业的成本。对于串号。入错厂家。摆放错误等现象,则会造成发货错误,致使售后退回现象增多,增加企业售后服务成本,间接减少企业的利润。

(二)药品报损严重

造成药品报损的原因有两个,一是管理不善造成的被盗。丢失。霉烂变质。这种情形下不但造成企业的损失,而且还易造成财务进项税额转出损失。二是自然原因造成的污染。滴漏。溶解等。如酷暑天运送药品易造成膏剂类药品融化,冷链运输药品如果没有必要的冷藏设备,易造成药品变质等。这些情形都会造成药品尚未产生销售收益即面临报损,致使企业采购成本增加,利润减少。

(三)缺乏绩效管理

许多药品经营企业认为库房管理只是管好发出和储存即可,忽视了绩效管理。而事实上库房管理同其他部门一样都应当实行绩效管理考核制度,因为只有实行绩效管理才能杜绝工作散漫。不负责任的工作态度,才能更好地将库房与其他部门诸如采购部。销售部等紧密地联系起来,才能实现库房精细化管理。进而产生库房管理效益。

(四)库管人员专业技能差

按照药品经营质量管理规范的要求:从事药品质量管理工作的人员,须经专业培训和省级药品监督管理部门考试合格,取得上岗证后方可上岗。从事药品验收。养护。销售工作的人员,应经岗位培训和地市级(含)以上药品监督管理部门考试合格,取得上岗证后方可上岗。新进员工还应组织学习本公司制度和规定,考试合格后方可上岗。然而许多药品经营企业的库房管理人员未经培训或考试合格即上岗,缺乏必要的药品常识。缺乏分析各药品品种畅销与否的能力,缺乏及时将药品采购需求提交采购部门的能力,未经培训或考试合格即上岗。造成采购与销售脱节,严重影响企业的正常生产经营。

(五)采购失衡,库存积压或断货

一方面,采购人员无市场预测和分析判断能力,或由于库房管理人员无法提供畅。滞销品种数据,导致盲目采购或降低采购量的情况出现。前者会造成大量采购资金的沉淀,降低存货周转率,延长营业周期;后者会造成货源中断,企业丧失客户,机会成本增加,销售难以为继。另一方面,各部门衔接配合的紧密性也是决定采购环节是否通畅的一个重要环节。比如销售部门不及时反馈市场信息,采购部门就无法准确计算出采购量。

(六)售后退回频繁

由于药品近效期的存在,有些药品一经售出,即面临着退货的风险,这会加剧药品贬值或报损,为了弥补客户的退货损失,企业被迫采购新的药品,因此造成资金浪费,降低资金使用效率。造成这种情形的原因是由于售前工作做得不到位。信息不对称造成的或者受到客户促销能力限制等,如包装破损。客户无需大量备货而销售人员为了扩大销售盲目铺货或者削弱近效期药品的促销力度等。

(七)近效期药品失控

首先,造成近效期药品失控的主要原因是由于无近效期药品的催销措施,导致药品过期。造成企业成本的大幅上升,降低了资金使用效益。其次,药品的流向也是影响近效期药品失控的主要原因,药品流向是指药品销售渠道,合理的销售渠道可以促成近效期药品的消化。再次,近效期药品的价格管理也是关系到能否销售出去的一个重要手段,如果依然使用正常定价,则很难打开市场销路。(八)存货周转率低下,变现能力较差

存货占药品经营企业流动资产的比重较大,如果存货变现能力较差,则企业的存货周转率较低,营业周期必然延长,资金周转速度必然放慢,同样的资金创造出的收益率则较低,企业的利润质量也得不到保证。同时,存货的大量积压也导致资金占用成本增加,企业的仓储。管理成本增加,削弱企业的偿债能力。

三。提高药品经营企业存货管理效益的措施

(一)建立定期盘点制度

通过盘点检查药品账实是否相符。是否串号。是否入错厂家。是否摆放正确。对人为原因造成的盘亏现象,一经发现就要追究相关人员的责任,将其与之绩效考核。个人利益相挂钩,只有这样才能充分调动库房管理人员积极性和主人翁精神,库房管理才能有序进行。同时,财务人员应当充分发挥财务的监督功能,对存货账存数与盘点数的差异进行分析总结。找出差异产生的原因,及时制定相关库存商品管理制度,防微杜渐,堵塞漏洞。

(二)建立药品报损审批制度

如果药品报损是管理不善造成,则要健全药品报损管理制度,制定严格的审批流程,明确药品报损责任人,并追究其经济责任,可按药品报损金额比例大小扣减责任人工资或奖金,或进行降职处理。如果药品报损是由于自然原因造成,如严寒或酷暑,则要求库房管理人员检查药品存放硬件措施是否合理,发货人员是否严格按照冷链药品或常温药品的运输工具设施要求进行运输,一旦发生不安规定储存或运输货物,可对相关责任人处以罚款或撤职等措施。

(三)完善绩效管理制度

绩效管理应覆盖企业每一个员工,针对库房管理的特殊性,还应制定更加符合其工作实际的绩效管理制度,如建立近效期药品预警机制。药品报损管理制度。药品品种销售分析管理制度。待验药品管理制度。药品养护管理制度等。每一个制度都要与相关责任人的绩效考核相挂钩,并要求每一个库房管理人员必须严格按照制度执行,违规者必受惩罚。

(四)定期培训库房管理人员专业技能

库房管理人员的专业技能直接关系到药品经营企业药品存储环节是否正常,企业应当建立库房管理人员准入制度,规定岗位胜任条件。如不达标要么撤职要么尽快进行上岗培训。对药品特殊岗位更要严格要求准入制度,还可借鉴其他行业诸如会计继续教育制度,对药品库管人员进行后续教育,并结合考试结果来衡量库房管理人员是否达标。

(五)提升采购人员的市场分析判断能力

首先要求各部门加强内部联系。沟通和交流,要求市场服务部门如销售部。售后服务部及时告知市场信息,要求采购人员及时与库房管理进行联系,沟通哪些品种是畅销品种,哪些是滞销品种,哪些药品季节性需求量大。对于滞销品种,应减少采购备货量,降低库存金额,加快存货周转速度。对季节性需求量大的药品应当根据医院及零售药店的需求量趋势进行采购备货。还要求采购人员与招标部门联系,沟通药品采购招标政策有哪些变化,及时更新采购信息,及时掌握国家药品经营政策的宏观行业环境的变化趋势,及时制定出采购方向,更要求采购人员刻苦钻研业务知识,提升分析。判断市场的能力,根据经济订货模型计算出经济订货批量和经济订货次数,以求降低采购成本。

(六)开发新客户,严格售后退回流程

售后退回的原则是药品必须是本公司所售药品,因此在客户要求退货时应首先仔细检查是否为本公司所售药品,并仔细询问客户退货原因,作为企业改进售后退回的方向。其次业务员和质管部应对销后退回通知单进行严格审查。最后,应积极开发新客户消化采购新增数量或品种,对滞销品种或近效期药品应采取降价等促销措施。对季节性需求变化明显的药品应根据医院或零售药店的需求来进行采购备货,以防季节性滞销退货,还应检查售前药品包装以及有效期,避免退货。

(七)开展存货质押融资

存货质押融资可分为动产质押融资和仓单质押融资。其中,动产质押融资可以在不转让存货所有权的同时取得融资,并且不影响企业正常经营周转,常见的有银行承兑汇票,多适用于生产型企业。而仓单质押融资是指企业将其拥有完全所有权的货物存放在金融机构指定的仓储公司,并以仓储公司出具的仓单在银行进行质押,作为融资担保,银行依据质押仓单向企业提供用于经营的短期融资业务,多用于贸易型企业。通过存货质押业务,药品经营企业可盘活存货,将其转化为现金,加速存货周转率,提高资金使用效益。保证利润质量。

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