对图书馆档案管理的思考

[中图分类号]G271[文献标识码]B[文章编号]1009-2234(2006)06-0132-02??

21世纪随着社会的进步､知识经济的兴起､网络环境的形成和社会信息化的迅猛发展,网络化､数字化已成为现代图书馆的发展方向｡档案管理作为图书馆管论文网理的一部分,也同样越来越依赖于电脑等数字化设备,同时,数字化设备的管理也需要建立技术设备管理档案,所以加强图书馆档案管理问题已迫在眉睫｡

一､档案管理的内容､性质和特点

1。档案管理的内容

档案是国家机构､社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字､图像､声音及其它各种形式的原始纪录｡档案管理主要包括两个方面的内容:一是对档案资源的管理,也称档案实体管理;二是对档案中所包含的信息的管理,称档案信息管理｡档案实体管理包括档案的收集､整理､鉴定､保管等内容｡通过档案资源建设来建立科学合理的资源体系,是对管理中各项工作纪录的科学合理的管理,同时也是档案现代化管理的基础｡档案信息组织是对档案中包含的信息内容进行揭示､加工和存贮,形成二次文献,便于档案信息的开发和利用,它是为管理工作服务并对促进管理工作的改进提供一手材料｡

2。档案管理的性质和特点

档案管理工作是一种管理活动｡就图书馆来说,档案管理是管理工作的一部分,又是图书馆各项管理工作的组成部分,如设备管理档案是设备管理的一部分;人事档案是人事管理的一部分;行政管理档案是行政管理的一部分;技术档案是技术设备管理的一部分｡

档案管理工作包含了信息的输入､存贮､加工､输出这样一个信息传输过程,是一种信息控制系统｡因为档案具有原始纪录性的特点,所以档案管理具有档案资源积累过程的缓慢性和档案管理活动对档案形成者的依附性及档案管理工作对社会的相对保密性｡

二､档案管理建设在图书馆管理中的必要性

档案管理是一种信息控制系统,档案的建立需要图书馆各个部门的材料汇集｡材料是在管理工作中形成的,其形成和管理也就是各部门的管理工作之一｡搜集和汇总后的档案材料经过加工､输出又为管理工作服务､提供各项数据｡同时,通过对档案材料的分析和总结又起到促进管理工作的作用｡档案管理是图书馆管理的一部分,同时又显现和作用于整个图书馆管理当中｡所以说档案管理不能简单的说是图书馆管理的一部分｡以哈尔滨师范大学图书馆为例,根据机构设置进行分析档案管理和图书馆管理的关系:?ジ?:图书馆管理与档案管理关系图(见下页)

利用这个关系图不难看出档案管理融合在各个管理层面当中,又有自己相对独立的管理,相对独立的管理又作用于各个管理层面当中｡因而加强档案管理与建设对图书馆管理水平的提高有着重要意义｡

三､图书馆档案管理建设面临的问题

1。档案管理建设工作的问题

目前少数图书馆领导对档案建设工作的重要性认识不足,长期以来各级领导存在档案工作说起来重要,做起来次要,忙起来不要“的工作作风,常常是做了好多工作都在脑子里装着却没有及时建立完整的档案,认为部门档案管理是额外负担,这样就不能为今后工作的总结和改进提供?ね际楣莨芾碛氲蛋腹芾砉叵低疾慰家谰?,也不能为自己的继任者提供宝贵的管理经验,这是无形资产的流失,是资源的浪费｡此外,有的在收集基层各部门归档材料时,为了自己工作考查方便,也不愿意将文件材料送交档案管理部门｡在基层部门文件材料立卷归档过程中,不是常常以种种理由进行搪塞,就是采取漠然视之的态度,这样就会造成档案归档不全,使档案管理工作很难有效的开展下去｡

2。图书馆管理中存在的问题

(1)各项规章制度不完善,缺少档案管理制度及管理工作中的建档制度｡一人一个干法,缺少规范化,使档案建设受阻｡

(2)随着科技的发展以及各种电子仪器设备的剧增,这些设备的使用管理､操作规程､基本技术等缺少技术档案的建立｡技术档案建立后,不仅可以帮助管理者迅速完成各项维护工作,而且使后续专业技术人员能很快地熟悉整个图书馆的计算机局域网设备的配置､运行情况,尽快地投入工作｡只有这样才能避免因为个别专业技术人员调离等原因,使图书馆的现代化管理工作处于被动情况的出现｡

(3)人才队伍不稳定,人员流动过于频繁,工作缺少连续性,使档案搜集和档案管理缺少稳定性和长期性｡

3。在档案管理数字化建设中存在的问题

(1)电子档案的原始纪录性､法律凭证性和保密安全性受到冲击｡

(2)缺少数字环境下规范的管理办法｡

四､网络化､数字化､信息化环境下档案管理的对策

1。加强档案基础建设,提高档案管理在管理工作中的地位,增加档案管理建设的投入

为适应档案现代化管理需求,提高档案管理在管理中的地位,增加档案管理建设的投入,首先应当得到领导的重视和支持,这是做好档案管理基础建设工作的前提和关键,其次是在档案建设中加大设备､才力的投入,为档案现代化管理提供保障,这样才能有效地运用计算机技术进行档案收集､整理､鉴定､保管和统计等日常管理工作,实行文档一体化管理,促进档案现代化建设的进程｡

2。选用具有较高职业素质和专业素质的人才进行档案管理

知识经济时代是真正以人为本的时代｡知识经济的第一资源是智力资源,而拥有治理资源的是高素质的人才,要想提高档案管理水平,实现档案管理现代化,更重要的是人的思想观念和智力水平的现代化,这是档案工作现代化的深层次的目标｡档案管理者是档案建设的直接执行人,他的执行情况直接影响档案现代化建设的成败｡

3。强化档案管理中各种激励机制的运用

保证部门立卷制度的顺利贯彻,保证兼职档案员切实认真做好归档工作,保证归档案卷质量,可以采取部门立卷评估与部门领导考评､部门工作评优､评选先进等相结合,使人的积极性得到充分的发挥,从而激发图书馆档案建设的自觉性,推进档案建设的现代化进程,进一步改进图书馆管理水平｡只有如此,才能保证部门立卷工作的贯彻执行,解决归档难､归档案卷齐全率低及质量差的问题｡

4。建立标准化的图书馆管理体系

档案管理是图书馆管理的一部分,因而完善图书馆的各项管理制度,完善和建立标准化的图书馆管理体系十分重要｡档案管理服务于管理之中又作用于管理之中,图书馆完善的管理制度和规范化管理的工作程序能有力促进档案现代化建设的进程｡

对图书馆档案管理的思考