(二) 上海腾溪经济城货币资金内部控制现状
1、公司的管理者、财务主管对货币资金管理不够重视,尽管制定了货币资金内部控制制度,但是并未真正有效实施,货币资金的管理机制不够完善。虽然公司货币资金的项目不多,现金收付业务很少,大多都是通过银行进行货币资金往来,但不代表公司的货币资金就不存在控制风险,只是现金的控制风险相对较低而已。
2、公司的货币收支根据编制好的会计凭证进行处理,出纳每次都能及时在办理完现金及银行存款收付款后,于记账凭证上加盖“现金收讫”或“现金付讫”戳记,能够做到每次首付款后加盖。
3、公司专门为出纳配备了专用保险柜,现金存放较为安全。
4、公司内部人员每次出差借款,都必须先从财务部领取一张“借款凭证”,将借款事由、借款金额填写清楚后,经过财务部主任及公司总经理审批确认后,才能在财务部办理出差借款。出差人员返回公司后,须按规定一周内到财务部进行报销,报销结欠金额应当立即向财务部交清;凡未交清欠款或一周内无其他原因未办理报销手续的,公司财务部没有对其进行任何处罚措施,只是每月由主管往来的会计催促其还款,因此造成有人借款长达几年不还的现象。
5、所有会计人员都持有会计从业资格证书,持证上岗。但会计人员的业务素质不一,有的半路出家,有的学历较低,会计主管也是大专的学历,但好在已经有近二十年的业务经验。
6、财务部门设立了出纳及会计两个岗位。出纳的职责是:现金收付以及银行收付业务,现金日记账﹑银行日记账的登记,并且没有兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债券债务项目的登记工作。会计的职责是:负责凭证的稽核,现金﹑银行存款总账和明细账的记录等。从规定上来说,银行存款余额调节表的编制不得交由出纳负责,应由会计负责,但是有时候会计没时间也会交由出纳帮忙编制。所以公司会计人员岗位职责未明显分离,不严格按照规定办事。
(三) 中小企业货币资金内部控制存在的问题及成因分析
通过对一些文献资料的查看翻阅,并结合上海腾溪经济城的货币资金内部控制情况,总结出中小企业货币资金内部控制的问题主要有以下几点。
1、 管理者缺乏货币资金管理意识
企业管理者对货币资金管理的态度是货币资金内部控制环境中的重要因素。并不是所有企业管理者都对货币资金管理有很强的意识,也存在一些管理者对货币资金的重要性没有足够的认识,导致企业没有建立完善的货币资金内部控制制度;或者虽然建立了货币资金内部控制制度,但是并不依据制度办事,仅仅用来装装样子,形同虚设;或者管理者仅将货币资金内部控制当作财务部门的事情,没有将其放在整个企业管理的高度来看待。管理者的各种对货币资金管理意识的缺乏都会是内部控制不能发挥积极作用,从而增加了货币资金管理漏洞出现的几率,出现贪污舞弊事件。
2、 企业忽视货币资金内部控制
货币资金内部控制要点包括现金收支业务和银行存款收支业务管理两个控制要点。通常中小企业容易忽视这两个要点,造成资金往来款项混乱、收付不对账、票据银行账户管理混乱等现象,导致现金、银行存款出现漏洞,让人有机可趁。常见的问题有:(1)内部会计管理混乱,没有严格的职责分工(2)没有制定定期轮岗制度(3)发生认识错误,影响记账准确性(4)存在坐支、收入不入账、白条抵库、更改虚构凭证内容、挪用资金等违法违规行为。忽视资金内部控制两个要点就大大增加了会计人员贪污舞弊行为的发生,给企业带来了风险。
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