摘要:差旅费报销在财务工作中是一项比较重要的工作,也是高校财务部门经常接触到的工作内容。旅差费的报销管理直接影响到学校资金的使用与安全。以我校差旅费报销中存在的问题展开讨论,并提出了相应的建议。

关键字:差旅费;报销;建议;高校。

职工外出办事或参观学习。教师外出参加学论文网术会议或各种学术交流活动频繁,与其相关的各类差旅费用的报销工作也随之增多,它也是高校财务管理工作中的一项很重要的内容。多年来由于财务报销制度的滞后,使得高校财务部门在差旅费的报销工作中存在着一些问题,如何面对这些问题并采取怎样相应的措施是我们每个财务工作者值得深思的。

一。差旅费报销中存在的主要问题。

交通费和住宿费是差旅费报销的主要项目,教职工因公出差的交通费和住宿费报销标准各高校财务处都制定了专门的文件。以我校所制定的出差教职工所乘坐车。船。飞机席位和住宿费等级标准见下表:

比如,外出乘坐汽车。火车硬座硬卧所发生的交通费都能据实报销,但对于乘软卧或飞机等产生的交通费用,我校均有较严格的控制,不符合报销标准的一概不予以报销,但实际中存在着并不属于报销范围内的交通费也照样拿来报销,同样,住宿费超标报销现象也时常发生。

另外,我校的差旅费报销制度中明确规定其他交通工具不包括出租汽车,但实际上出差人员每次都报销了大量的出租车票,他们的理由是:一则所去的目的地不止一个,需要多次乘坐出租车;二是办事的地方较偏僻,每次都需要乘坐出租车才能到达。对于这种现象,由于各院系领导都事先在报销单上签字,就无形的默认了这些出租车票的合法性,使得我们财会人在报账时无法考证其真实性等问题。

(一)伙食补助计发的问题。

按规定,我校教职工出差是不予报销餐费的,而是按出差天数给予一定的伙食补助。我校规定教职工在武汉地区以外出差的伙食补助费,一般地区为每人每天15元(不分途中和住勤,按出差自然天数计算);特殊地区(指北京。上海。深圳。珠海。厦门。汕头和海南省)住宿期间为每人每天20元(按实际住宿天数计算),若在当地产生有接待费的,我们就会报销接待费,这样再不会发伙食补助费,但实际中往往会出现接待费和伙食补助费双重都报销的现象。

(二)报销范围随意扩大的问题。

按我校的现行规定伙食费每天补助15元~20元。但教职工出差途中会因公务需要产生一些通讯费。传真费。邮费等杂费,这些费用学校又没有出台相应的文件予以报销,所以就存在着少数出差人员通过多开住宿费。虚增出差天数等的方式变相报销相关费用。另外,在差旅费的报销中还有一种现象,有的教职工去当地名胜古迹。旅游景点参观游览,他们不仅报销了去这些景点的路费,还把景点门票费。参观费。手续费一并报销,有的甚至还把外出购物的票据。烟酒招待费都夹在报销的票据中,由此产生的公私不分。私费公报是财务报账部门要坚决抵制的。要保证学校的办学经费不受到损失,每一个财务人员必须要有高度的责任心。

(三)出差借款备用金积压问题。

按规定,教职工出差一般可先向学校借款,完成出差任务归来后再进行报销冲账手续。但一直以来都存在着有些教职工出差回来后还款冲账不及时。借款长期积压不还的现象,导致学校的经费受到了损失,甚至有的教师早已调离了学校,仍还有欠款的情况发生。如我校2011年1_12月份职工借款379。28万元,还款冲账为339。76万元,余额39。52万元,造成还款不及时的主要原因:一是有的人借故相关领导出差使发票不能签字而随意拖欠借款不还,二来也有客观上的原因是有的职工因出差频繁,在还来不及还款冲账的情况下,又执行下一次出差任务等等,这种还款冲账不及时的现象不仅容易使资金积压,还会对学校的现金使用造成一定的影响。

二。构建高校财务报销制度的思考。

(一)提高财会人员的管理水平。

首先,财会人员应具备较高的管理水平及较强的工作责任心,加强会计的监督与审核职能。并在工作中严格履行自己的监督职能作用和职业判断能力。要做到对前来报销的旅差发票从内容。时间。地点等都必须进行认真审核,对票据的真实性与合法性严格把关。同时,还应该加强与院系等单位负责人的沟通与互动,对有疑问的发票可随时向有关领导询问出差人的开支事由,对有些把关不严。不负责任地随意签字领导起到应有的监督,充分发挥财会人员自身防火墙“的作用。

(二)建议修改相关的旅差费报销条例。

我校财务管理制度中的旅差费报销条例是在2004年9月制定的,按目前的消费水平有些标准显然是过低了,笔者建议在提高伙食补助的基础上,可以适当的增加市内交通补助费和通讯补助费,如有会议费的,可只计发通讯费补助,对这两项补助,可定为每人每天10元~20元。这样不仅消除了出租车票和市内交通车票的报销及不符合规定的报销发票,使得差旅费报销从暗补变为明报销,既严肃了财务报销制度,又可以使财务管理制度真正有章可循。

若通过以上增加的这两项补助,普通教职工出差每人每天的补助至少可增加20元,天数越长补助越多,所以天数的控制至关重要,为了节省开支,提高出差效率,建议采取分段包干补助,如10天以内出差的,按规定的补助标准,10天以上到20天以内以及20天以上等等,可采用相应递减金额补助。

(三)控制差旅费超标的问题。

由于目前差旅费的报销均需要各院系领导的签字审批,大多数院系的差旅费预算只是其业务费中的一部分,一般旅差费年终结算很多单位都是不够的,而差旅费又是和交通费。购置费。办公费。邮电费。招待费。维修费。其他费用等合在一起进行预决算的,所以往往有的院系单位在差旅费超支的部分就用上述其他费用进行报销,这样显然是不符合财务专款专用的原则。建议所有院系等部门的各项经费都不允许超标,一旦用完,财务人员有权拒报,这样在报销时财务人员就更加容易掌握经费具体的使用情况。起到了对资金安全使用的监控作用。

(四)建议使用公务卡。

对教职工出差应提倡实行公务卡结账消费。用公务卡既可以减少预借现金的烦琐手续,还省却了携带现金出差的风险,同时减少了现金的结算,这也是一种新型的结算方式。POS消费交易凭条能清楚的反映实际消费项目和金额,所有的入账和出账的渠道都公开透明,而且这个渠道是可以追查的,显而易见,对于有些想利用公款消费的人起到了很好的制约作用,可以有效地强化财政监督和财务管理。

综上所述,差旅费报销是学校的一项重要的经常性支出,笔者建议要建立科学合理的差旅费报销制度是非常必要的。要增加差旅费开支的透明度,首先就应该鼓励教职工在出差时尽量使用公务卡。对出差过程中发生的住宿费和城市与城市间的交通费实行凭据报销;其次是对于伙食补助。市内交通补助。通讯费。补助费要根据具体情况实行限额报销。定额包干制度,这样有利于财务部门对差旅费的开支进行科学的管理,同时要加强宏观调控,进而实现依法。合理聚财。理财和用财,以促进学校的各项事业全面。快速。健康地发展。

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