教育系统会计集中核算大数据应用研究

一。引言

教育系统(指各公立中小学。幼儿园及直属单位,下同)会计委派制及其他集中核算模式的实施,在规范本系统财务管理。预防腐败。实现阳光财政等方面取得了显著成效,但同时也存在着亟待解决的问题。例如,财务人员缺口呈扩大趋势,会计集中核算论文网业务的难度逐步提升,转型升级的压力日渐增大。如何在有效减少财务人员需求量以及降低会计集中核算业务难度的同时提高工作绩效,顺利实现会计集中核算转型升级是一个有现实意义的研究课题。

二。教育系统会计集中核算现状分析

(一)财务人员缺口呈扩大趋势

教育系统实行会计集中核算的初衷之一是解决基层财务人员缺口问题,但是历经十几年的发展,人员缺口依然存在,并且呈扩大趋势,原因是:第一,财务人员的数量不能满足业务增长的需求。会计集中核算实施之初,基层单位的部分工作转移到了会计集中核算的依托体――会计核算中心,会计核算中心人员1人负责3～4家基层单位的财务工作,人员规模与需求相符,暂时缓解了财务人员缺口问题。近年来,国家财政性教育经费的投入量持续增大,各项财务相关制度法规密集出台,因此财务人员的工作量也在不断攀升。以北京一所中等规模的学校为例,2010年的会计凭证数量约为1500张,附件数量约为7500张;2014年的会计凭证数量上升到约2000张,附件数量上升到约12500张。4年间,会计凭证数量增长的比例为33百分号,附件数量的增长比例为66百分号,而在此期间,财务人员的规模仍维持原水平。第二,财务人员重复劳动多,工作效率不能达到理想状态。例如,在填报预算时,部分数据需在教委预算系统和财政预算系统中反复录入;填制会计凭证时,需要将预算系统中手工录入的信息再次人工输入财务软件中等等。

(二)会计集中核算业务的难度逐步提升

随着预算体制管理改革的深入推进,会计集中核算业务的难度也在提升。会计核算中心作为教育系统财务业务的权威部门,必须保证自身对财务相关政策理解到位。把握准确,才能在审核基层单位的账目时最大限度地减少问题发生。而对政策理解和把握与否,体现在具体工作之中就是能否抓住会计业务的审核要点。目前,从基层单位到会计核算中心,每一步业务的操作和流转,虽然都有数据系统的参与,但是审核要点仍需人工判断。由于财政性资金的管理和使用要求处于持续更新和增加的状态,审核要点也在不断更新和增加,因此财务业务的审核难度随之逐步加大。同样,基层单位在进行财务业务具体操作时也需要不断调整和适应。

(三)转型升级的压力日渐增大

教育系统实行会计集中核算之初,致力于规范财务管理。预防腐败。实现阳光财政,职能定位于规范。指导。监督基层单位的财务工作,符合了那一时代的特征,满足了社会需求。虽然规范。指导。监督是长期的工作任务,但是随着社会的发展和变革,如果仅将眼光局限于此,必将对会计集中核算的发展带来不利影响。特别是近些年,国家大力推行事业单位改革,会计的职能也由确认。计量。报告逐步转向管理和辅助决策,教育系统会计集中核算的职能定位必将向同样的方向转化。面对事业单位改革和会计职能转化的双重压力,教育系统会计集中核算的工作者们应树立危机意识,放远眼光,转换思维,采取有力措施应对即将到来的会计集中核算转型升级。

三。完善教育系统会计集中核算的策略――大数据应用

笔者认为,解决上述问题的根本在于以智能化信息手段取代人工辅助运营。管理和决策。近年来,在各个领域引起巨大变革的大数据“理念为如何加强智能化信息手段建设提供了思路。

(一)大数据的含义

大数据“概念是对信息化“概念的扩充,强调数据对于社会变革和人类进步的推动作用。正如徐子沛所言:大数据“之大“,并不仅仅在于容量之大“,更多的意义在于人类可以分析和使用“的数据在大量增加,通过这些数据的交换。整合和分析,人类可以发现新的知识,创造新的价值,带来大知识“。大科技“。大利润“和大发展“。[1]教育系统所管辖的单位数量多,数据资源丰富,信息化建设的起步基础较好,基本具备大数据应用的条件。如果将大数据“理念引入会计集中核算之中,不但能够解决现存问题,而且能够使会计集中核算更好地推进教育事业发展。

(二)大数据应用的必要性

(1)有助于解决财务人员缺口问题。通过进一步分析财务人员缺口的原因不难发现,财务人员数量不能满足业务需求和重复劳动多的表象与会计集中核算数据架构基础不牢固有紧密联系。数据架构基础不牢固体现在两个方面,一是数据架构不合理,具体表现为会计集中核算使用的数据系统多头复杂,存在信息孤岛,如部分基层单位还在使用单机版的财务软件,预算填报系统。国库集中支付系统。财务软件等财务系统之间未实现横向数据沟通。二是基础数据源规模有限,具体表现为会计集中核算的数据系统与人事。学生管理。税务。统计。审计。物价等部门未实现纵向数据共享。大数据应用将打破数据屏障。实现各个系统间的数据交换。消除信息孤岛,因此可牢固会计集中核算数据架构,有效减少财务人员的工作量。例如,预算填报系统。国库集中支付系统。财务软件之间一旦实现了数据交换和整合,财务人员只需在上一年填报好预算数据,次年资金支付时填报好国库集中支付数据,即可在财务软件中自动生成会计凭证,年终自动完成决算任务。这将大大降低财务工作的数量,降低账目错误率。在符合内部控制要求的基础上,基层单位甚至无须设置专门的财务岗位,亦可保证日常财务工作正常运转。(2)有利于降低会计集中核算业务难度。降低会计集中核算业务难度的关键点是在最大限度地利用现有数据资源进行判断和分析的基础上,使审核流程自动化,减少人工干预。大数据应用将实现各种数据资源之间的横向和纵向贯通。通过对资源的收集。整理和分析,系统将能够根据以往审核中各种问题出现的时间和频率总结出不同阶段的审核要点,并根据新政策(可从政府网站上获取)不断修正,将实际业务与审核要点自动校验和比对。因此,会计集中核算业务的难度系数将得到有效降低。例如,会计核算中心在审核采购类业务时,系统将能够自动关联政府采购网站,判断是否选择了定点供应商,价格是否符合政策要求,如遇不符自动报警;审核工资类业务时,系统将能够自动关联银行系统,核对各项明细信息是否与账目相符,如遇不符自动报警;所有审核业务将无需或仅需少量人工干预。

(3)辅助会计集中核算顺利完成转型升级。未来教育系统会计集中核算的职能向管理和辅助决策倾斜,而大数据应用将帮助其顺利完成职能转化。首先,大数据为财务与管理之间的互通架设了桥梁。例如,目前会计核算中心在审核工程类项目时,主要审核基层单位是否按照工程进度支付了款项以及合同。发票。会议记录。决算审计报告等附件是否齐全等,只要附件内容符合逻辑,未违反相关政策且会计核算没有差错,即可审核通过。在引入大数据理念后,审核系统关联施工单位的材料库,能检查领用记录是否与提供给基层单位的记录相符;关联物价网,计算材料的价格是否与市场均价有较大出入;关联基层单位的OA办公系统,检查资金支付是否按照程序履行了审批手续等等,审核工作将贯通每笔财务业务的始末,以更好地发现管理中存在的问题。其次,大数据应用将使教育系统的决策方式更迅速。更智能。例如,对于基层单位,大数据呈现出的单位各个部门用于办公。学生活动。基础建设。维修维护等方面的历年经费支出情况及趋势预测,可为制定下一年度的经费预算提供数字支持,精确预算的同时减少因经费分配引发的部门间冲突;对于会计核算中心,大数据呈现出的基层单位的各种财务问题发生频率。原因及趋势预测,可以帮助管理者制定下一步的工作重点和措施;对于教育主管部门,大数据呈现出的各基层单位经费使用情况,亦可为下一年度教育主管部门的整体预算制定提供数字支持。总之,大数据理念将为教育系统改进决策。提高绩效提供新思路。

(三)大数据应用的具体措施

(1)充分认识大数据应用的重要意义。将大数据理念应用于会计集中核算的前提是教育系统内部自上而下对大数据的重要性要有充分认识。首先,教育主管部门作为政策制定者,只有充分认识大数据对于政府战略制定。辅助日常管理。政务公开等方面的推动作用,才能从政策上予以支持。其次,会计核算中心作为将大数据理念应用于实际之中的领导者,只有深刻认识大数据对于推动会计集中核算改革创新的作用,才能引领。计划。执行好大数据应用工程。再次,基层单位作为政策的执行者,只有充分认识大数据对于推动本单位乃至整个教育系统教育教学管理和决策工作的重要作用,才能积极配合教育主管部门和会计核算中心完成大数据应用的使命。总之,大数据理念真正落实并发挥作用,需要教育系统自上而下的理解。支持和配合。

(2)做好大数据顶层设计。大数据顶层设计要紧密围绕教育系统会计集中核算的职能定位,而职能定位又与会计集中核算的顶层设计关系密切,即做好大数据顶层设计的前提是做好教育系统会计集中核算的顶层设计。高建华认为:顶层设计最重要。最紧迫的是六大方面:企业战略规划。商业模式设计。产品创新体系。内部管控体系。沟通激励机制。企业文化建设。“[2]这六个方面在进行教育系统会计集中核算顶层设计时同样适用。一是企业战略规划,也就是会计集中核算沿着哪个方向发展。笔者认为,未来会计集中核算的主要职能应由规范。指导。监督转变为运营。管理。决策。运营包含了现有的规范。指导和监督职能,其只占未来职能的一部分,工作重心应放在管理和决策上,即管理教育系统的财务工作,为教育发展决策提供依据。二是商业模式设计,也就是找到建立竞争优势的着力点。教育系统会计集中核算的竞争优势着力点莫过于执掌大数据的先天优势,因为在教育系统内部,财务部门掌握的数据量最为庞大和复杂,并且财务数据与学生。教师。课程。校园设施等教育教学相关数据具有紧密关联。例如,学生人数和教师人数是生成国拨预算数的基础之一,特色课程经费的拨付和使用也体现在财务数据中。三是产品创新体系,也就是将大数据理念运用于会计集中核算之中,甚至在未来,将会计核算中心升级为教育系统的大数据中心,满足使用方的各种需求。顶层设计的另外三个方面应根据各教育系统会计集中核算的特点制定。在做好教育系统会计集中核算顶层设计的基础上,再着手进行大数据应用顶层设计即可方向明确。

(3)建立大数据应用的规章制度。大数据应用需要有规章制度保障,制定一套考虑周全。站位准确。实用管用的规章制度可减少大数据应用在推行过程中的障碍,确保大数据应用工程沿着既定的轨道前行。在进行制度建设时,最主要考虑三个方面。第一是目的明确,方向准确。即大数据应用的目的是推动教育系统会计集中核算按照预期健康发展,方向应与会计集中核算的顶层设计保持一致。第二是因地制宜,考虑周全。制度建设涉及对原有制度的修改和新制度的建立。在修改原制度时,应找到新要求和原要求的切合点,因地制宜地修改;在新制度建立过程中,应尽量考虑到运行中可能出现的各种情况,减少发生问题的几率。第三是要充分重视教育主管部门。基层单位等与会计集中核算密切相关的组织的意见。大数据应用不仅与会计核算中心息息相关,也与教育主管部门和基层单位有着紧密的联系。因此,制度建设过程中应征求并重视教育主管部门和基层单位的意见。另外,制度建设不是一蹴而就的,需结合实际情况不断修改完善。

四。结论

中央关于制定国民经济和社会发展第十三个五年规划的建议中明确提出实施国家大数据战略“,教育系统会计集中核算的工作者们应抓住难得的发展机遇,认识大数据理念对于推动教育系统会计集中核算工作的重要意义,将大数据理念与会计集中核算不断融合,借数据之力加快改革创新的步伐,推动会计集中核算健康发展。同时,其他事业单位亦可借鉴大数据理念,寻找适合自身的切入点,在改革中谋发展。

(作者单位为北京市海淀区教委会计核算中心)

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