论馆藏档案的公共信息资源属性及功能定位

ArchivalHolding’sPublicInformationResourcesPropertyandFunctions

Abstract:Thisarticlediscussestherelationshipbetween论文网archivalholdingandpublicinformationre?source,andemphasizesthespecialpropertiesoftheformerasintegralpartofthelatter。Inthepro?cessofconstruction,hasthreefunctions,thefirstistoallocateinformationresources,thesecondisfromtheauthoritativegoverningbody,thethirdisthecapabilityofprotectingthepublicinterests。

Keywords:Function;Archivalholding;Publicinformationresources

馆藏档案资源在以往的讨论过程中,主题多集中在资源的整合。开发利用方式及应用技术等方面。鲜见以馆藏档案与公共信息资源关系作为讨论切入点的研究成果。我们认为,馆藏档案资源的整合。开发以及提供利用从根本上来讲,应将前提认识牢固建立在馆藏档案是公共信息资源的重要组成部分这一判断上,只有定位明确,才能有理有据地开展后续工作。为此,本文试图探讨两者的关系及馆藏档案在公共信息资源建设中的功能定位,以彰显档案馆藏这一具有特殊价值的组成部分对于公共信息资源建设的作用,从推进整个公共信息资源建设的高度来认识和发现馆藏档案的新功能和发挥作用的新平台。

事实上,虽然目前鲜有从学理上明确地将馆藏档案界定为公共信息资源的研究成果,但学界的许多学者将馆藏档案默认为公共信息资源的组成部分。例如,公共信息资源管理的资深研究学者夏义?也┦吭谄洳┦柯畚闹兄赋觥胺植荚谌?国各地的公共图书馆或大学图书馆以及档案馆。文化馆等从事社会公益性信息资源开发。建设和传播工作的机构,也是公共信息资源管理不可或缺的参与者“。[1]傅荣校教授在其公共信息资源管理一书中也提到公共信息资源管理实务将涉及如下领域:政府信息资源管理,公共图书馆信息资源管理,档案馆档案信息资源管理,博物馆。文化馆信息资源管理,以及其他公共机构信息资源管理等“。[2]为此,本文将从学理上梳理两者之间的关系,明确馆藏档案的公共信息资源属性,并进一步讨论其在公共信息资源体系中的功能定位。

一。馆藏档案的公共信息资源属性

公共信息资源作为一类公共物品或者准公共物品,拥有着公共物品的非排他性和非竞争性特质,同时也由于现实条件的复杂性和资源的有限性存在着部分非排他性和部分非竞争性的特征。此,我们从档案馆藏信息资源所具有的非排他性。非竞争性和公共池塘物品性质来进行讨论。

要想证明馆藏档案是公共信息资源的组成部分,必须要证明其具有公共信息资源的根本特征,即非排他性和非竞争性,方能使得我们认定馆藏档案是根正苗红的公共信息资源。

(一)馆藏档案资源具有消费上的非排他性

公共信息资源的本质属性之一是消费上的非排他性。消费上的非排他性是指使用中无过多限制,不会因为某个个体的使用排除其他个体对该公共信息资源使用的属性,也称为公共消费性或共享性。这意味着公共信息资源的使用理论上是无准入门槛的,所有理论范围的用户均可以平等的使用。从档案馆藏信息资源的利用主体来看,中华人民共和国档案法明确规定:中华人民共和国公民和组织持有合法证明,可以利用已经开放的档案。[3]从该规定可以看出,境内任何公民都有权利用档案馆已开放的档案,都可以充分享受到已公开的档案所带来的使用价值,这一点已经充分彰显了档案馆藏信息资源具有明确的非排他性这一公共物品属性。

(二)馆藏档案资源具有收益上的非竞争性

公共信息资源的另一本质属性是收益上的非竞争性。收益的非竞争性是指增加一个人的消费并不减少其他人消费的属性。换言之,公共信息资源生产出来之后,利用者的增加不会引起生产成本的再增加,即增加公共信息资源利用者所引起的边际生产成本为零。因此,在公共信息资源的利用上,人人都可以获得相同的利益,不存在相互竞争的局面。馆藏档案是否存在这种特征呢?理论上凡是开放的档案信息资源,都不会因为增加了用户数量而增加生产成本。让我们来看档案馆信息资源的提供过程,从馆藏档案来看,存在已开放的部分和未开放的部分。对于已开放的档案,将按照用户要求进行检索和提供利用,并不会因为前一利用者使用了某份档案的内容信息而损害和降低后来利用者对该份档案信息的使用质量或者效率。对于未开放档案部分,理论上是终将进入开放状态的准公共信息资源,只要进入开放阶段,都将具有这一特性。档案学界的有关学者也曾经正面论述过档案提供利用的准公品性质,在档案部门可以容纳的利用者范围内,利用者对于档案利用服务的接受不会使其他人因此而失去接受档案服务利用的机会,增加一个利用者的边际成本等于零“。[4]

(三)馆藏档案资源具有公共池塘物品性质

当然,学者们发现在复杂的现实中,许多公共物品具有非排他性的同时可能具有一定的竞争性,经济学界通常将这类准公共物品称为公共池塘物品。就像公共池塘里的水一样,资源本身是公共的,谁都可以自由地打水或灌溉,但打水或灌溉的消费却是竞争性的,某个人的消费意味着其他人将减少消费或使用“。[5]就档案馆藏信息资源而言,其在提供利用的过程中有可能存在竞争性。这是因为在一定范围内,虽然多增加一个档案用户,并不会增加档案馆的边际成本,档案信息资源的重复利用并不会减低不同用户的利用收益。但当档案用户超过一定限度,就会出现拥挤的情况,每个用户所获得的收益将会有所区别。拥有某种优势的用户就可能优先利用馆藏信息资源。比如网络拥塞的情况下,网络传输速度较快或者安装了特殊软件的用户就可以优先检索到档案馆网上的档案信息资源。而其他资源限制也都会不同程度导致相似的情况,比如档案馆的实际接待能力有限,以及同一时间段多个用户提出对同一档案信息资源的利用需求等,都将造成竞争使用的局面。二。馆藏档案与公共信息资源的关系

(一)馆藏档案是公共信息资源构成来源的基本成分之一

公共信息资源是相对于私人信息资源的一个概念,学界对该概念有着诸多的不同意见。傅荣校教授综合分析了若干中外公共信息资源定义的合理要素,将公共信息资源“界定为:所有公共部门生产。采集。加工。组织的,进入公共领域,为公众公开利用的,反映和维护公共利益活动的信息集合及其他相关要素“。[6]并进一步提出构成公共信息资源主体的是政府信息资源,除此之外还包括其他公共部门,包括图书馆。情报所或信息中心。档案馆。博物馆。文化馆,以及第三部门。企业所公开提供的。供大众无偿利用的信息资源“。[7]

这一定义包含三个要素,其一是信息来源要求为公共部门;其二是要求向公众提供公开利用;其三是信息功能要能维护和反映公共利益活动。从这三要素入手来看档案馆藏信息资源是当然的公共信息资源,原因如下。

1。馆藏档案来源符合公共信息资源主体来源于公共部门的要求

中外档案馆的收藏范围可以清楚地证明这一点。以国家档案馆和美国国家档案馆为例。美国国家档案馆的自我介绍上清晰地说明美国国家档案馆保管的是联邦政府机构在行政活动过程中产生的重要文件“[8]。国家档案局于2011年11月21日颁布的各级各类档案馆收集档案范围的规定明确规定各级档案馆的接收范围是下列组织机构的档案:(1)中国党委员会及所属各部门;(2)人民代表大会及其常设机构;(3)人民政府及其所属各部门和单位;(4)人民政协及其常设机构;(5)人民法院。人民检察院;(6)各民主党派机关;(7)工会。共青团。妇联等人民团体;(8)国有企业。事业单位。[9]这一档案馆接受档案组织范围的给定充分说明了档案馆是以政府为主体的相关公共部门生产的档案信息资源作为主要管理对象的。

2。档案馆的基本性质。任务以及开放范围满足公共信息资源向公众开放的基本要求

1999年6月7日修订后颁布的中华人民共和国档案法实施办法(以下简称实施办法)第十条明确规定了各级档案馆的性质是集中保存。管理档案的文化事业机构,承担的工作任务包括采取各种形式开发档案资源,为社会利用档案资源提供服务。[10]文化事业机构这一性质决定了档案馆本身是公共物品的提供机构,而任务中明确提出的为社会利用提供服务也清晰地表明了档案馆馆藏信息资源满足公共信息资源需向社会公众公开提供利用的要求。而从档案馆的开放范围来看,实施办法第二十条规定中华人民共和国成立以来形成的档案,自形成之日起满30年向社会开放;经济。科学。技术。文化等类档案,可以随时向社会开放。前款所列档案中涉及国防。外交。公安。国家安全等国家重大利益的档案,以及其他虽自形成之日起已满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案,经上一级档案行政管理部门批准,可以延期向社会开放。“[11]这条规定表明,理论上,所有进入档案馆的档案信息迟早都会成为公开信息,而且即使涉及重大利益的特殊部分,也只是规定可以延期开放,并未提出完全限制公开的可能。

3。馆藏档案的原始凭证性特征满足公共信息资源应维护公众权益的要求

就传统的馆藏资源结构而言,长期存在着党和政府形成的文书档案占据主导地位的情况,曾经有学者统计过上海市虹口区档案馆的馆藏结构比例,总计118521卷档案中,财务。科技。艺术。声像。业务档案为18298卷,仅占总数的15。4百分号,而其中文书档案为100233卷,占总库藏量的84。6百分号,在这大量的文书档案中,其内容涉及会议记录。计划总结。调研报告。通知简报。规范性文件等,特别是历次政治运动中形成的书面材料占有相当大的份额“。[12]这一数据统计时间虽然比较早,但无可否认这是长期以来档案馆藏结构的真实反映,具有一定的代表性。不过某种程度上而言,即使以往馆藏结构存在上述问题,党和国家的管理过程正是维护和保障公众利益的根本反映和忠实记录,只不过反映层面相对较为宏观。而且这一情况随着2007年国家档案局印发了关于加强民生档案工作的意见,正式提出了民生档案“这个概念,并把做好民生档案工作提升到作为推动档案事业可持续发展动力的高度,强调档案部门关注民生,紧贴人民群众最关心。最直接。最现实的利益问题做好档案工作,发展包括社保档案。社区档案。信用档案。农村劳动力档案。现行文件利用工作。医疗。教育。就业。收入分配等方面的档案工作。[13]这一系列的民生档案是在最贴近公众利益的一系列社会活动中直接产生和形成的,反映的是政府和公众有关切身利益的直接互动结果,对维护公众利益而言是具有全面性和具体性的一类最直接。最有力的权益维护记录。

(二)馆藏档案是公共信息资源体系中的特殊部分

根据上文的阐述,我们初步证明了馆藏档案是公共信息资源的组成部分之一,但同时,我们还关注到,馆藏档案还具有一些其他类型的公共信息资源所不具备的特殊属性,无论是从时态特性。组织特性和价值特性来看都极富特色。

1。时态特性

公共信息资源从时态上来看包含现在和过去的部分,而馆藏档案无疑是属于过去的公共信息资源的一部分,而且从档案法规定的30年后均需要开放来看,生成30年后的档案理论上都将转化成为公共信息资源。当然过往的公共信息资源还包括很多其他类型的信息资源,比如说图书馆收藏的古籍文献资料一类,博物馆。文化馆收集的早期的文献记录等。这正意味着公共信息资源的管理形态复杂多样,对其中过往信息的挖掘是整个公共信息资源管理工作的组成部分之一。过往的信息类型并不意味着是不重要的信息类型,相反,在某些方面,承担着比现实类信息更为重要的信息基石的作用,帮助公共信息资源在框架的构建中起到打地基。筑大梁的关键作用。

2。组织特性

馆藏档案都是在信息生成过程中精心挑选,经鉴定具有长久保存价值的信息,而且经历了收集。整理。鉴定。著录等一整套完备的组织控制过程方才得以留存,并由档案馆等专业机构进行专门保管。由此,馆藏档案较之其他公共信息资源而言,具备了更加可靠的全程组织性,是过往的公共信息资源中质量较高的信息资源类型,可以说是作为过往公共信息资源中最为基础和最为优质的组成部分。馆藏档案从生成到整个管理控制。提供利用的过程,可以说是各类公共信息资源中唯一具有全程控制背景的信息,因此这类信息是带着天然的真实可靠性出生证的公共信息资源类型,比其他类型的公共信息资源具有更高的可信度和可靠性。3。价值特性

这类信息比起普通的公共信息资源在凭证性方面具有更高的保障程度。档案最重要的价值就是其凭证价值,在用于证明组织或者个人在社会活动过程中的行为及行为结果方面有着其他文献材料无法比拟的同步伴生性,由此也作为第一手材料无可辩驳的可靠证据而存在。而从其生产和管理流程来看,严格而规范的积累。归档和高度注重安全的保管方式支持了其作为原始凭证的可验证性和可追溯性,档案专业人员和档案专业机构对其的全程专业化管理更是赋予其特有的可靠性身份标识。

三。馆藏档案在公共信息资源建设中的功能定位

公共信息资源的建设,可以视为围绕公共信息资源客体,由以政府为核心的各类公共信息资源管理主体,对公共信息资源进行配置。提供公众利用,满足和实现公众的公共信息利用需求,维护和保障公众的权益。为此,围绕着这一过程,我们对馆藏档案在其间的功能进行立体化的解剖。

(一)资源配置客体视角

1。馆藏档案是维系公共信息资源系统性与完整性的可靠基石

公共信息资源建设的一个重要起点就是各类公共信息资源的全面收集和积累,全面拥有各类公共信息资源是建设一个门类齐全。积累有序的公共信息资源库的前提条件。在这一建设积累的过程中,获取到馆藏档案资源作为基础库藏是首当其冲的任务。这是因为,在所有门类的公共信息资源中,政府信息资源是权重最大的组成部分,从数量到质量都是绝对主体和核心部分,而馆藏档案是政府这个强有力主体积极主动系统收集和管理的唯一门类的公共信息资源。不仅如此,馆藏档案所遵守的基本整理原则――全宗原则是实实在在维护各政府机构形成的各类档案资源的完整性和系统性的根本利器,这是其他类型的公共信息资源形成与管理中不具备的特征。将这部分公共信息资源充实到整个库藏中,才能使得整个库藏的基础扎实。丰厚,为其他各类系统性。完整性相对欠缺的公共信息资源提供示范以及整合基础平台。

2。馆藏档案是保障公共信息资源有序积累的核心动力

公共信息资源建设离不开公共信息资源的积累,与丰富的公共信息资源才能满足公众日益提升的信息需求。但在各类公共信息资源中,能做到有序积累的却并不多。许多公共信息资源的形成及管理都是零星和杂乱无序的,比如许多各类企业。个人及网络公共信息资源的生产和积累都有赖于后期有意识的整理和加工汇集,方能形成有序的公共信息资源。但馆藏档案却是唯一具有先天有序积累特点的公共信息资源。各级各类政府部门档案的形成都有着严格的制度规定,档案信息如同流淌在生产线上的产品,按照归档制度以及统一的分类标准有序地形成和定期累积。在年复一年的归档程序约束下,实现了来源与过程的有序积累性。

(二)资源管理主体视角

1。档案馆是政府管理过往公共信息资源的主要代理机构

从政府资助建设的涉及公共信息资源管理业务的机构类别来看,大致包含图书馆。档案馆。博物馆。文化馆。信息中心等机构。档案馆是其中当之无愧的主体之一,根据1992年国务院批准的全国档案馆设置原则和布局方案,形成了从中央到地方以综合档案馆为主体的规模庞大。门类齐全。分布合理的档案馆网布局。截止2013年底全国共有档案馆4122个,[14]是当之无愧的世界之最。而在这些档案馆中,绝大多数是政府出资建立的综合性档案馆和各类国家专门档案馆。档案馆作为政府出资设立的公共文化事业基地,它的主要功能就是代替政府管理过往党和政府所属各部门及相关的体制内组织的档案,这一点我们已经在前文档案馆接收组织范围中进行了讨论。当然,政府组织也会产生除档案外的其他类型的过往公共信息资源(如未经归档程序,通过政府网站进行传播和利用的零散过往信息),但其从管理程序上无法跟档案馆藏信息资源的规范程度进行比拟,从质量和数量上也无法跟数量庞大。系统有序的馆藏档案信息资源进行比拟。

2。档案馆是政府现行公共信息资源的开放代理机构之一

自从2000年深圳市档案馆建立第一个现行文件中心起,现行文件开放这项工作在全国综合档案馆广泛铺开,截止2007年底,全国3124家综合档案馆中,已经有2807家(占89。9百分号)开展了现行文件利用服务“。[15]而这一实践中的做法在2007年正式颁布执行的政府信息公开条例(下文简称条例)中得到了确认。条例第三章第十六条明文规定:各级人民政府应当在国家档案馆。公共图书馆设置政府信息查阅场所,并配备相应的设施。设备,为公民。法人或者其他组织获取政府信息提供便利。行政机关应当及时向国家档案馆。公共图书馆提供主动公开的政府信息。[16]至此,无论是从实践层面还是法规层面,档案馆作为名正言顺的代理机构之一,同公共图书馆一起承担着政府现行公共信息资源开放的重任,为公众便利地利用政府现行公共信息资源提供有效平台。

(三)保障公众权益能力视角

1。馆藏档案是维护公共信息资源凭证价值的扎实根基

公共信息资源建设的根本目的是提供公众使用,而公众使用最核心的目的是了解真实的原始情况,维护自身权益。无论哪种情况,对信息的真实性,原始性需求是实现这些诉求的核心要素。在同时拥有相同内容而不同类型的公共信息资源的情况下,公众会首先去寻求最具有原始凭证性的信息资源类型以获得保障。比如同样的内容,新闻报道中有,网络信息中也有,但如果能够在档案信息中找到印证,相信会是公众的最优选择。因为馆藏档案信息严格的管理程序和鉴定。控制流程为维护其凭证价值提供了坚实的保障。

2。馆藏档案是支撑公共信息资源权威性的重要保障

公共信息资源由于其来源广泛。纷杂。种类繁多,就愈发面临着信息的权威性问题,而这个问题在作为公共信息资源组成部分的档案信息面前则得到了有效的解决。这是由于档案信息资源的生产主体是政府,是拥有一切核心资源的最强大的社会组织。档案信息作为公务活动的直接凭证记录,是公务活动过程的同步伴生物,直接形成于对公务活动过程记录与佐证的需求。任何组织的存在与发展都不能够脱离其合法性基础,而合法性基础的重要源泉就是以往公务活动的可靠性,而要证明这一点非档案信息莫属。作为已然固定的档案,它所承载的档案信息对于公务活动过程提供了唯一的权威证明,它排斥任何对于同一公务活动过程的其他解释。因此,档案作为公务活动凭证的权力是代表着唯一真相的强硬表述而不容置疑。明确馆藏档案具有公共信息资源属性,是公共信息资源基本且重要的组成部分,并进一步确定其在公共信息资源建设中作为客体资源配置基础和重要代理机构主体组成以及突出的权威性。原始性维权信息类型的功能定位,必将为馆藏档案更好地作为公共信息资源发挥更广泛。更强大的作用提供必要的认识基础和实践动力。

星号本文系教育部人文社科规划基金项目‘公共信息空间的结构转型――以政府信息公开制度变迁为例(项目批准编号:12YJA870011)成果之一

论馆藏档案的公共信息资源属性及功能定位