会计电算化是近期以来信托会计界非常热门的话题,也是会计同行经常参与和议论的专题。它关系到会计核算的正确性和规范化,也关系到法规政策的贯彻与落实。2006年6月在山西召开的常务理事会议对信托会计电算化的问题作了重点关注,建议进行专题研究和交流。为了对此专题有更深的探讨,本期会刊专门从中国会编辑的论文网会计动态研究“期刊中选择了四篇有关会计电算化的文章,作为讲座的形式转载给大家,以期引起共鸣。敬请各位同行及时将你们在这方面的经验或问题来稿来函寄给我们(电子信箱:zym@xtkjxh。com。cn),互相交流,取长补短,共同进步。

第一讲:会计电算化目前的问题及其对策

的会计电算化工作起步较晚,从20世纪70年代末才开始,经历了尝试阶段。自发发展阶段和有组织。有计划地稳步发展阶段,到目前的管理型会计软件发展阶段。在这20多年的发展过程中,已取得了长足的进步,商品化。通用化的财务软件得到了广泛的应用。许多会计软件的开发已经走向专业化。商品化。社会化的轨道。但由于财务工作本身的特点,以及网络的迅速发展。电子商务的迅速兴起等等,一些先进的。现代化的事物的不断出现,对会计电算化系统提出了更高的要求,使建立符合现代企业发展需求的新型财务系统变得刻不容缓。由于会计电算化是一项系统工程,在发展过程中有许多工作要做,有许多问题要及时解决,否则将严重阻碍会计电算化向更深层次的发展。本文就当前会计电算化进程中必须重视和需要解决的几个问题进行阐述。

一。要解决人们思想认识问题

电算化事业起步较晚,人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。多数单位电算化都是应用于代替手工核算,仅仅是从减轻会计人员负担。提高核算效率方面入手,根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性,使现有会计提供的信息不能及时。有效地为企业决策及管理服务。同时,在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够,更不用说建立企业内部局域网以及注册自己的网站,根本没能利用信息技术优势来提高企业运作效率。这种认识对会计电算化的发展十分不利。

会计电算化,是电子计算机在会计工作中应用的简称,就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论。系统论。控制论。数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中,以提高财会管理水平和经济效益,进而实现会计工作的现代化。

我们必须认识到会计电算化不仅改变了会计核算方式。数据储存形式。数据处理程序和方法,扩大了会计数据领域,提高了会计信息质量,而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术,因而推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善,促进了会计管理制度的改革,是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。从表面上来看,会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算工作中,减轻会计人员的劳动强度,提高会计核算的速度和精度,以计算机替代人工记帐。而实际上,会计电算化决不仅仅是核算工具和核算方法的改进,而且必然会引起会计工作组织和人员分工的改变,促进会计人员素质和知识结构,会计工作效率和质量的全面提高,节省会计人员的时间和精力,转变会计工作职能,推动会计理论和会计技术的进步,提高整个会计工作水平,大幅度增加企业的经济效益,使会计理论和实务的方方面面都将发生前所未有的深刻变化。比如具有数据集中存放和管理特征的电算化会计“,采用先进的数据库及数据仓库技术,实现了数据分类集中存放,完全取消了各种会计明细分类帐和对帐操作,各种报表数据均能通过数据共享及时而准确地取得。

二。要重视会计电算化理论的研究

理论是行动的先导,会计电算化事业的发展依赖于电算化会计理论的发展,电算化会计理论研究的滞后,会制约会计电算化软件的成熟与发展,因此,电算化会计理论是指导。推动会计电算化在新的基础上不断完善和发展的实践指南。

从一定意义上讲,电算化会计产生和发展的过程,也是突破传统会计观念,对现行会计理论和方法提出新问题。新课题,以及研究和确立新的理论和方法的过程。如电算化会计在系统设计。工作组织。信息处理及帐务处理程序等方式和方法上的改变,本身就是对现行会计理论和方法的突破和完善。虽然从短期看,这些影响只是渐进性的,但从长期看,随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及应用,新的问题和新的课题将不断出现,如:信息处理网络建立后,企业将如何做到既及时合法提供会计信息,又能有效保护商业秘密;两个会计子系统实现结合后,如何改进现有财务报告;信息经济将对现行会计理论和方法产生什么影响等。对新课题进行深入研究,必将形成新的会计理论和方法,而新的会计理论和方法的确立,又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展。传统的会计电算化理论主要研究如何用计算机实现手工系统的工作,而没有对系统提出更高的具有其自身特点的要求,这是远远不够的。电算化会计理论即研究实现电算化后的会计信息系统组织。会计核算的程序和管理制度,会计核算的方法,以及用计算机作为主要的核算工具后对会计理论。会计制度的影响和会计工作的新特点。电算化会计理论的研究确定了电算化会计信息系统的基本功能体系。运作规范及特点。审计接口。会计档案等基本要求,它一方面符合手工会计的基本要求,同时又具有自身的独有的特点。电算化会计理论的基本问题研究透彻了,会计软件的研制就有了明确的方向和目标,才能更符合会计。审计工作的实际要求,会计电算化软件才能更好地服务于会计工作,才能使会计工作在实现电算化后更加规范。效率更高。安全性更强,才能更好地为管理决策服务,以实现会计电算化的效益原则。

当前随着计算机网络技术的大规模应用和发展,以及会计核算业务量的增大。业务种类的繁多。对会计信息资料的分析与研究的深入,计算机单机处理的方式难以完成现有会计核算工作。同时,网络技术的迅速发展及应用领域的不断拓宽,也使会计电算化系统出现许多新的特征。这些既推动现有会计信息系统的发展,同时也对现有的会计电算化系统的发展产生障碍。为此就提出了一个挑战性的课题,即会计电算化系统必然向网络化的方向发展。这就要求我们必须加强电算化会计理论的研究,建立较完备的电算化会计理论体系,以适应会计电算化迅速发展的需要。

三。要做好管理基础工作,尤其是会计基础工作

管理基础主要指有一套比较全面。规范的管理制度和方法,以及较完整的规范化的数据;会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据是否准确。完整等,这是搞好电算化工作的重要保证。因为计算机处理会计业务,必须是事先设置好的处理方法,因而要求会计数据输入。业务处理及有关制度都必须规范化。标准化,才能使电算化会计信息系统顺利进行。没有很好的基础工作,电算化会计信息系统无法处理无规律。不规范的会计数据,电算化工作的开展将遇到重重困难。

电算化会计虽然以计算机为计算工具,但其整个信息处理过程仍表现为计算机与人工的结合。计算机对数据(信息)的处理是通过程序来进行的,系统内部控制方式均要求程序化。比如,对操作权限的限制有密码程序,验证借贷金额是否平衡有校验程序等。同时,由于数据处理的人机结合和系统内部控制方式程序化,使得系统控制复杂化。其控制点由手工会计对人的控制转到对人和机器两方面的控制,控制的内容涉及人员分工。职能分离和计算机软。硬件的维护,以及会计信息和会计档案的保存和保管。

网络环境下,会计电算化系统要求原始会计数据标准化和规范化,所有录入到电脑里面的会计信息必须代码化,以便于电脑集中处理。同时,所使用的代码必须与财政部规定相符,与网络环境对会计数据的传输要求相一致,从而更好地发挥网络的优势。

理人员的现代化管理意识,在整个企业管理现代化总体规划的指导下做好会计电算化的长期。近期发展规划和计划并认真组织实施,重新调整会计及整个企业的机构设置。岗位分工,建立一系列现代企业管理制度,提高企业管理要求。还要修改扩建机房,选购。安装。调试设备,自行开发或购买会计软件,培训会计电算化人员,进行系统的试运行等等工作。以上所列的各项工作必须做好,否则电算化会计系统将不能正常工作,有损于会计电算化的整体效益并使其不能深入持久地开展下去,会计和企业管理现代化将无法实现。

四。要提高会计人员计算机操作业务素质

目前,不少单位的电算化人员是由过去的会计。出纳等经过短期培训而来,他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外,对微机的软硬件知识了解甚少,一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时,就束手无策,即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训,但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢,而且在上机时经常出现误操作,一旦出错,可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流,使系统数据丢失,严重的导致系统崩溃,这种低素质的会计人员是不能胜任会计电算化工作的。

会计电算化,给会计工作增添了新内容,从各方面要求会计人员提高自身素质,更新知识结构,一方面为了参与企业管理,要更多地学习经营管理知识,另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识,好的会计基础工作和规范的业务处理程序,是实现会计电算化的前提条件,所以会计电算化也要求促进会计工作的规范化。

会计电算化促进会计工作职能的转变,引起会计人员知识结构的变化和会计人员素质的提高。电算化会计使会计工作效率的提高和会计人员劳动强度的降低,会计人员有更多的时间参与企业经营管理,促进会计工作职能发生转变。从而,引起会计人员知识结构的变化和素质的提高。电算化会计下的人员除会计专业人员外,还有计算机专业人员。一步发展的需要,形成复合型人才。

要提高会计人员计算机业务素质,必须大力加强人才培训的力度。企业应立足于国际水准,培养或聘用一批高级技术人才,他们能够掌握国际先进技术,精通信息技术,熟练应用会计电算化,推动企业电算化事业由核算型“向管理型“。智能型“转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,维护软件正常运行,掌握计算机先进技术,培养复合型人才,为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。另外培养复合型人才,可以在大专院校开设会计电算化专业或在财会专业中增设计算机编程。维护等课程,可以让财会人员进修计算机课程,还可以让计算机人员。在岗人员实习并进修财会知识。

同时,要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划,要注重实效,不搞一刀切。会计电算化考试。培训应遵循自愿原则,只有准备实行会计电算化的单位,才要求其会计人员培训,其会计人员必须取得会计电算化合格证,财政部门在进行帐务审批的同时审查其会计人员的资格,这样可以做到学以致用,学习目的性强,效果好;对暂时或一段时间内不准备实行会计电算化的单位,其会计人员的培训则可以暂缓,避免人力。物力的浪费。培训的内容要切合实际工作需要,学了就能用得上。对会计人员。系统维护人员。系统管理人员,应按不同内容。不同要求进行培训。对系统维护人员,应尽量聘用社会上的计算机专业人员,毕竟,计算机系统维护是一项专业性很强的工作,对这些计算机专业人员只要简单的会计培训,就可以收到良好的效果。

五。要加强会计信息系统的安全性。保密性

财务上的数据往往是企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展。但当前几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋,却没有几家软件公司认真研究过数据的保密问题。

数据保密性。安全性差

(一)为了对付日益猖獗的计算机犯罪,国家应制定并实施计算机安全法律,在全社会加强对计算机安全的宏观控制,政府主管部门还应进一步完善会计制度,对危害计算机安全的行为进行制裁,为计算机信息系统提供一个良好的社会环境。

(二)对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽,以防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管理规定,制定机房防火。防水。防盗。防鼠的措施,以及突发事件的应急对策等。

(三)必要的内部控制。在电脑网络环境下,某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性,因此建立内部控制制度是必要的。第一,实行用户权限分级授权管理,建立网络环境下的会计信息岗位责任。第二,建立健全对病毒。电脑黑客的安全防范措施。第三,从电算化网络软件的设计入手,增加软件本身的限制功能。第四,建立会计信息资料的备份制度,对重要的会计信息资料要实行多级备份。第五,强化审计线索制。第六,建立进入网络环境的权限制。

(四)增强网络安全防范能力。网络会计实现了会计信息资源的共享,但同时也将自身暴露于风险之中,这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击等。为了提高网络会计信息系统的安全防范能力应采用一些措施,例如采用防火墙技术。网络防毒。信息加密存储通讯。身份认证。授权等。

(五)加强数据的保密与保护。在进入系统时加一些诸如用户口令。声音监测。指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段,另外还可以考虑硬件加密。软件加密或把系统作在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度,如专机专用。专室专用等。

(六)加强磁介质载体档案的管理。为确保档案的真实性和可靠性,实行纸质档案和新型载体档案双套保管,并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡。

六。要做好电算化会计档案管理工作

随着会计电算化事业的不断发展,应做好会计电算化会计档案的管理工作,使其发挥更大。更好的作用。

为了更有效地做好电算化会计档案管理工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集。保存。利用等方面的工作。

(一)电算化会计档案的收集。所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内如一个会计年度,把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内。在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号。存储空间的大小。外部设备的配套类型等;计算机操作系统

(二)电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用AB备份法“进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮。防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查。复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。

此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或产生某些预料外的错误。因此,笔者建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的。

(三)电算化会计档案的利用。即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(l)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将你所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。

以上这些问题是会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的问题。这些问题如若不重视或不及时解决,它将严重阻碍会计电算化向更深层次的发展;如若重视并及时解决这些问题,它必然会促进会计电算化向更深层次发展,最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量,更好地为提高各级企。事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务。

第二讲:略论会计电算化岗位的职责和权限

一。明确会计电算化岗位职责和权限的必要性

实现会计电算化,是会计工作现代化的重要组成部分,也是会计改革的重要内容。改革开放以来,会计电算化工作在各级财政部门。业务主管部门。广大软件开发工作者和财会工作者的共同努力下,已取得了很大成绩,各类财会软件的运用为推动经济管理手段现代化。提高会计工作效率和财会人员业务素质发挥了重要的作用。然而,从目前会计电算化的情况来看,会计岗位设置不合理是影响整个电算化向深层次发展的主要原因之一,因为会计工作内容繁多。复杂,只有进行科学的岗位分工。使之规范化。科学化,并落实岗位责任制,才能使整个会计电算化系统高效。协调地运作。传统的会计工作岗位,是按照核算和管理的内容及工作性质来划分的,一般分为:会计主管。出纳。工资核算。往来核算。财产物资核算。资金核算。成本费用核算。收人利润核算。编制报表和稽核等十个岗位。在大中型企业还设有综合岗位“,承担综合性的会计预测。计划与分析工作。各企业可以根据行业特点。业务繁简。企业规模。人员多少等情况,在掌握出纳人员不得兼收人。费用。债权。债务帐簿的登记工作以及稽核工作和会计档案保管工作的原则前提下,可采取一人一岗,一岗多人或一人多岗等形式。与传统的会计工作岗位相比,实现会计电算化以后,大大减轻了会计工作的劳动强度,一台电子计算机完成了过去几个人的工作,尤其是管理部门建立了计算机网络后,会计基本数据的来源渠道和方式,会计管理的操作形式等都发生了很大的变化,与之相应的会计工作的分工。各岗位的职责。权限也发生了根本的变化,原有会计岗位的分工已不适应目前电算化工作。如果不及时地调整并建立起与之相适应的会计电算化工作岗位制度,使会计岗位分工。职责尽可能地比较规范。科学,就无法保证会计工作的正常进行,会计电算化在企业管理中的整体优势不能充分发挥,同时,对提高财会人员的业务素质也是不利的。因此,在会计电算化下科学。合理地设置会计工作岗位,明确各岗位的职责和权限十分必要。

二。会计电算化下会计工作岗位的设置及职责和权限

根据会计电算化工作的特点,企业实现会计电算化后应由传统的以总帐报表岗位中心转变为以系统管理员岗位为核心的岗位架构。具体地说,会计电算化应设立的会计工作岗位包括:系统设计员;系统管理员;系统操作员;数据审核员。各会计工作岗位人员的职责和权限如下:

(一)系统设计员的职责和权限

会计电算化的系统设计员要根据会计制度和企业管理。核算的要求,负责会计电算化系统中软件的研制。开发和升级工作,帮助系统操作人员掌握软件的应用。系统设计员岗位的职责主要有:(l)根据会计制度和核算要求开发会计电算化系统。(2)根据国家宏观经济政策和企业微观管理的需要,不断修正和完善会计电算化系统整体功能。(3)负责指导有关人员正确掌握会计软件的使用方法。(4)及时解决软件在运行中所发生的技术问题。(5)为保守本单位经济秘密和会计数据的安全,不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。

系统设计员岗位的权限主要有:(1)有权对软件源程序进行编译或对程序进行加密。(2)有权要求软件使用者提供软件评审所需的资料和用户报告。(3)有权制止软件的非法拷贝和传播。(4)有权拒绝来历不明的软件或带有病毒的软件在会计电算化系统中运行。

(二)系统管理员的职责和权限

会计电算化的系统管理员负责会计电算化过程中的管理工作,组织。协调会计电算化软件开发和应用,能够应用财务。会计和电子计算机知识对本单位运行的会计电算化系统进行使用和维护。系统管理员岗位的职责内容主要包括;(1)在会计电算化软件的开发阶段,负责协调软件开发者与使用者之间的关系,根据软件评审要求,做好相应的准备工作。(2)在会计电算化软件的运行阶段,负责日常的维护和管理,帮助系统操作员熟练掌握操作技能。(3)检查督促系统操作员对数据的备份情况。(4)检查各操作员操作的日志记载情况,对计算机开机。关机和运行情况进行检查,防止非法调用和操作。(5)为保证会计软件的正常运行和数据的保密和安全,不得进人数据库直接对会计数据进行修改。(6)运用电算化系统中的信息资源和分析模块,紧密结合本单位经济活动情况,对本企业的财务状况进行简要分析,为企业领导经营决策提供依据。(7)对于系统内发生计算机病毒等情况须运用杀毒软件消除病毒,并向负责计算机安全的公安机关反映。(8)为保守本单位经济秘密和会计数据的安全,不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。

系统管理员权限主要包括:(1)有权设置属于本岗位权限范围内的操作保密口令。(2)有权对系统操作员的工作进行检查和监督。(3)有权拒绝来历不明的软件或带有病毒的软件在会计电算化系统中运行。(4)有权对有关人员的操作权限进行设置和调整。

(三)系统操作员的职责和权限

会计电算化的系统操作员负责会计数据的录入与输出工作,能够使用会计电算化系统的部分或全部功能。系统操作员要根据会计电算化制度的要求,严格执行计算机硬件。软件的操作规程和防范计算机病毒的措施。系统操作员岗位的职责内容主要包括:(l)将审核过的原始凭证或记帐凭证及时。准确地录入计算机,同时通过计算机输入界面对输入的数据进行初步核对。(2)根据数据审核员核实过的会计数据进行凭证过帐,即登记机内帐簿。(3)及时输出会计凭证和有关会计数据。⑷采取有力的措施保证数据安全,每天进行数据的备份并妥善保管备份数据。(5)为保证会计软件的正常运行和数据的保密安全,不得进入数据库直接对会计数据进行修改。(6)为保守本单位经济秘密和会计数据的安全,不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。

系统操作员岗位的权限主要包括:(1)有权设置属于本岗位权限范围内的操作保密口令。(2)对于未经审核的会计凭证有权拒绝录入计算机。(3)对于未经数据审核员审核的已录入的会计数据,有权拒绝进行凭证过帐处理。(4)有权拒绝来历不明的软件在会计电算化中运行。

(四)数据审核员的职责和权限

会计电算化的数据审核员负责审核已录入的会计数据和输出的会计数据。帐表正确性,能够使用会计电算化系统有关审核方面的功能,包括会计数据的输入与输出。会计政策的设定等。数据审核员要根据财经法规。会计制度和会计电算化制度的要求,严把审核关。维护财经法规和制度的严肃性。

数据审核员岗位的职责内容主要包括:(l)根据财经法规和会计制度的要求,审核反映本单位经济活动的各种原始凭证,及时将审核过的原始凭证交系统操作员输入计算机。(2)根据财经法规和会计制度的要求。审核输入后登帐前的会计数据和输出的会计凭证。各种帐表。(3)根据财经法规和会计制度的要求,审核本单位会计政策的合规和合法性。(4)根据财经法规。会计制度和企业管理的需要,及时调整。修订计算机中所设置的有关会计政策。(5)为保守本单位经济秘密和会计数据的安全,不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。

数据审核员岗位的权限主要包括:(l)有权设置属于本岗位权限范围内的操作保密口令。(2)有权拒绝接受不符合法规制度的会计信息进人计算机管理流程。(3)有权根据制度和管理的需要审核。调整会计电算化管理流程中的会计政策设置。(4)有权拒绝来历不明的软件或带有病毒的软件在会计电算化系统中运行。

第三讲:试论电算化会计系统的内部控制

内部控制关系到企业财产物资的安全完整。关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。企业为实现既定的管理目标,必需建立起了一整套内部控制制度,以保证企业有序。健康地发展。企业在建立了电算化会计系统后,企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。由于使用了计算机,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高,减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。但是,也为企业的内部控制带来了许多前所未有的新问题,对企业内部控制制度造成了极大的冲击,使企业内部控制制度在新的环境下显得落后于形势了,由于电算化会计系统的特殊性,建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要。

电算化会计系统对内部控制的特殊要求主要体现在以下几方面:

1．计算机的使用改变了企业会计核算的环境

企业使用计算机处理会计和财务数据后,企业的会计核算的环境发生了很大的变化,会计部门的组成人员从原来由财务。会计专业人员组成,转变为由财务。会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务,还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动,如销售预测。人力资源规划等。随着远程通讯技术的发展,会计信息的网上实时处理成为可能,业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作,原先应由会计人员处理的有关业务事项,现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成;原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项,现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。因此,要保证企业财产物资的安全完整。保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠。达到企业管理的目标,企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要,内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛,更加复杂。

2．电算化会计系统改变了会计凭证的形式

在电算化会计系统中,会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化,各类会计凭证和报表的生成方式。会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证。记帐凭证。汇总表。分配表。工作底稿等作为基本会计资料的书面形式的资料减少了,有些甚至消失了。由于电子商务。网上交易。无纸化交易等的推行,每一项交易发生时,有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机,并由计算机自动记录,原先使用的每项交易必备的各种凭证。单据被部分地取消了,原来在核算过程中进行的各种必要的核对。审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件。记录形式储存在磁性介质上,因此,电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度有着很大的不同,控制的重点由对人的控制为主转变为对人。机控制为主的,控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。

3．计算机的使用提高了控制舞弊。犯罪的难度

随着计算机使用范围的扩大,利用计算机进行的贪污。舞弊。诈骗等犯罪活动也有所增加,由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,有时甚至能不留痕迹地篡改,数据库技术的提高使数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制。伪造。销毁企业重要的数据。计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大,计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失可能比手工会计系统更大,因此,电算化会计系统的内部控制不仅难度大。复杂,而且还要有各种控制的计算机技术手段。

由此可见,计算机会计系统的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度相比较,计算机会计系统的内部控制是范围大。控制程序复杂的综合性控制,是控制的重点为职能部门和计算机数据处理部门并重的全面控制,是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制。

随着计算机在会计工作中的普遍应用,管理部门对由计算机产生的各种数据。报表等会计信息的依赖越来越大,这些会计信息的产生只有在严格的控制下,才能保证其可靠性和准确性。同时也只有在严格的控制下,才能预防和减少计算机犯罪的可能性。

计算机会计系统的内部控制制度,从计算机会计系统的建立和运行过程来看,可分为对系统开发和实施的系统发展控制。对计算机会计系统各个部门的管理控制。对计算机会计系统日常运行过程的日常控制。

一。系统开发。发展控制

计算机会计系统的系统开发。发展控制包括开发前的可行性研究。资本预算。经济效益评估等工作,开发过程中系统分析。系统设计。系统实施等工作,以及对现有系统的评估。企业发展需求,系统更新的可行性研究,更新方案的决策等工作。系统开发。发展控制的主要内容一般包括以下几方面。

(一)授权和领导认可

计算机会计系统的开发和发展必需经过有关领导的认可和授权,这关系到系统开发。发展。更新等项目的成败。计算机会计系统的开发项目一般投资金额都比较大,对企业整体管理目标的影响也比较大,往往需要对原有的管理体制进行较大的改革,是牵一发动全身的重大举措,因此必需得到授权和领导认可。计算机会计系统的发展和更新是对原有计算机会计系统进行重大改进,同样对会对企业管理体制造成较大的影响,同时对现有计算机会计系统的任何改动都可能危及整个系统的安全可靠,因此也必需得到授权和领导认可。而且领导的授权和认可也有利于保证系统开发和发展的物资和资金的需要。

(二)符合标准和规范

计算机会计系统的开发和发展项目,不论是自行组织开发还是购买商品化软件,都必需遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。其中包括符合标准和规范的开发和审批过程。合格的开发人员或软件制造商。系统的文件资料和流程图。系统各功能模块的设计等等。目前已经颁布的有关国家标准和规范主要由财政部1994年颁布执行的会计电算化管理办法。会计核算软件基本功能规范。会计电算化工作规范。商品化会计核算软件评审规则等,各地也颁布各种地方标准,如上海市财政局颁布的上海市会计电算化实施办法等地方性标准。按标准和规范开发和发展计算机会计系统可以使企业计算机会计系统更加可靠。更加完善,有利于对系统的维护和进一步的发展。更新。

(三)人员培训

计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训,提高这些人员对系统的认识和理解,以减少系统运行后出错的可能性。外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训机会和时间。在系统运行前对有关人员进行的培训,不仅仅是系统的操作培训,还应包括让这些人员了解系统投入运行后新的内部控制制度。计算机会计系统运行后的新的凭证流转程序。计算机会计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等。

(四)系统转换

新的计算机会计系统在投入使用,替换原有的手工会计系统或旧的计算机会计系统,必需经过一定的转换程序。企业应在系统转换之际,采取有效的控制手段,作好各项转换的准备工作,如旧系统的结算。汇总,人员的重新配置。新系统需要的初始数据的安全导入等。新的计算机会计系统是否优于旧系统,还需要进一步接受实践的检验,因企业的具体情况不同,新的计算机会计系统不一定比旧的计算机会计系统更适合企业的经营特点,甚至购买或自行开发的计算机会计系统还不如手工会计系统更适合企业的经营特点。因此企业在系统转换之际,采用新旧系统并行运行一段时间,以便检验新的计算机会计系统。并行运行的时间一般至少为三个月。

(五)程序修改控制

企业经营活动变化及经营环境变化,可能导致使用中的软件进行修改,计算机会计系统经过一段时期的使用也会发现一些需要进行修改的地方,因此,软件的修改是难以避免的。对会计软件进行修改必须经过周密计划和严格记录,修改过程的每一个环节都必须设置必要的控制,修改的原因和性质应有书面形式的报告,经批准后才能实施修改,计算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改,所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。

二。管理控制

管理控制是指企业建立起一整套内部控制制度,以加强和完善对计算机会计系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织机构的设置。责任划分。上机管理。档案管理。设备管理等等。

(一)组织机构设置

企业实现了会计电算化后,应对原有的组织机构进行适当的调整,以适应计算机会计系统的要求。企业可以按会计数据的不同形态,划分为数据收集输入组。数据处理组和会计信息分析组等组室;也可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管。软件操作。审核记帐。电算维护。电算审查。数据分析等岗位。组织机构的设置必须适合企业的实际规模,符合企业总体经营目标,并且,应按精简。合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。

(二)职责划分

内部控制的关键之点就在于不相容职务的分离,计算机会计系统与手工会计系统一样,对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务,都不能由一个人或一个部门经手到底,必须分别由几个人或几个部门承担。在计算机会计系统中,不相容的职务主要有系统开发。发展的职务与系统操作的职务;数据维护管理职务与电算审核职务;数据录入职务与审核记帐职务;系统操作的职务与系统档案管理职务等。企业为防止舞弊或欺诈,应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度,同时,还应建立起职务轮换制度。

(三)上机管理

企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的,企业应对计算机的使用建立一整套管理制度,以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。一般来讲,企业对用于计算机会计系统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度。上机记录制度。完善的操作手册。上机时间安排等,此外,会计软件也应该有完备的操作日志文件。

(四)档案管理

计算机会计系统有关的资料应及时存档,企业应建立起完善的档案制度,加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员。完善的资料借用和归还手续。完善的标签和索引方法。安全可靠的档案保管设备等。除此之外,还应定期对所有档案进行备份的措施,并保管好这些备份。为防止档案被破坏,企业应制订出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。

(五)设备管理

对于用于计算机会计系统的各种硬件设备,应当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好,保证设备能够正常运行。硬件设备的管理包括对设备所处的环境进行的温度。湿度。防火。防雷击。防静电等的控制,也包括对人文环境的控制,如防止无关人员进入计算机工作区域。防止设备被盗。防止设备用于其他方面等。

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