什么是“秘书“?世界各国迄无一致定义,因为各有各的国情。定义不清,必然各说各的。所以,它既是秘书学理论研究的起点,又是秘书学理论体系研究中的珠穆朗玛峰。

一。国外的定义

1．西方发达国家的定义。国际职业秘书组织(英文全称:ProfessionalSecretariesI论文网nternational)是以欧美等发达国家为主的跨国秘书组织,它给秘书所下的定义是:“具有熟练的办公室工作能力,不需上级敦促即能主动负责。积极进取。干练果断。能在授权范围作正确决定的经理助手。

2．原苏联的定义。认为:“秘书是一项普通的职业,其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性。事务性和信息性的服务。“这主要指机关秘书,因为私人秘书不是主体,它强调的是全面辅助领导与为领导服务的秘书职能。这个定义较接近的情况。

3．日本的定义。日本学者认为秘书是“帮助与处理各种事务的工作人员“;还有通俗的说法:“秘书是全能运动员“。这突出表明了秘书的工作范围是随着领导人的工作范围而变化的,“赋予性“强,是很难明确界定的,同时也强调了秘书为领导人服务的“直接性“。日本社会具有东西交融的特点,它对秘书必须绝对忠于领导的要求特别强烈。

以上国外定义的共性:(1)秘书是一种社会职业,而不仅是一种官职名称;(2)秘书主要是为领导服务的人员。不管要求与权限有何不同,前一点与的现状是有差异的,在秘书主要地还是一种职务名称,而没有完全社会职业化;后一点则是古今中外秘书的共性,即一切秘书都是为其领导人服务的助手,没有领导就没有秘书,正是领导人的需求,导致了秘书工作的产生与秘书的诞生。

二。对秘书定义的各种说法

自80年代以来,对秘书的定义进行了探讨,并有所进展,各家界说多种多样:

1．1979年辞海秘书词条写道:秘书是“职务的名称之一,是领导的助手。秘书工作是一项机要性的工作,它的任务是收发文件。办理文书。档案和领导交办的事项,各机关和企业。事业单位,一般均设有秘书工作部门或秘书工作人员。“

2．1982年毛含德教授在秘书学概论(内部版)中说:“秘书是一种职务的名称……是在国家政权单位。事业和企业单位中,协助领导综合情况,研究方针政策,密切各方面的关系,办理文书。档案。人民群众来信及其他日常行政事务的人员,也是一种职称。“提出了研究政策问题是正确的,但“职称“只是一种设想。

3．1983年张金安。常崇宜在秘书学概论中认为:“秘书是一种职务。也应当是一种职称“,“是领导的耳目。助手和参谋。“当时“信息“一词尚未流行,“耳目“实际上指这个意思;另外这是第一次明确提出了“参谋“问题。但“职称“之说是不确的。

4．1986年张家仪在秘书杂志上撰文认为:“秘书是身处领导机构或附着个人,撰制掌管文书,辅助决策,并处理日常事务的服务人员。“并认为“秘书从事的工作也就是秘书职业,秘书职业也就是服务性的,所以秘书决不是一种职务而是一种职业。“

上述秘书的“近身“特点(即“身处领导机构“)是1985年底李欣在武汉提出的;辅助性是上海楼宇生强调的秘书的本质属性;社会职业化是常崇宜1983年在秘书学概论中提出的。张家仪概括较好,反映了秘书学研究的深度。但“附着个人“的提法不准确,讲“秘书决不是一种职务“也嫌绝对化。

5．1987年常崇宜在现代秘书工作一书中认为,“秘书是一种职务名称,也是一种社会职业。是领导机关首脑或特定领导人员的助手。各种秘书的具体助手作用各不相同,但都是通过辅助领导,直接为领导服务去体现为人民服务。为社会主义服务的。“

这是试图对公务与私人秘书。各行业。层次。工种秘书作出的广义定义,其中的“特定领导人员“包括了私人秘书的领导者,正由于是广义,文字概括不精练。

6．1987年刘祖遂。王守福在通用秘书学中认为:“秘书是社会职务的名称之一,是为领导中枢和领导者提供综合性。辅助性服务的公务人员。“这里明确指出“公务人员“,是一种狭义的定义。

7．1989年董继超在公务秘书学中认为;“所谓秘书,就是掌管文书并直接辅助上司全面处理事务的人员。“这里用了“所谓“二字,并沿用了论述秘书活动方式的办法,以及强调了“事务“而未提“参谋“,反映了定义的难度。

此外,笔者所见到的秘书界著名学者李欣。王千弓。翁世荣等在他们的论著中,都没有直接探讨定义问题。1990年袁维园主编的秘书学也只讲到秘书“是广泛的社会职业之一“,是“一种行政职务“。

归纳起来,各家说法中涉及的有四个问题:(l)秘书是一种职务名称,还是一种社会职业,或者二者兼有?(2)秘书的主要职能作用是助手,还是参谋,或者二者兼有,又如何准确表达?(3)对秘书下定义时应主指狭义的办公厅室中的秘书,还是应包括广义的如研究室。信访局。保密局。档案局等与办公厅室独立平行的机构。甚至业务科室中从事秘书工作的人员?(4)私人秘书的情况很不相同,但数量正在扩大,要不要包括进去?

三。初步的结论

l．广义秘书的概念;“秘书是领导人的事务与信息助手。“这里的广义,包括了公务秘书。私人秘书,又包括了各行业。层次。工种;领导人既含单数,又含复数--领导集体;因此只能是简明。抽象的概括。

2．狭义秘书的概念。“秘书是一种职务名称,正在成为一种社会职业,指处于领导近身,直接为领导从事事务性。信息性的辅助服务的工作助手。“这里着重排除了私人秘书。

广义与狭义内涵相通,又有差异。主要强调了秘书是领导近身的直接助手,是直接为领导服务的人员这一含义。这个“助手“包括了智力性的助手在内,从而也反映了现阶段要求秘书部门发挥“参谋作用“的现实。