具有可靠完备的权限管理和安全加密机制。员工可进入系统浏览整个系统的各种公文档案资料，各部门可检索本部门各类文件，所有用户严格对应自己的用户权限对公文进行操作。拥有统一的发文格式，实现机关公文的统一管理。
采用工作流技术，严格控制公文运转程序，完成公文的发送、分发、状态跟踪、意见一览、重新定位、公文审核等项功能。若前边的程序未进行，不可进入下一条程序。
公文收发管理使人能从复杂庞大化公文堆里解放出来节约了大量的人力物力,一目了然的公文收发管理更方便公文的管理。

1.2 公文收发管理的形成及背景
1.2.1 电子政务及公文收发管理的形成
“电子政务”是近几年伴随着互联网、电子商务等新事物而出现的新概念，它是由英文“E-Government”翻译而来的。“E-Government”这一概念最早是由美国前总统克林顿提出来的。在克林顿政府的积极倡导下，美国的电子政务建设取得了卓有成效的进展。小布什政府上台后，美国的电子政务发展又进入了一个新的时期，为世界其他国家的政府提供了可资借鉴的经验。
公文收发管理是政府部门的基本职能，传统的公文收发管理方式是依靠纸张作为载体，借助盖章、签字等形式实现公文的传递与处理。这种公文收发管理方式不但浪费资源，而且周期长、效率低，常常会出现因公文“长途旅行”而影响政府决策的效率。
电子公文系统借助网络技术的应用，使传统的政府间的报告、请示、批复、公告、通知、通报等在保证信息安全的前提上下通过数字化的方式在不同的政府部门间实现瞬间传递，大大的提高了公文处理的效率，彻底改变传统的、司空见惯的“公文长途旅行”现象。

1.2.2国外现状
1.2.3国内现状
1.2.4国内有关标准
电子公文格式标准是我国电子政务标准体系中的重要基础性标准，该国家标准的制定和实施，将从根本上解决各级政务应用系统中电子公文格式不一致性，实现我国各级政机关跨平台、跨系统的电子公文交换。详细信息请参考《基于XML的电子公文格式规范》。
2  系统可行性分析
2.1系统开发目标
由于计划经济体制的影响，政府对企业的管理出了依靠法律、法规之外，还有大量的行政指令和指示。企业在进行许多决策的时候，也经常需要向主管的政府部门请示汇报。因此公司公文收发管理对于现在的单位和企业有很大的帮助，有利于提高效率，增加效益。通过开发该系统完成办公人员得以摆脱繁重的工作，方便、快捷的处理日常工作，从而实现以员工的发展带动部门的发展。通过对系统特点的理解和对用户需求的分析，把用户的需求划分为包括五大模块：系统管理、发文管理、收文管理、督办管理、公文查询等。对于不同级别的用户有着不同的权限。
2.2系统可行性分析
2.2.1技术可行性分析
本网站采用Mysql进行后台数据库的管理、操作和文护，用JSP进行前台界面设计，用Java程序语言完成后台数据库的接口、数据的录入、查询、浏览等功能，采用Eclipse作为开发平台，采用Tomcat作为Web应用服务器。根据Java简单易用、完全面向对象、具有平台无关性且安全可靠的特点与Eclipse强大的方便的开发工具，以及他们当前的广泛实际应用，充分说明本网站在技术方面可行。
2.2.2经济可行性分析
经济可行性分析（能否赢利）是从经济的角度分析网站系统的规划方案有无实现的可能和开发的价值；分析网站系统所带来的经济效益是否超过开发和文护网站所需要的费用。学校已搭建健全的网络硬件设施，开发公文收发管理系统所采用的工具MyEclipse，Mysql，Tomcat都是开源的。所以完成公文收发管理系统的经济可行性完全没有问题。 JSP公司公文收发管理系统设计(2):http://www.youerw.com/jisuanji/lunwen_16856.html