论集团企业建立财务共享服务中心的关键因素

中图分类号:F830。49文献识别码:A文章编号:1001-828X(2017)013-0-02

近十年以来,随着全球经济一体化及信息化的迅速发展,越来越多的企业通过借助共享服务和外包的理念,推动企业财务职能的转型,开始实施或者论文网规划共享服务建设。FSSC作为企业集中式管理模式在财务管理中的最新应用,旨在通过一种有效的运作模式实现规模效应,降低企业的运作成本,提高财务管理水平及效率,优化企业的核心竞争力。

A跨国集团公司于2012年开始组建中国区FSSC,为集团下属中国区的十余家企业提供会计及报告服务,纵观其创建。发展到成为企业财务管理坚强后盾的整个过程,笔者认为FSSC的成功离不开以下几个方面:

一。通过统一的信息系统建立财务共享服务平台

2015年安永财务共享服务调查报告中提到,有69百分号的受访企业认为统一及高效的系统是FSSC取得成功的首要因素,而58百分号的受访企业认为在FSSC建成进入到运营的过程中,面临的最大挑战是信息系统。在FSSC的模式下,远程财务流程需要建立在强大的网络系统和企业信息系统的平台之上的,ERP系统的出现为财务共享的推广提供了技术支撑。

ERP是在MRP(制造资源计划)的基础上发展起来的,它以供应链为核心,强调流程的规范化,通常包括了财务。供应链。生产制造。人事劳资。成本管理。报告等模块,是实现企业管理信息化的主要技术手段。ERP系统的基础是财务子系统,是业务管理与财务管理的一体化软件。FSSC不同于传统的财务会计工作方式,它建立在类似流水线作业的运作模式上,因此能够借助精细化的专业分工。标准化的流程和将ERP系统中的财务核算功能从各个子系统中抽离出来集中管理,建立一个财务共享服务平台,运用相对独立的系统。组织机构和统一的标准,为企业提供一种降低管理成本。提高管理效率的运行模式。

A集团公司下属的各家企业曾经使用不同的财务信息系统,在会计核算和流程管理方面缺乏统一的标准,A集团公司于2010年开始在中国区的所有企业中采用某ERP系统陆续代替了其原有的财务信息系统,通过统一的信息化平台管理财务制度。职责分工。业务流程。内部控制及数据标准,借此实现了集团财务管理的标准化,为后期构建FSSC打下了坚实的基础。

二。企业业务流程的标准化和优化

业务流程是FSSC运营中重要的组成部分,流程设计的顺畅与否决定着未来业务执行的效率和质量,而信息化的建设也依托于流程的建设,流程设计的完善与否决定着信息化系统自动化投入的程度。流程标准化的目的是对重复性高。可复制性。业务量大的业务进行集中处理,通过实施统一的标准和程序,消除重叠机构在重复业务操作流程上的不一致性,从而建立标准。规范的业务流程体系,同时对流程及作业的执行进行管理,不断提高FSSC的工作效率与服务水平。

在建立FSSC的过程中,如何对个别流程进行标准化或流程再造是建设初期经常遇到的难题。A集团公司采取的是先统一标准,再优化改造“的做法,这样做的好处就是在业务标准化集中处理的过程中,对流程的改造将变得更加容易,同时也减少了FSSC引入初期的一部分阻力。

为了先统一标准,A集团公司FSSC内部成立了专门的营运小组,先收集了解各企业相关业务的现有流程,再比较差异,分析每项子流程的优缺点。内控要求及可推广性,通过全方位的对比,发现相同业务事项在不同企业中操作流程的差异,这些差异就是业务流程标准化建设的重点关注内容。营运小组在对现有流程进行了对比分析之后,根据集团的实际业务情况,实施标准化设计,帮助企业废除冗余的步骤和流程。在标准化过程中,营运小组还采用了业务场景模拟模式,对标准化后的流程实施业务发起端到?务核算端全过程的端对端“模拟测试,以确保每个末级流程符合企业实际情况,保证了可操作性。

鉴于流程的优化改造是一个不断更新的工作,营运小组在FSSC投入使用后,继续负责理清需要优化的流程,并组织设立优化项目。该小组选取了一系列关键性指标,通过关键绩效指标的形式评价各业务小组的工作业绩及效率,定期与企业的财务负责人回顾期间内关键绩效指标的变动情况,分析讨论导致未达标业绩指标的影响因素。对于大部分企业存在的共性问题,营运小组会通过六西格玛。价值流分析等精益管理工具,分析原因并及时提出解决方案,对现有流程进行优化。这种持续改进的工作方法有利于提高FSSC整体的工作效率,改善服务质量,提升财务信息质量及透明度。

三。合理定义实施共享服务的内容与范围

由于FSSC的建设会涉及企业组织内部的变革,以及权利和利益的重新分配,因此应该制订整体策略,合理规划实施共享服务的内容与范围,明确哪些业务流程需要被纳入到财务共享服务的范围中。

A集团公司在财务转型与集中管理的过程中,首先纳入FSSC的流程是与日常业务相关的流程,例如总账。应收账款。应付账款。固定资产。资金管理等业务,因为这些流程属于公司的基础性财务核算业务,它们和交易性流程的联系较为紧密,存在着前后端的关系,操作流程相对容易标准化,且交易量较高,有利于实现规模效益。对于一些高价值的流程,如财务计划及分析。预测与预算。管理会计及报告。风险管理等,A集团选择将它们保留在企业内,因为这类流程和企业的业务活动结合更为紧密,受业务特性的影响比较大,且与管理决策相关度较高或涉及机密信息的流程,标准化的难度往往比较大。同时,为了清楚定义企业和FSSC在各业务流程中的责任和义务,FSSC与各企业签订了服务水平协议(SLA),在前期制订的各标准业务流程的基础上划分FSSC和企业的责任范围,该服务水平协议也是FSSC与各企业互相沟通及业务评价的重要依据:FSSC的所有工作都将服务水平协议,而各公司可以根据服务水平协议评估FSSC的绩效,有效地避免了未来可能发生的冲突。

四。建立有效的绩效评价体系

财务共享在本质上是一场战略性质的流程再造,其绩效管理是运营管理中至关重要的一部分,也是FSSC能否实现其预期目标的决定因素之一。绩效评价是绩效管理的基础,在FSSC的绩效评价方法方面,IMA(2010)在管理会计公告中提到较多的是KPI(关键绩效指标,下略同)。BSC(平衡计分卡,下略同)和Benchmarking(标杆管理,下略同)三种方法。其中KPI是从共享服务的实施效果出发确立绩效考核的关键指标,BSC则着重于从业务流程入手建立FSSC的绩效评价体系。国外企业对前者的认同度较高,而国内很多企业更偏向于选择BSC。

由于A集团公司属于国际跨国集团,为了保证全球FSSC绩效考核体系的一致性,中国区选择了关键绩效指标作为绩效评价方法。KPI可以使FSSC明确其主要责任,并以此为基础,明确各业务流程的业绩衡量指标。在选取KPI时,FSSC与各企业负责人反复沟通,在充分考虑了FSSC的战略目标。企业的风险控制要求。处理时效。业务量。业务质量等因素后,对每个业务模块制订了对应的KPI,如应付账款业务,其KPI包括发票接收量及入账数量。三单匹配系数。平均付款时间等。对于每项KPI,FSSC首先明确了指标的定义与计算方法,并在此基础上确定KPI应达到的水平,营运小组每月需要计算分析KPI的结果和偏差率,与企业财务负责人回顾KPI执行情况,并及时诊断存在的问题,采取行动予以改进,将绩效考核体系与前文中提到的流程的优化与改造充分的结合。

FSSC的成功不仅需要关注上述几个方面的问题,管理层的支持。FSSC的选址。财务管理人才的转型与发展等也非常重要。因此,FSSC的建立是一个不断发展优化的过程,除了考虑成本因素以外,更重要的是提供真正有附加值的服务,而不是停留在会计服务的表面,只有这样,FSSC的发展才能有助于提高企业的核心竞争力。

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