当前高校基建档案管理工作的SWOT法分析及对策

1。概述

高校基建档案是高等学校在基建工程项目活动过程中形成的,有保存价值的文字。图表及声像载体等材料。近十几年来,的高等教育发展较快,高校的基本建设进入了高速发展时期。高校基建投资日益增大,高校的建设工程也逐年增多,随之论文网也产生了大量的建设工程竣工档案。

基建档案在高校建设中发挥了重要的作用,客观的记录高校建设的历史,是高校建设发展历史的凭证,完整系统的基建档案对高校的续建和发展具有参考作用,并且档案的信息价值在建设工程中可重复利用。因此,高校基建档案作为社会信息业的组成部分,业必须朝现代化方向发展,否则就不能适应社会发展的要求[1]。

SWOT分析法是一种能较客观而准确的分析和研究一个组织或项目现实情况的自我诊断方法。利用这种方法可从中找出对自己有利的。值得发扬的因素,以及对自己不利的。如何去避开的东西,发现存在的问题,找出解决办法,并明确以后的发展方向。根据此分析,可将问题按轻重缓急分类,明确哪些是目前急需解决的问题,哪些是可以稍微拖后一点的事情,哪些属于战略目标上的障碍,哪些属于战术上的问题,有利于管理者作出正确的决策和规划。在发达国家,公司。医院。政府机构。学校等盈利或非盈利单位,定期用这种方法评估本组织各方面的定位情况,以期得到较清晰。连续的跟踪[2]。

本文拟将科学的战略管理策略引入基建档案管理工作,采用SWOT分析法,将当前网络环境下高校档案工作密切相关的内部优势。劣势,外部机会。威胁,通过调查列举出来,把各种因素相互匹配起来,加以分析,从而为制定相应的发展战略及对策提供依据。

2。现状诊断

由于高校档案管理部门的人员配置,档案编制质量,档案资料建设与管理工作滞后等问题,制约了基建档案管理整体水平的提高,我们将利用SWOT模型对档案管理的相关实际情况做定量化分析,客观总结出了内部优势和劣势,同时也客观分析外部环境中存在的机会和威胁。

环境提供的机会和存在的威胁主要有以下几方面:

机会(O):(1)高校的基础设施完善,信息化环境优良,为实现档案信息网络系统和数字化提供条件,以达到档案信息传输。交换和资源共享的状态。(2)高校信息化技术水平高。高校接纳新的信息化技术的能力很强,利用现有的资源也很容易实现以图查档“和以图管房“等功能,为基建档案管理工作带来了机遇[3]。

威胁(T):(1)基建档案的形成周期长,加上其专业性,成套性,涉及部门多等特点,给基建档案手头工作增加难度。部分项目论证。可行性研究等依据性文件经常漏缺不完整;在项目招(投)标过程中,往往由于中标单位的分包或归档不及时等导致资料散失;施工单位对于施工过程中所形成的隐蔽工程设施图。地下管网等相关档案材料在收集时往往造成疏漏或缺失,造成基建档案的成套性和完整性存在缺陷。(2)电子化的基建档案信息存在安全隐患。设备性能不足,无法承担大量数据存储和查询。大量数据存储和查询时,容易造成系统缓慢或宕机。另一方面,网络建设跟不上,网速不能满足宕案信息化的要求,无法提供基本操作功能;若缺少防火墙或入侵检测等安全设备,难以防范黑客的攻击。网络传输数据普遍采用明文的方式,容易被监听,造成信息的泄漏[4]。

事实上,对于一个组织或机构来说,环境的作用永远是双重的,它会为你提供一个机会,但同时也会有一些因素抑制组织或机构的发展,在这种时候,如何利用组织内部优势和环境协同是非常关键的问题。

对当前高校基建档案管理工作来讲,内部优势和劣势主要有以下几种:

优势(S):(1)人力资源优势。高校聚集大量高素质。高学历的人才队伍。基建档案管理可以依靠高校的专业技术人才,在基础设施,信息网络,实际应用。规范标准等方面加以完善或借鉴。档案管理人员也可依靠教学优势,不断更新知识系统,加强自我培训,熟悉基建的活动程序和法规政策,朝一专多能的方向发展。(2)业务管理优势。高校管理工作注重规范化,各职能部门的组织结构。管理方案及人员配置均有明确的规定。基建部门档案员可与其它部门多进行积极有效的沟通,提高业务水平。

劣势(W):(1)经费有限,无法做到施工各阶段的资料均完好保存。基建档案资料的载体形式可多种多样,以期完整的记录施工前期。中期及后期的资料收集。特别是声像资料收集的成本高,且难以把握。因此学校特殊载体的资料匮乏。(2)管理有待落实。由于缺乏有效的约束机制和调控手段,使得重要文件归档不全。给基建管理工作带来负面影响。(3)档案管理软件的集成化程度不高。基建档案管理系统自成体系,造成信息分散,无法为高层决策者提供综合性的信息系统[5]。

3。措施

(1)我们基建部门要作好心理准备,在档案未移交档案馆前,一定要有很强的档案保护意识,指定专人负责档案的收集和保管工作,责任到人。如果工程部需要查阅资料不能把资料带出资料室,查阅完毕及时放回原处,并做好登记手续工作。

(2)在平时收集归档资料时与涉涉及到的单位资料员多联系,鉴别归档,认真检查。核对资料的盖章,及日期图审等,有问题及时改正,对于发现的问题及时反馈给学校基建工程管理部门和有关编制单位,并督促其及时整改,确保基建工程档案归档的齐全。完整。准确。规范。

(3)把我们高校基建档案资料传统保存的形式和数字化形式相结合,在数字化的同时也要有所选择,应根据一定的原则确定哪些基建档案原件应该数字化。哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。传统的图片。图纸。纸质的资料保存形式做好相应的防护措施,做好保密安全防卫黑客等工作。当然档案管理人员也要有服务观念,树立为全校师生服务知识意识。主动分析师生的不同需要,向师生提供经过分析。整合的相关档案知识,解决所面临的问题。

(4)在业务工作中经常与城市建设档案馆上和学校档案馆多沟通交流,建立互相信任的关系来共同管理好基建档案。我们学校档案部门的邬老师和宋老师也主动上门对我进行档案业务指导,三个部门形成合力,保持畅通联系,比如这次交档案的移交书要求有所改变,我很快按新要求作好移交书,节省了时间,提高了效率。

4。结论

SWOT分析结果表明,当前高校基建档案管理工作的优势在外部环境提供的机会下,发挥的淋漓尽致,因此,充分利用外部环境的发展机会,发挥高校自身优势,加速档案管理工作的现代化进程。此外,根据本校特点,制订详尽合理的基建档案归档方法,如归档与建设同步进行等,可既减少工作强度,又保证资料的齐全。规范。可用。加强声像资料。有保存价值的文字。图纸。等各种载体,特殊档案资料的收集和整理工作,使档案收集工作水平锦上添花。◆

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