大数据时代下的档案管理分析

大数据时代所包含的信息量非常的广,并且信息的内容之间还有着多样性,而对于档案管理工作来说,正是需要每天处理大量不同的资料。在信息技术发展的越来越好的今天,对信息数据处理的速度也越来越快,这也正好适应了档案管理的工作流程,其能够使档案管理从传统的流程和工具论文网转化为使用信息化技术来进行收集。存储和管理工作,对于档案管理来说是一个具有跨时代意义的提升。

一。大数据时代对于档案管理工作的影响

在大数据时代下,信息技术的发展对于数据和资料的处理有几个方面的优势:第一,由于现代社会发展的越来越快,在档案管理中数据的规模和管理的内容也越来越多,传统的工作方式很容易在繁忙中发生失误,从而造成一系列的影响。而现阶段利用信息技术进行档案管理工作,则会帮助工作人员节省很多精力与时间,减少工作中所产生的错误,提高档案管理的工作效率。第二,传统的档案管理工作在保管上都是由纸质。胶片等工具来进行储存,并将其保管在档案库房中,这种保管方式在安全系数上有着一定的欠缺,同时在寻找档案时也显得极为不方便[3]。而在大数据时代丰富了档案的保管方式,在以往储存方式的基础上增加了光盘。网络。移动硬盘等多种储存方式,这些储存方式不但占地面积小。携带方便,在安全系数以及找寻工作上也比传统的方式更加优秀。第三,在档案管理工作中,没有被收集归档的就不属于档案,因此,在档案的数据收集工作,是档案管理中一个非常重要的工作。传统的数据收集主要是通过纸质资料的主动移交,而在这一过程中很容易产生资料丢失的情况。在大数据时代下,档案数据的收集工作不但能够通过信息技术直接从网上传输到工作人员的计算机中,同时档案管理人也不再需要等着资料送过来,而是可以通过互联网自己进行资料的收集,丰富了档案管理工作中的资料收集方式。

二。大数据时代下档案管理在现阶段存在的问题

虽然信息化技术已经融到了档案管理工作当中,并在实践中得到了应用,但由于信息化技术起步的较晚,发展的不够成熟,在现阶段仍旧存在着一些问题。首先,工作人员的信息化素质不强。档案管理工作人员的信息化技术水平是当前档案管理工作的基础,而现阶段由于档案管理的工作人员年龄较大,对于信息化技术的操作还不够熟练,甚至出现排斥的显现,这也使得信息化技术无法发出发挥出全部效益,没有能够有效的提高工作的效率。其次,档案管理存在着一定的安全隐患[1]。网络在为档案管理工作带来便利的同时,也使得档案管理工作存在着一定的安全隐患,档案中的资料信息应当具有严格私密性,而网络中存在着一些黑客以及病毒,这也导致在没有做好相关的安全防护措施的情况下,很容易被不法分子通过一些非正常手段窃取到?n案中的资料,档案管理中也缺乏了信息安全的规章制度。

三。大数据时代下提高档案管理工作的具体策略

(一)提高档案管理工作人员的综合素质

档案管理工作人员的综合素质,是其能否有效利用信息化技术来提升工作效率的重要因素。因此,为迎合时代的发展,企业需要对档案管理人员进行相关的培训,培训的内容应当包含软件的应用。信息化技术下的工作流程以及相关资料的收集方法,并向员工普及信息化技术的重要性,通过这些培训帮助老员工熟练的掌握信息化技术操作,提高老员工的信息化技术能力[2]。在招聘新员工时,企业不但需要对他们的专业水平做出评估,更加需要注重新员工的信息化技术水平,在工作中让老员工帮助新员工掌握工作的具体事项,让新员工教会老员工信息技术的使用,以此来建设出一支综合素质高的档案管理队伍。

(二)完善档案管理中的信息安全监管制度

信息安全是大数据时代下,档案管理工作中最为重要的一个因素,在利用网络提高自身工作效率的同时,更加需要注重档案的私密性与安全性。因此,企业需要对档案管理中的信息安全监管制度进行完善,更加实际的情况实施相应的档案数据保护措施,提高员工的防范意识,严格控制员工因为工作时的操作不当而出现档案泄露的现象,并且还需要加大对档案管理的资金投入,聘请专业技术人员对档案管理的网络与计算机进行定期的维护和安全系统的更新,实时监测网络中可能会出现的安全隐患,防止被不法分子的侵入。同时,政府部门还需要加强对档案管理工作的重视程度,严厉打击黑客以及不法分子,维护网络中的信息安全,优化网络环境,使档案管理工作能够安全。有效的展开。

(三)引入新技术到档案管理中

在大数据时代下,新技术的产生都是针对老技术在实践中有所不足的地方进行更新与改正,使其能够更加有效的帮助人们提高工作效率。档案管理需要勇于接受这些新技术,并将这些新技术引入到实际的工作当中,同时,无论是政府部门。事业单位或是企业单位,还需要主动与大数据公司进行合作,并根据实际情况研发出适合自身档案管理工作的相关软件[3]。由于大数据时代下的档案管理工作不是一个人或一台计算机就能够完成的,而是需要各个单位之间的相互配合,并利用虚拟技术。云存储等新颖的技术手段,才能够使档案管理得到更好的发展。

四。结束语

综上所述,介于信息化技术的不断发展,在大数据时代下,档案管理也正朝着信息化的方向逐步发展。但网络是一把双刃剑,在不断发展的同时在现阶段依然还存在着一些问题,因此,需要提高档案管理工作人员的综合素质。完善档案管理中的信息安全监管制度,同时还需要不断的引入新技术到档案管理中。只有这样才能够有效的提高档案管理工作,并使其顺应时代的进步。

大数据时代下的档案管理分析